ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke software voor de geautomatiseerde factuurverwerking met Ridder iQ. ImageCapture integreert volledig met de software van Ridder Data Systems en maakt bij het verwerken van je inkoopfacturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit jouw administratie. Je beheert je gegevens dus uitsluitend in Ridder iQ. Verwerkte facturen worden direct gevalideerd en bij toepassing van fiattering worden geblokkeerde boekingen aangemaakt in Ridder iQ.
Het proces in ImageCapture
Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail of e-invoicing binnenkomen worden ingelezen en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kun je vrije velden zoals administratiecodes en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie rechtstreeks uit jouw Ridder iQ administratie waardoor periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig is.
Met behulp van OCR-herkenning en UBL-verwerking wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in Ridder iQ, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend. Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren.
Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit Ridder iQ, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden alle administratieve velden zoals artikelen, grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers en projectcodes ondersteund.
Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere coderingsregels worden aangeboden.
Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkooporder gerelateerde facturen direct gematched worden op openstaande ontvangsten in Ridder iQ. Hierbij leest ImageCapture de factuur niet alleen op kop niveau uit, waarbij afgelezen factuurbedragen worden gematched op de totaalwaarde van ontvangstregels van het inkoopordernummer, maar afhankelijk van de factuur lay-out, ook de factuurregels! Deze worden afgelezen op onder andere artikelnummers, aantallen, omschrijvingen, bruto en netto prijzen. Op basis hiervan worden bij het matchen op inkooporder op regelniveau verschillen van gefactureerde aantallen en inkoopprijzen gelijk zichtbaar.
Robotic accounting
Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkooporderfacturen. Wanneer deze 100% matchen met de eerder geplaatste bestelling in Ridder iQ, kan de factuur automatisch worden geboekt. Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door jou geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.
Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het veranderen van de verwachtte inkoopprijzen of het boeken van prijsverschillen en vrachtkosten. Bij grote verschillen wordt de boeking als geblokkeerde post aangemaakt in Ridder iQ in afwachting van de ontvangst en verwerking van een creditnota.
Nadat de facturen zijn gecontroleerd en verrijkt worden ze digitaal gearchiveerd en worden de boekingen aangemaakt in Ridder iQ. De gescande documenten zijn opvraagbaar vanuit de boeking.
Ook op het fiatteringsproces met gebruik van workflow functionaliteit in Ridder iQ sluit ImageCapture naadloos aan! De crediteurenadministratie heeft op ieder moment inzicht in de status van fiattering, facturen hoeven niet meer fysiek rond gestuurd te worden en geboekte kosten zijn direct zichtbaar op je overzichten. De factuur wordt pas vrijgegeven voor betaaladvies als alle budgethouders de factuur hebben goedgekeurd.
Na het zien van de demonstratie van Scan Sys zagen wij dat er nog meer mogelijk is met de software dan alleen het verwerken van inkoopfacturen én dat de software goed geïntegreerd kon worden met workflow functionaliteit. Het pakket is erg gebruiksvriendelijk en een bewezen goed product. Het werkt stabiel en ik zou het dan ook iedereen aanbevelen.
Over de ImageCapture software in combinatie met Ridder ben ik heel tevreden. Ik kan het product dan ook absoluut iedereen die met Ridder iQ werkt aanraden. De implementatie is voorspoedig verlopen, wij zijn eigenlijk heel soepel overgestapt naar het geautomatiseerd verwerken van de facturen.
De automatiseringswereld staat niet stil. Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en mis niets meer van onze laatste ontwikkelingen.
