Mulder Montage

OLYMPUS DIGITAL CAMERA

Mulder Montage biedt een complete dienstverlening voor fabrikanten en exploitanten van roltrappen en -paden, van het transport en opslag tot en met de montage. Sinds november 2015 maakt de organisatie gebruik van ImageCapture voor de geautomatiseerde verwerking van hun inkoopfacturen. Sjoerd Verweij, Financial Controller vertelt over zijn ervaring met onze software en organisatie.

Mulder Montage

In 1971, voordat de organisatie bekend stond als Mulder Montage, was het een transportbedrijf voor roltrappen, hellingbanen en rolpaden. Het was in die tijd gebruikelijk dat roltrapfabrikanten nog zelf de installaties van hun producten uitvoerden. Daar kwam echter verandering in toen bleek dat Mulder de montages niet alleen sneller, maar ook goedkoper kon uitvoeren. Zo ontstond in 1973 Mulder Montage, de organisatie die zich vandaag de dag marktleider en allround dienstverlener voor roltrappen en- paden mag noemen. Naast een uitgebreide dienstverlening, specialiseert de organisatie zich ook in het ontwikkelen van innovatieve producten voor roltrappen en rolpaden zoals detectiesystemen voor het starten en stoppen van de installatie maar ook LED verlichting, anti-slip lagen en custom made opstapluiken. Mulder Montage heeft zich in de loop der jaren ontwikkeld tot een echte productspecialist. Geen wonder dat het bedrijf inmiddels meer dan 500 roltrappen en hellingbanen per jaar installeert. 

Wij zijn volledig gespecialiseerd in roltrappen. Onze opdrachtgevers zijn roltrapfabrikanten waarvoor wij het transport, de montage en het onderhoud van de roltrap verzorgen. Niet alleen zijn wij marktleider binnen ons vakgebied, ook internationaal zijn we een grote speler. Ons werkgebied bevind zich met name in West-Europa. Naast onze dienstverlening ontwikkelen wij ook producten, met name op het gebied van veiligheid en duurzaamheid van de roltrap zoals start/stopsystemen en producten die ongelukken bij het gebruik van de roltrap kunnen voorkomen. 

De organisatie werkt op projectbasis voor opdrachtgevers in binnen- en buitenland. Een aantal van deze projecten zullen bij bijna iedereen wel tot de verbeelding spreken. Denk bijvoorbeeld aan het vervangen van de oude rolpaden op Schiphol, het plaatsen van roltrappen en hellingbanen voor metrostations langs de Noord/Zuidlijn in Amsterdam (maar liefst 91 stuks, waaronder de langste roltrap van Nederland) en diverse projecten in het buitenland zoals het vervangen van roltrappen bij metrostations in Duitsland en Frankrijk en werkzaamheden aan de roltrappen van de London Underground.

Onze organisatie laat zich het beste omschrijven als dynamisch, wij staan dan ook bekend om ons vermogen snel te kunnen schakelen. Dit heeft alles te maken met de omgeving waarin we ons bewegen. Zo zijn wij voor onze planning soms afhankelijk van de voortgang van bouwprojecten maar ook van de ad hoc aanvragen van onze klanten. Doordat wij een groot team van specialisten tot onze beschikking hebben, zijn wij altijd in staat om op de kortst mogelijk termijn te leveren. De kennis en expertise die wij in de loop der tijd hebben opgedaan komt ook goed van pas in de internationale markt waar regelgeving, bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid soms afwijkt van die in Nederland. Dit is voor opdrachtgevers een extra reden om voor onze organisatie te kiezen.

De keuze van een scan en herken oplossing

In eerste instantie leek een scan en herken oplossing nog erg kostbaar, maar naarmate de organisatie verder groeide en het aantal facturen toenam, werd het investeren in deze automatiseringsoplossing al snel rendabel en steeds interessanter. Jaarlijks worden er bij Mulder Montage tussen de 4000 en 5000 facturen verwerkt, verdeeld over verschillende administraties. De facturen worden goedgekeurd door de projectmanagers en/of verantwoordelijke medewerkers. Dit gebeurde voorheen nog allemaal handmatig. Facturen die binnenkwamen werden ter goedkeuring verspreid over bureaus van medewerkers en raakten onderweg zoek. Ook het papieren archief begon gestaag te groeien en het werd steeds lastiger en onoverzichtelijker om een factuur terug te vinden. Als leveranciers belden om te informeren naar de status van hun factuur, kon de administratie deze vragen niet altijd direct beantwoorden.

Onze mensen zijn veel onderweg, ook de medewerkers die bij ons facturen moeten goedkeuren. Dan bleef zo’n factuur liggen op het bureau en konden wij gaan zoeken. Ook het opbergen en archiveren van de facturen kostte ons veel tijd. Het was met name erg vervelend dat wij facturen kwijt waren omdat deze ergens bleven liggen of onvindbaar leken. Een andere, belangrijke wens was om de projectadministratie naar een hoger niveau te tillen en het administratieve proces te vereenvoudigen en inzichtelijk te maken.

Op aanbevelen van Exact partner Duncker & Munnikhuis, al jaren leverancier van Mulder Montage, is er gekozen voor de software van Scan Sys. Belangrijk in dit selectieproces waren niet alleen de prijs en de functionaliteit van de software maar ook het positieve gevoel dat ontstond naar aanleiding van een aantal ontmoetingen tussen beide partijen. Ook het feit dat Scan Sys een bekende naam en specialist op Exact gebied is, droeg bij aan de keuze om ImageCapture software in huis te halen.

Inzet van ImageCapture

Mulder Montage maakt gebruik van ImageCapture for Invoices voor de geautomatiseerde verwerking van hun inkoopfacturen. De facturen worden op projectniveau geboekt en ImageCapture ondersteunt dit proces door het automatisch uitlezen van het projectnummer op de factuur en de desbetreffende factuur te koppelen aan het bijbehorende project in Exact. Een groot deel van de projecten zijn internationaal en zodoende zijn er ook een aantal buitenlandse crediteuren te onderscheiden. Ook de facturen van deze buitenlandse leveranciers worden automatisch verwerkt met onze software. Voor de digitale fiattering van de facturen wordt gebruik gemaakt van de fiatteringsoplossing: ImageCapture Web.

Met onze leveranciers hebben wij afgesproken dat zij ons projectnummer vermelden op de factuur die zij versturen. De factuur wordt dan in ImageCapture automatisch gekoppeld aan het project in Exact. Hierdoor zijn de kosten per project direct inzichtelijk.

De fiattering met ImageCapture is erg prettig en gebruiksvriendelijk, ik heb sinds dag één bijna geen vragen over het gebruik gehad. Een groot voordeel is dat onze projectmanagers ook als ze in het buitenland zijn, kunnen inloggen om de facturen in te zien. Voorheen bleven die facturen liggen op het bureau, nu krijgt de project manager automatisch bericht dat er facturen klaar staan om goedgekeurd te worden. Omdat het zo eenvoudig werkt, vindt men het ook niet erg om te doen. Ik merk dat het goedkeuren van de facturen nu een stuk sneller gaat. We zien dat de fiattering in ImageCapture een communicatie tool is geworden. Je kunt opmerkingen plaatsen bij de factuur en als de factuur niet voor jou bestemd is, kun je deze direct terugsturen naar de administratie. Dat is nu allemaal inzichtelijk geworden.

Ervaring met Scan Sys

Mijn ervaringen met Scan Sys zijn erg positief. Met behulp van jullie consultant Iloy (red. Iloy van den Berg) draaide het systeem al binnen drie weken! Die samenwerking is ons erg goed bevallen. Ons gehele inkoopproces is sterk verbeterd, met name op mijn afdeling merken we een groot verschil, maar ook onze projectmanagers zijn erg tevreden met de nieuwe manier van werken.

Aldus Sjoerd Verweij, Financial Controller Mulder Montage