Hebben jullie ook een koppeling met … Ridder iQ?

Geplaatst: 3 maart 2021

Wij krijgen regelmatig de vraag: koppelen jullie ook met systeem A of B? Inmiddels zijn er meer dan 50 standaardkoppelingen met ImageCapture beschikbaar waar je als gebruiker uit kunt kiezen. Deze koppelingen of integraties zijn met bekende ERP-, TMS- en financiële systemen. Ieder systeem is een nieuwe koppeling met zijn eigen unieke functionaliteit en toepassingsmogelijkheden. In de rubriek Hebben jullie ook een koppeling met …? lichten wij iedere keer een van onze koppelingen uit. Deze keer is dit de koppeling met Ridder iQ, misschien wel de meest veelzijdige koppeling binnen ons portfolio! Sinds 2014 is Scan Sys gecertificeerd partner van Ridder Data Systems, het huidige ECI Solutions. Inmiddels zijn er al meer dan 170 succesvolle implementaties van onze software op Ridder iQ uitgevoerd. Ontdek in dit artikel wat er als gebruiker van Ridder iQ allemaal mogelijk is op het gebied van factuur- en documentautomatisering!

Sinds een aantal jaren is Scan Sys gecertificeerd partner van Ridder Data Systems, het huidige ECI Solutions en integreert onze software volledig met Ridder iQ. Ontdek in dit artikel wat er als gebruiker van Ridder iQ allemaal mogelijk is op het gebied van factuur- en documentautomatisering!

Geautomatiseerde Factuurverwerking en -matching

Verreweg de meeste gebruikers van Ridder iQ hebben onze software in huis voor de geautomatiseerde verwerking van inkoopfacturen. ImageCapture integreert hierbij volledig met Ridder iQ en maakt gebruik van alle aanwezige data in jouw Ridder iQ-administratie. Zo herkent ImageCapture automatisch de crediteur als deze al bekend is in Ridder iQ en neemt relevante voorkeursinstellingen zoals grootboekrekeningen, kostenplaatsen en projectcodes hierbij automatisch over. Ook controleert de software direct of er openstaande inkooporders aanwezig zijn en matcht deze op kop- en regelniveau op bedragen, aantallen en artikelen. Verschillen worden hierbij direct zichtbaar. Wanneer je gebruik maakt van de werkstroom in Ridder iQ voor de automatische goedkeuring van je inkoopfacturen, sluit ImageCapture naadloos op dit proces aan. De boekingen worden dan aangemaakt in Ridder iQ met de status geblokkeerd voor betaling. Pas nadat de goedkeuring in de Ridder werkstroom heeft plaatsgevonden worden de facturen beschikbaar gesteld voor betaling.

Pakbonnen geautomatiseerd verwerken

Een vrij unieke oplossing in combinatie met Ridder iQ is de geautomatiseerde verwerking van pakbonnen. Pakbonnen worden meegeleverd bij de ontvangst van bestelde goederen. Op de pakbon worden aantallen en artikelen vermeld en op basis van deze gegevens worden de goederen geregistreerd in de administratie als ontvangst. De pakbon wordt vervolgens bewaard in een fysiek archief zodat deze geraadpleegd kan worden als de inkoopfactuur ontvangen is. Bij handelsbedrijven komen soms wel duizenden pakbonnen per jaar binnen. De handmatige verwerking hiervan neemt veel kostbare tijd en archiefruimte in beslag.

Door de pakbonnen in ImageCapture te scannen of importeren uit de mail, worden de documenten op kop-of regelniveau gematcht met de bestelling in Ridder iQ. Verschillen in aantallen worden op deze wijze direct zichtbaar. ImageCapture genereert een automatische boeking van de ontvangst die na goedkeuring wordt geregistreerd in Ridder iQ. Het digitale document wordt gekoppeld aan de ontvangstregistratie in Ridder iQ zodat deze altijd snel opvraagbaar is wanneer er vragen of onduidelijkheden zijn over de inkoopfactuur.

Geautomatiseerde verkooporderverwerking 

Een andere bijzondere toepassing van ImageCapture software in combinatie met Ridder iQ is de geautomatiseerde verwerking van verkooporders. ImageCapture automatiseert dit proces door de inkoopformulieren van de opdrachtgever te scannen of automatisch te importeren uit e-mailboxen, deze vervolgens automatisch te koppelen aan de juiste debiteur in Ridder iQ en op kop- en regelniveau de ordergegevens in te lezen. De software controleert hierbij op basis van de artikelcodes van de klant en de stamgegevens in jouw administratie of de inkoopprijzen niet afwijken. Bijvoorbeeld ten opzichte van de vastgelegde standaardverkoopprijzen per artikel, of de per artikel vastgelegde prijsafspraken met de debiteur. Ook volumekortingen worden hierin meegenomen. Afwijkingen tussen de inkoopopdracht en eerder gemaakte prijsafspraken worden hierdoor direct zichtbaar.

Met behulp van deze informatie genereert ImageCapture automatisch orderregels die naar wens verder verrijkt kunnen worden, bijvoorbeeld met aanvullende omschrijvingen. Ook kopgegevens zoals afwijkende factuur- of leveradressen kunnen hier worden aangepast. Na akkoordbevinding wordt de verkooporder direct aangemaakt in Ridder iQ. ImageCapture stuurt de klant (per debiteur instelbaar) automatisch een notificatiebericht ter ontvangst en bevestiging van de opdracht. Het digitale orderdocument wordt gekoppeld aan de verkooporder in Ridder iQ.

Geautomatiseerde Inkoopordermatching

Inkooporderbevestigingen worden toegezonden wanneer je een inkoop plaatst bij de leverancier. De leverancier stuurt een bevestiging waarop de prijzen en artikelen worden vermeld, net als de verwachtte leverdatum. Door deze inkooporderbevestiging in ImageCapture te scannen of te importeren uit de mail, worden de documenten gematcht met de bestelling in Ridder iQ. Verschillen in prijzen of aantallen worden op deze wijze direct zichtbaar en kunnen vanuit ImageCapture meteen worden aangepast. Ook de leverdatum wordt in ImageCapture herkent waarna de gegevens automatisch worden geüpdatet in de openstaande inkooporder in Ridder iQ. Zo heeft de planning altijd zicht op de levering van producten en kunnen de interne processen hier nog nauwkeuriger op afgestemd worden, zonder dat dit extra handmatige handelingen van de medewerker vraagt. Het digitale document wordt gekoppeld aan de inkooporder in Ridder iQ zodat deze altijd snel opvraagbaar is wanneer er vragen of onduidelijkheden zijn over de levering.

Batchmatige Documentarchivering

Tot slot kunnen ook je overige administratieve documenten met behulp van ImageCapture software verwerkt worden in Ridder iQ. Denk aan de batchmatige digitalisering en archivering van inkomende- of retourkomende relatiedocumenten en order-, service- en projectdocumenten. In ImageCapture worden al deze documenten gedigitaliseerd en geclassificeerd waarna deze digitaal gearchiveerd worden aan de relatiekaart, de order of andere gegevens in Ridder iQ.

Meer informatie over de mogelijkheden van documentverwerking voor jouw Ridder-administratie?

Bekijk dan ook eens onze landingpages van de verschillende oplossingen in combinatie met Ridder iQ of neem vrijblijvend contact met ons op voor een productdemonstratie.

Factuurverwerking met Ridder iQ

Pakbonverwerking met Ridder iQ

Verkooporderverwerking met Ridder iQ

Inkooporderverwerking met Ridder iQ

Documentverwerking met Ridder iQ