Highlights 2019 en vooruitblik 2020
2019 is voor Scan Sys een uitstekend jaar geweest waarbij wij met 20% gegroeid zijn en ook ons team verder is uitgebreid naar 40 medewerkers. Ook werd in 2019 de grens gepasseerd van 3500 bedrijven en instellingen in binnen- en buitenland, die ImageCapture in gebruik hebben genomen voor de verwerking van hun document- en factuurstromen. Daarbij is in 2019 het aantal beschikbare koppelingen eveneens uitgebreid en staan er voor het komende jaar weer nieuwe product-marktcombinaties op stapel. Verderop in dit artikel meer over onze productontwikkelingen.
Graag willen wij onze klanten en business partners bedanken voor het gestelde vertrouwen en de succesvolle samenwerking in 2019!
Bij Scan Sys zijn wij gewend om altijd vooruit te denken: Wat gaat er veranderen in de markt? Hoe kunnen wij hier het beste op inspelen? Wat kunnen wij nog meer voor mooie nieuwe producten ontwikkelen en voor wie? De focus ligt op groei en de toekomst, dat is waar wij ons dagelijks mee bezig houden bij Scan Sys. Toch is het waardevol om af en toe ook terug te blikken op de periode die achter ons ligt. Waar zijn we succesvol gebleken? En waar hebben we zogenaamde “leermomenten” gehad? Deze evaluatie nemen wij mee in de ontwikkeling van onze nieuwe doelstellingen. Zo blijven wij onszelf, onze producten en organisatie continu verbeteren om zo onze klanten en partners optimaal te kunnen bedienen.
Maar, we zijn ook trots op hetgeen we in het afgelopen jaar hebben kunnen realiseren! In dit artikel kijken we terug op de belangrijkste organisatie- en productontwikkelingen. Ook lichten wij alvast een tipje van de sluier wat betreft de ambities en ontwikkelingen voor 2020.
Algemene ontwikkelingen 2019
Scan Sys portal
Sinds februari 2019 kunnen klanten die rechtstreeks bij ons support afnemen en partners die namens Scan Sys implementeren, gebruik maken van het Scan Sys portal. Hier kunnen zij verzoeken indienen, de status hiervan inzien en oudere verzoeken terugvinden. Ook is er documentatie beschikbaar op het portal zoals de gebruikershandleiding van ImageCapture en de meest recente bezoekverslagen van onze consultants. Ook is het nu mogelijk om je direct in te schrijven voor gebruikerstrainingen. De hoofdgebruiker van het portal kan daarnaast ook collega’s hiervoor aanmelden.
Gebruikerstrainingen ImageCapture
Sinds mei 2019 zijn er aanvullende gebruikerstrainingen voor ImageCapture beschikbaar. De trainingen zijn bijvoorbeeld geschikt voor nieuwe gebruikers of gebruikers die behoefte aan een opfriscursus hebben. Na het volgen van de training kunnen de gebruikers optimaal gebruik maken van ImageCapture software voor het verwerken van inkoopfacturen. Supportklanten van Scan Sys kunnen zich hiervoor aanmelden via het Scan Sys portal.
Advanced trainingen partners
Ook voor de implementatiepartners van Scan Sys zijn nieuwe trainingen beschikbaar. De advanced training Velden en Parts is onlangs aan het portfolio toegevoegd. Deze training is ontwikkeld voor consultants die reeds de basiscertificering, Implementatietraining I, succesvol hebben afgerond. Aanmelden voor de advanced trainingen kan eveneens via het Scan Sys portal.
Productontwikkeling in 2019
Geautomatiseerde Pakbonverwerking
Deze oplossing is ontwikkeld voor handelsbedrijven die in grote aantallen pakbonnen van vaste leveranciers ontvangen en daar nu de ontvangsten van handmatig inboeken in hun ERP applicatie. De pakbonnen worden vervolgens vaak in papieren vorm bewaard en bij vragen over de factuur weer uit het archief opgezocht.
In navolging op de koppelingen met Trimergo T2 en Ridder IQ, is het nu ook in koppeling met SAP Business One mogelijk om pakbonnen in te scannen of als PDF document in te lezen, automatisch te koppelen aan crediteur- en ordergegevens, waarna te boeken ontvangstgegevens kunnen worden opgehaald uit SAP Business One of op regelniveau automatisch kunnen worden afgelezen. Hierbij is het mogelijk ook aanvullende gegevens van de pakbon te verwerken. De verwerkte ontvangstinformatie wordt hierna automatisch als goederenontvangstinformatie in SAP Business One verwerkt met het document als bijlage.
De pakbonoplossing is op dit moment beschikbaar in combinatie met Ridder iQ, SAP Business One en Trimergo T2 en zal in 2020 voor meer ERP applicaties beschikbaar komen.
Nieuwe koppelingen
Dit jaar zijn eveneens een aantal nieuwe koppelingen beschikbaar gekomen. Zo zijn in chronologische volgorde de koppelingen met branche applicaties Dataline MultiPress, Syntri, Syntess Atrium en Ultimo geïntroduceerd.
GEÏNTEGREERD Inkoopmanagement met Shopper, Exact globe en ImageCapture
De klapper van 2019 was uiteraard de introductie van een nieuwe productoplossing: Een betaalbare inkoopmanagementoplossing, volledig geïntegreerd met het factuurverwerking- en fiatteringsproces van ImageCapture; In samenwerking met software partner Archifact is een integrale koppeling ontwikkeld met het inkoopmanagementsysteem Shopper en Exact Globe. Ideaal voor organisaties die meer inzicht en grip willen krijgen op het voorliggende proces van aanvragen, autoriseren, bestellen en ontvangen, met directe koppeling naar o.a. bedrag mandaten, budgetten en webshop koppelingen.
Interne behoeftes voor goederen en diensten worden in Shopper aangevraagd, beoordeeld, geautoriseerd en geplaatst. Via directe koppelingen met organisatie onderdelen, budgetten, interne artikel catalogi, webshop koppelingen en vrije aanvragen, is het mogelijk om het gehele proces digitaal te doorlopen. Daarbij heeft u direct inzage in zaken zoals status, overschrijdingen, uitputting van budgetten en koppelingen met contracten. Aanvragen kunnen hierbij over meerdere niveaus worden geautoriseerd.
Bij de bestelling worden administratieve gegevens als rekeningen, kostenplaatsen, kostendragers en projecten direct gekoppeld aan de bestelregel, zodat bij het het nadien geautomatiseerd verwerken van de factuur met Imagecapture, de codering van de factuur volautomatisch kan plaatsvinden. Deze gegevens worden automatisch gevalideerd op de tabellen in Exact Globe.
Ontvangsten worden in Shopper vastgelegd met de status: “in afwachting van de factuur”, waarbij deelontvangsten per regel kunnen worden geregistreerd. Bij het boeken van de ontvangsten is het mogelijk ook een leveranciersbeoordeling mee te geven en documenten of foto’s van ontvangen goederen of diensten bij te voegen.
Bij de geautomatiseerde verwerking van de inkoopfactuur in ImageCapture wordt direct gecontroleerd of het een kostenmatige nota betreft zonder achterliggende inkooporder in Shopper of Exact Globe, of dat het een factuur betreft die van toepassing is op geregistreerde inkooporders in Shopper en / of Exact Globe. Bij het matchen van inkooporderfacturen op gegevens in Shopper en / of Globe, wordt direct gecontroleerd of de factuur automatisch kan worden verwerkt, zonder verdere noodzaak van fiattering via de ImageCapture webclient. Na verwerking, boeking en matching worden de kosten direct geboekt in Exact Globe, al dan niet met de status geblokkeerd voor betaling. Uw overzichten en resultaat in Exact Globe zijn hierdoor altijd actueel en niet pas nadat de fiattering heeft plaatsgevonden.
Facturen zonder voorafgaande inkooporder (of facturen die niet matchen met de inkooporder) kunnen elektronisch gefiatteerd worden via de ImageCapture webclient op uw tablet of mobiel. Aansluitend vindt automatisch aflettering van de openstaande ontvangstregels in Shopper plaats, en is het factuurdocument met alle registratuur omtrent verwerking , matching en fiattering van de factuur, naast de bestel- en ontvangstdocumenten ook bij in Shopper en Exact Globe terug te vinden.
Nadat in 2018 de eerste klanten zijn gestart met de nieuwe workflow oplossing in ImageCapture worden sinds begin 2019 ook de rapportagemogelijkheden in ImageCapture op grote schaal ingezet. Met de reporting module kunt u nu ook waardevolle managementinformatie over het factuurverwerkingsproces in uw organisatie ontsluiten. Zo zijn er standaard overzichten beschikbaar die inzage geven in de wijze waarop facturen worden aangeleverd, zoals per e-mail als PDF- of UBL document of in papieren vorm. Ook kunt u de status van de verwerking en tijdigheid van fiattering in relatie tot betalingstermijnen eenvoudig opvragen. Door selecties te maken op basis van crediteuren, administraties of periodes kunt u snel inzoomen op onderliggende gegevens zoals uitgaven per periode, stagnaties in fiattering of verwerking, doorlooptijden, betrokken personen en audit aantekeningen.
Algemene ontwikkelingen 2020
In de toekomst kijken kunnen wij uiteraard niet, wel hebben wij een aantal ambities gesteld voor het nieuwe jaar. Wij lichten hieronder alvast een tipje van de sluier;
Groei van de organisatie
Vanwege de verwachtte groei van onze organisatie in 2020, zijn wij op zoek naar nieuwe collega’s ter verdere uitbreiding van ons team. Er zijn diverse vacatures beschikbaar, onder meer op het gebied van software ontwikkeling, consultancy en sales.
Ontwikkelingen Scan Sys portal
Op de technische afdelingen wordt hard gewerkt aan de verdere uitbreiding van de documentatie over ons softwareproduct ImageCapture. Ook de gebruikershandleiding wordt met de uitbreiding van het aantal applicatiekoppelingen telkens verder uitgebreid. Al deze informatie zal in de loop van het jaar ook op de portal beschikbaar komen. Vanuit de supportafdeling zullen daarnaast ook instructievideo’s worden ontwikkeld die het gebruik van onze software voor de gebruikers nog makkelijker en leuker zal maken!
Productontwikkeling in 2020
Fiattering en workflow
De mogelijkheden van workflow in ImageCapture zullen ook in 2020 onverminderd uitgebreid worden. Zo wordt met de komst van versie 8.10 de mogelijkheid van bulkfiattering geïntroduceerd en kan de look and feel van de ImageCapture webclient met eigen logo’s en diverse kleurschema’s naar wens worden afgestemd.
Ook staat op de roadmap voor 2020 om de zoekmogelijkheden in het archief van ImageCapture verder uit te breiden.
Nieuwe koppelingen 2020
In het eerste kwartaal zullen weer 4 nieuwe ERP- applicatiekoppelingen aan het productportfolio worden toegevoegd met mogelijkheden van factuurverwerking, -matching, en -fiattering in ImageCapture.
Geautomatiseerde verkooporder- en Pakbonverwerking
De oplossingen voor het geautomatiseerd verwerken van verkooporders en pakbonnen zullen in 2020 voor meer ERP applicatiekoppelingen beschikbaar komen.
Op de hoogte blijven van de ontwikkelingen in 2020?
Schrijf u dan via deze link in voor onze nieuwsbrief. Hiermee wordt u periodiek geïnformeerd over releases en nieuwe mogelijkheden van onze ImageCapture software.
