Ontdek de nieuwe "Stel een vraag" functionaliteit

Ontdek de nieuwe “Stel een vraag” functionaliteit

Geplaatst: 11 juli 2024

Bij Scan Sys streven we er voortdurend naar om onze software te innoveren en aan te passen aan de behoeften van moderne financiële professionals. Met trots introduceren we de nieuwste toevoeging aan ImageCapture, Release 10.6: de mogelijkheid om tijdens het boekingsproces direct vragen te stellen via de knop “Stel een vraag”.

 

 

Ontdek de nieuwe “Stel een vraag” functionaliteit

 

Waarom is deze nieuwe functionaliteit belangrijk?

In een wereld waar snelheid en nauwkeurigheid cruciaal zijn, biedt de mogelijkheid om real-time vragen te stellen aan collega’s of fiatteurs tijdens het goedkeuringsproces aanzienlijke voordelen. Voor financiële teams betekent dit een aanzienlijke verbetering van de workflow-efficiëntie. Geen vertragingen meer in het goedkeuringsproces door onduidelijkheden; directe communicatie stelt gebruikers in staat om snel te handelen en beslissingen te nemen.

 

Wat maakt dit anders dan opmerkingen toevoegen?

Uiteraard biedt onze oplossing al de optie om als boeker een opmerking mee te geven bij het verwerken van facturen. Het stellen van een vraag via de nieuwe functie is echter niet hetzelfde als het toevoegen van een opmerking bij het doorboeken van een factuur. Hier zijn enkele belangrijke verschillen:

  • Directe Interactie: Een vraag stellen betekent dat je snel en direct een antwoord krijgt voordat de factuur de gehele workflow doorloopt. Dit voorkomt onnodige vertragingen en versnelt het proces.
  • Doelgerichte Communicatie: Opmerkingen zijn vaak niet bedoeld voor vragen. Als een opmerking een vraag bevat en de fiatteur deze moet afkeuren om te antwoorden, vertraagt dit het proces en maakt het de goedkeuringshistorie minder overzichtelijk.
  • Overzichtelijke Goedkeuringshistorie: Door vragen apart te stellen, blijft de goedkeuringshistorie helder en duidelijk. Dit voorkomt verwarring en zorgt voor een betere traceerbaarheid van beslissingen.

 

Audittrail Integratie

De nieuwe “Stel een vraag” functionaliteit wordt volledig geïntegreerd in de bestaande uitgebreide audittrail van ImageCapture. Dit betekent dat alle gestelde vragen en ontvangen antwoorden nauwkeurig worden bijgehouden. Hierdoor blijft de volledige geschiedenis van de factuur transparant en traceerbaar, inclusief alle interacties voorafgaand aan de definitieve goedkeuring.

 

Concrete voordelen en gebruiksscenario’s

  • Snelheid en Efficiëntie: Stel dat je tijdens het boeken van een factuur twijfels hebt over een bepaalde kostenpost. Met de nieuwe functie kun je direct een vraag stellen aan de verantwoordelijke collega of fiatteur. Deze kan snel reageren zonder dat de factuur door de hele goedkeuringsworkflow of het procuratieschema hoeft. Dit versnelt het proces aanzienlijk en voorkomt vertragingen.
  • Minder Miscommunicatie: In plaats van een opmerking te plaatsen die later kan worden gemist of verkeerd begrepen, zorgt de “Stel een vraag” functie voor een duidelijke en directe communicatie. Dit helpt misverstanden te voorkomen en zorgt voor heldere en traceerbare communicatie binnen het procuratieschema.
  • Verhoogde Productiviteit: Door vragen direct te stellen en antwoorden te krijgen zonder de factuur te hoeven afkeuren en opnieuw goed te keuren, bespaar je tijd en verhoog je de productiviteit van je team. Dit is vooral nuttig in drukke periodes, zoals het einde van de maand of het fiscale jaar.

 

 

MEER INFORMATIE OF UPDATE RELEASE IMAGECAPTURE 10.6 AANVRAGEN?

Voor meer informatie over ImageCapture 10.6 kun je vrijblijvend contact met ons opnemen. Voor relaties met een lopende onderhoudsovereenkomst wordt de update kosteloos beschikbaar gesteld. Neem hiervoor contact op met onze supportafdelingtelefonisch of via het Scan Sys Portal. Onze supportmedewerkers beoordelen samen met jou de mogelijkheden van deze update en of je deze zelf, of met behulp van betaalde consultancy (remote of onsite) kunt uitvoeren.

Vanwege het grote aantal aanvragen om de update door onze support professionals uit te laten voeren, dien je rekening te houden met een langere doorlooptijd. Hou hier dus rekening mee bij het inplannen van de update van jouw ImageCapture omgeving.

Ben je nog geen klant van Scan Sys? Vul dan vrijblijvend ons contactformulier in. Onze sales medewerkers kunnen je vrijblijvend informeren over de mogelijkheden van onze software voor jouw financiële administratie.

 

Volg Scan Sys op LinkedIn!