Geautomatiseerde factuurverwerking met Exact Globe

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke software voor de geautomatiseerde factuurverwerking met Exact Globe. De software automatiseert het volledige proces van verwerken, matchen, fiatteren en archiveren van uw inkoopfacturen, verkooporders en pakbonnen in Exact Globe. ImageCapture integreert volledig met de software van Exact en maakt bij het verwerken van uw facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit uw Globe administratie, zonder dat periodieke synchronisatie hiervoor nodig is. U beheert uw gegevens dus uitsluitend in Exact. Bij gebruik van ImageCapture Workflow voor de fiattering van uw facturen, worden voor betaling geblokkeerde boekingen direct aangemaakt in het Exact Globe inkoopdagboek. Gebruikt u Synergy voor de digitale goedkeuring van uw facturen? Dan worden de facturen geboekt in het Inkomend Factuur Register in Exact Globe.

De voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met Exact Globe en ImageCapture 

 

  • Vergaande herkenning en matching van facturen op kop- en regelniveau
  • Scannen van papieren facturen, automatisch importeren en inlezen van PDF, UBL en XML facturen
  • Verwerken van inkoopfacturen, verkoopfacturen, verkooporders en diverse overige documenten
  • Uitgebreide workflow-functionaliteit zoals vragen uitzetten, delegeren en waarnemen
  • Digitaal archief met optioneel managementrapportage mogelijkheden
  • Bij gebruik van Exact Synergy voor fiattering sluit ImageCapture aan op dit proces

 

 

Factuurverwerking & fiattering met ImageCapture

 

 

 

 

 

 

Het proces in ImageCapture

Inlezen

 

 

 

 

Factuurverwerking met Exact Globe -> scannen of importeren
Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden geïmporteerd en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals administratiecodes en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie uit uw Exact Globe administratie waardoor periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig is.

 

Controleren

verkooporderverwerking icoon

 

 

 

 

Factuurverwerking met Exact Globe -> controleren en coderen
Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit Exact Globe, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan, ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden alle administratieve velden zoals grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers en projectcodes ondersteund die via de Exact SDK te exporteren zijn.Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere boekingsregels worden aangeboden.

Factuurverwerking met Exact Globe -> controleren en matchen
Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkooporder-gerelateerde facturen direct gematcht worden op openstaande bestellingen en/of ontvangsten in Exact Globe. Hierbij leest ImageCapture de factuur niet alleen op kopniveau uit, waarbij afgelezen factuurbedragen worden gematcht op de totaalwaarde van ontvangstregels van het inkoopordernummer, maar afhankelijk van de factuur lay-out, leest de software ook de factuurregels uit. Deze worden afgelezen op onder andere artikelnummer, aantal, omschrijving en bruto/netto prijzen. Hierdoor worden bij het matchen van de inkooporder en de factuur verschillen van gefactureerde aantallen en inkoopprijzen direct zichtbaar op regelniveau.Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het veranderen van de verwachtte inkoopprijzen of het boeken van prijsverschillen en vrachtkosten. Bij grote verschillen kan de boeking als geblokkeerde post worden aangemaakt, bijvoorbeeld in het Exact Globe Inkomend Factuur Register (IFR), in afwachting van de ontvangst en verwerking van een creditnota.

 

Robotic accounting

 

 

 

 

 

 

 

Robotic accounting
Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkooporderfacturen. Wanneer deze 100% matchen met de eerder geplaatste bestelling in Exact Globe, kan de factuur automatisch worden geboekt. Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door u geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.

Boeken

 

 

 

 

Factuurverwerking met Exact Globe -> boeken en archiveren
Nadat de facturen zijn gecontroleerd en verrijkt worden ze digitaal gearchiveerd en worden de boekingen aangemaakt in Exact Globe. Bij gebruik van workflow voor de digitale goedkeuring, worden de boekingen geblokkeerd voor betaling totdat deze zijn gefiatteerd.

Fiatteren

 

 

 

 

 

FIATTERING MET IMAGECAPTURE WORKFLOW EN ARCHIEF
Tijdens de herkenning van de crediteur wordt, op basis van het procuratieschema in ImageCapture, ook direct de juiste autorisatielijst geselecteerd, waarbij rekening wordt gehouden met vooraf ingestelde drempelbedragen. Het procuratieschema kan naar keuze op basis van crediteur, administratie, het soort factuur of andere boekhoudkundige afhankelijkheden ingeregeld worden.Fiatteurs ontvangen automatisch een notificatie per e-mail dat er facturen klaar staan in ImageCapture om te beoordelen met daarbij een link naar de ImageCapture Web client. Ook het digitale document is op dat moment al opvraagbaar vanuit de boeking en andere invalshoeken in Exact Globe. Door de uitgebreide workflow functionaliteit kan de fiatteur niet alleen goedkeuren of afkeuren maar is het ook mogelijk om een vraag te stellen aan een collega, de factuur te delegeren aan een collega of deze over te slaan, bijvoorbeeld in afwachting van een antwoord van de leverancier. Bij het beoordelen van de factuur is alle actuele boekingsinformatie uit Exact Globe zichtbaar, ook op logistiek niveau, zoals bestelnummer, prijzen en aantallen. Ook worden de fiatteurs die nog volgen in het beoordelingsproces getoond en alle audit trail informatie uit de voorafgaande processtappen.Vanaf het moment dat de facturen in ImageCapture zijn geïmporteerd, maken ze onderdeel uit van het digitale archief, inclusief alle boekings- fiatterings- en procesinformatie.Het digitale archief in ImageCapture is met tekstlabels doorzoekbaar. De toegang tot de documenten in het digitale archief is zeer dynamisch in te regelen bijvoorbeeld op basis van boekingsvelden zoals administratie, grootboekrekening of bedrag. De archieffunctionaliteit kan worden uitgebreid met een managementrapportage tool. Hierdoor heeft u altijd volledig inzage in de status van uw facturen en houdt u grip op kosten, doorlooptijden en betalingstermijnen van uw leveranciers. Naast de digitale archivering van uw facturen in het archief van ImageCapture, is het digitale document compleet met audit trail ook direct opvraagbaar vanuit de boeking en diverse andere invalshoeken in Exact Globe.

Factuur fiattering via Exact Synergy
Ook het fiatteringsproces met gebruik van Exact Globe IFR en Exact Synergy IFR wordt volledig door ImageCapture ondersteund! De boekingen worden hierbij in Exact Globe IFR (Inkomend Factuur Register) aangemaakt met de status geblokkeerd, waarna de Exact Synergy IFR goedkeuringsverzoeken automatisch worden aangemaakt. Na finale fiattering wordt de boeking doorgezet naar het Exact Globe Inkoopdagboek.

 

 

Top

Cookie instellingen

Wij gebruiken cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren. Informatie over de verwerking van (persoons)gegevens kunt u vinden in de privacyverklaring.

Lees meer. | Sluiten