Inkoopmanagement met Shopper, Exact Globe en ImageCapture

ImageCapture is gebruiksvriendelijke scan en herken software waarmee u het factuurverwerkend proces in uw organisatie volledig digitaliseert, van binnenkomst tot betaling. ImageCapture integreert volledig met inkoopmanagement applicatie Shopper (Shpr) en ERP systeem Exact Globe en maakt hierdoor realtime gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit uw inkoop- en financiële administratie(s). Ook de fiattering van de facturen vindt in ImageCapture plaats. Geïntegreerd inkoopmanagement met Shopper, Exact Globe en ImageCapture zorgt voor meer efficiency in uw inkoopproces en geeft u inzage in uw (interne) kosten en bestedingen.

De voordelen van inkoopmanagement met Shopper en ImageCapture

  • Volledig inzicht in te verwachten kosten
  • Direct inzage in budgetten, contracten en prijsafspraken per leverancier
  • Aanvragen in Shopper met interne catologi of in directe koppeling met webshops
  • Het volledige proces, van aanvang tot betaling, gedigitaliseerd
  • Integraal verwerkingsproces van kosten- en inkoopfacturen in ImageCapture
  • Directe matching inkoopfactuur op bestellingen en ontvangsten in Shopper of Exact Globe
  • Kosten direct geboekt in Exact Globe, status geblokkeerd voor betaling
  • Digitale fiattering met ImageCapture Workflow en archief (vanaf versie 8)
  • Audit trail-document met boeking- en fiatteringsinformatie opvraagbaar vanuit Exact Globe en het archief in ImageCapture
  • Uitbreiding met reporting module mogelijk

 

 

 

Het proces

 

Inkoopmanagement met Shopper -> aanvraag, goedkeuring, bestelling en ontvangst

Workflow & Dashboard
Het dashboard in Shopper toont de workflow-stappen van het inkoopproces in Shopper. Per stap wordt getoond hoeveel aanvragen in behandeling zijn en of doorlooptijden voldoen aan de eisen die uw organisatie hieraan stelt.

Aanvragen artikelen
Met behulp van Shopper legt u de aanvraag in de organisatie, zonder controle te verliezen op het inkoopproces; Aanvragers gebruiken alleen de websites van de door u geselecteerde leveranciers en kunnen hier een selectie maken van de gewenste artikelen. Door de (OCI) integratie kan de webshop-bestellijst automatisch worden overgenomen in Shopper, voor de benodigde autorisatie. Daarnaast kan een digitale catalogus in Shopper worden beheerd met frequent bestelde artikelen. Ook het aanvragen van nieuwe of eenmalige artikelen wordt ondersteund;  Zo kan de aanvrager het nieuwe artikel opnemen in de digitale catalogus in Shopper.

Budgetbewaking
Shopper biedt de mogelijkheid om uw budgetten te bewaken en bestellingen te kunnen onderscheppen voordat een budgetoverschrijding plaats kan vinden. U kunt het bevoegdhedenregister van uw organisatie (inclusief deelbudgetten) volledig toepassen binnen Shopper.

Bestellingen plaatsen
Geautoriseerde aanvragen in Shopper worden gebundeld tot bestellingen. De bestelling kan vanuit Shopper worden verzonden als PDF via e -mail of via de interface (XML) van de leverancier.

Ontvangstregistratie
De goedkeuring (het afvinken van de artikelen) van de ontvangen bestelling wordt gedaan door de medewerker of afdeling die de bestelling heeft geplaatst. Er vindt signalering plaats als een bestelling te laat of onvolledig geleverd is, zodat er tijdig opvolging aan kan worden gegeven. Ook kunnen leveringen die incompleet of beschadigd zijn worden gemeld, waarbij een foto ter illustratie kan worden toegevoegd.

Kwaliteitsborging
Bij iedere ontvangst kan de leverancier in Shopper worden beoordeeld op factoren die van belang zijn voor uw onderhandelingspositie; zo kan, gebaseerd op deze ranking, regelmatig geëvalueerd worden met uw leveranciers.

Contractbeheer
Contractbeheer in Shopper biedt het voordeel van een integrale vastlegging en bewaking van de contractgegevens. Door contractafspraken vooraf vast te leggen voorkomt u onduidelijkheden achteraf en houdt u grip op prijs- en leverafspraken.

 

Factuurverwerking en matching met ImageCapture op Shopper en Exact Globe 

ImageCapture herkent automatisch de juiste crediteur in Exact Globe en wanneer er sprake is van een bestelling in Shopper, wordt de factuur ook direct gekoppeld aan de crediteur in Shopper. De software leest het ordernummer op de factuur uit en matcht deze automatisch met de bestelling in Shopper. Matchingsverschillen worden hierbij direct zichtbaar en kunnen aanleiding geven om de factuur digitaal te laten fiatteren binnen ImageCapture. Bij een matching van 100%, of binnen vooraf gestelde marges, is het met Imagecapture auto approval mogelijk om de boeking direct in Exact Globe aan te maken zonder dat fiattering van de factuur nog noodzakelijk is.

Ook inkoopfacturen gerelateerd aan bestellingen in Exact Globe kunnen op deze wijze automatisch worden verwerkt. Bij het matchen van de inkoopfacturen met de bestelling in Shopper of Exact Globe, worden alle op artikelniveau vastgelegde administratieve coderingen zoals grootboekrekening, kostenplaats en BTW code, automatisch ingelezen bij het ophalen van de bestelregels. Hierdoor ontstaat een volledig geautomatiseerd boekingsvoorstel. Eventuele verschillen, bijvoorbeeld additionele transportkosten, kunnen direct worden toegevoegd als boekingsregel.

Voor de verwerking van kostenfacturen zonder voorafgaande verplichting wordt direct een automatisch boekingsvoorstel in ImageCapture gegeneerd waarbij alle verbijzonderingen zoals kostenplaats, -drager en projecten kunnen worden meegegeven aan de boeking in Exact Globe.

Factuurverwerking met ImageCapture en Exact Globe -> boeken en archiveren

Anders dan bij veel purchase to pay applicaties, maakt ImageCapture na matching en verwerking wel direct de financiële boeking aan in Exact Globe met de status geblokkeerd voor betaling. Hierna vindt eventueel de digitale fiattering binnen ImageCapture plaats, indien de matching van de factuur daar nog aanleiding toe geeft of wanneer het facturen betreft zonder voorafgaande verplichting. Uw financiële resultaat, openstaande posten en afboekingen op verplichtingen zijn hierdoor altijd up to date.

Indien eerder bij de ontvangstboekingen in Shopper gescande pakbonnen of foto’s zijn opgeslagen als bijlagedocument, is het mogelijk deze documenten bij het verwerken van de factuur samen te voegen met de factuur.  Het complete document wordt aan de boeking in Exact Globe gekoppeld en via de ImageCapture workflow ter autorisatie aangeboden. De documenten zijn hierna vanuit Exact Globe opvraagbaar vanuit de boeking, de crediteurenkaart en de grootboekkaart. De volledige audit trail van verwerking, matching, auto approval en fiattering is aansluitend zichtbaar op het document dat is gearchiveerd in Exact Globe en ImageCapture Archief.

FIATTERING MET IMAGECAPTURE WORKFLOW EN ARCHIEF

Ook de fiattering van uw facturen vindt plaats in ImageCapture, waarbij de software de factuur automatisch koppelt aan de desbetreffende fiatteur(s) en een notificatie verzendt met een link naar de te beoordelen facturen. Meer informatie over de mogelijkheden van ImageCapture Workflow en het digitale archief vindt u op de pagina Workflow met Exact Globe.

Bij inkoopfacturen gerelateerd aan een bestelling in Shopper vindt de automatische aflettering van de bestelregels naar keuze, voor of na fiattering plaats. Desgewenst kan het digitale document ook gearchiveerd worden in Shopper, compleet met audit trail.

Maakt u naast Exact Globe of Shopper ook gebruik van andere softwareapplicaties?

Scan Sys heeft meer dan 60 standaard koppelingen beschikbaar met financieel administratieve systemen. Op onze Koppelingen pagina vindt u een overzicht van alle reeds beschikbare koppelingen.

Top

Cookie instellingen

Wij gebruiken cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren. Informatie over de verwerking van (persoons)gegevens kunt u vinden in de privacyverklaring.

Lees meer. | Sluiten