Geautomatiseerde inkooporder matching met Ridder iQ

ImageCapture is gebruiksvriendelijke software voor geautomatiseerde inkooporder matching met Ridder iQ. Hierbij integreert de software volledig met Ridder iQ en maakt bij het verwerken van uw documenten gebruik van de stamgegevens, ordergegevens en boekingslogica uit uw administratie, zonder dat periodieke synchronisatie hiervoor benodigd is. U beheert uw gegevens dus uitsluitend in Ridder iQ. Bij gebruik van documentbeheer en workflow in Ridder iQ sluit ImageCapture naadloos op dit proces aan.

Geautomatiseerde inkooporder matching met Ridder iQ en ImageCapture

Inkooporderbevestigingen worden toegezonden wanneer een inkoop wordt geplaatst bij de leverancier. De leverancier stuurt een bevestiging waarop de prijzen en artikelen worden vermeld, net als de verwachtte leverdatum. Door deze inkooporderbevestiging in ImageCapture te scannen of te importeren uit de mail, worden de documenten gematcht met de bestelling in Ridder iQ. Verschillen in prijzen of aantallen worden op deze wijze direct zichtbaar en kunnen vanuit ImageCapture meteen worden aangepast. Ook de leverdatum wordt in ImageCapture herkent waarna de gegevens automatisch worden geüpdatet in de openstaande inkooporder in Ridder iQ. Zo heeft de planning altijd zicht op de levering van producten en kunnen de interne processen hier nog nauwkeuriger op afgestemd worden, zonder dat dit extra handmatige handelingen van de medewerker vraagt. Het digitale document wordt gekoppeld aan de inkooporder in Ridder iQ zodat deze altijd snel opvraagbaar is wanneer er vragen of onduidelijkheden zijn over de levering.

 

 

De voordelen van geautomatiseerde inkooporder matching met Ridder iQ

  • Snellere verwerking van inkooporderbevestigingen
  • Minder fouten dan bij handmatige invoer van data
  • Controle op artikelen en prijzen, signalering bij afwijkingen
  • Digitale archivering van documenten, documenten zijn snel opvraagbaar vanuit Ridder iQ
  • Volledige integratie met Ridder iQ, gegevens worden in Ridder iQ beheerd
  • Efficiency in het planningsproces door real time inzage in verwachtte leverdata

Het proces

Inlezen

Wanneer een inkoop wordt geplaatst bij een leverancier, stuurt deze een bevestiging waarop de prijzen en artikelen worden vermeld, net als de verwachtte leverdatum. In veel gevallen is dit een PDF die per e-mail wordt verzonden en soms is dit nog een papieren document. ImageCapture importeert het document vanuit de e-mail of het papieren document wordt gescand en staat daarna klaar in ImageCapture om verwerkt te worden. 

Matchen

ImageCapture matcht de bevestiging van de leverancier met de aangemaakte bestelling in Ridder iQ en controleert automatisch of de artikelen, prijzen en aantallen overeenkomen. Eventuele verschillen tussen de bevestiging van de leverancier en de bestelling in Ridder iQ kunnen direct vanuit ImageCapture worden aangepast of uitgebreid. Ook data zoals de referentie van de leverancier, de inkoper, inkoopprijzen en kortingen, de verwachtte ontvangstdatum en eventuele opmerkingen per regel of bestelling (kopniveau) kan in deze fase worden verwerkt op de openstaande inkooporder in Ridder iQ. Zo heeft de planning altijd zicht op de levering van producten en kunnen de interne processen hier nog nauwkeuriger op afgestemd worden, zonder dat dit extra handmatige handelingen van de medewerker vraagt. Indien de goederenontvangsten of dienstenleveringen later verwerkt worden in Ridder iQ, kan de factuur met ImageCapture for Invoices ook direct gematched worden op de daadwerkelijk te verwachten kosten. De marge berekeningen zijn dan direct up to date, na verwerking van de bevestiging.

Exporteren en archiveren

Wanneer de matching van de bevestiging aanleiding geeft om de ordergegevens van de bestaande order aan te passen, worden deze nu direct bijgewerkt of verder uitgebreid. Het document van de bevestiging is hierbij ook direct vanuit de inkooporder in Ridder iQ opvraagbaar.

Top
Schrijf je in voor onze nieuwsbriefBlijf op de hoogte!

De automatiseringswereld staat niet stil. Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en mis niets meer van onze laatste ontwikkelingen.

Cookie instellingen

Wij gebruiken cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren. Informatie over de verwerking van (persoons)gegevens kunt u vinden in de privacyverklaring.

Lees meer. | Sluiten