Insulcon Group

Insulcon is een toonaangevende leverancier van hoog-temperatuurproducten met vestigingen in Nederland, België, Duitsland en Zwitserland. Het hoofdkantoor en een aantal van de productiefaciliteiten bevinden zich in Nederland. De producten die Insulcon levert zijn chemisch bestendig, slijtvast, hebben een hoge isolatiewaarde en zijn thermisch schokbestendig. Om deze redenen worden de producten dan ook veelvuldig ingezet in de petrochemische sector, waar strenge regels gelden met betrekking tot veiligheid. Niet alleen de petrochemie en de energiemarkt maken gebruiken van de producten van Insulcon, ook de domestic appliance sector, zoals producenten van ovens en leveranciers van houtkachels, past de materialen van Insulcon toe bij de vervaardiging van producten. De producten worden door Insulcon ontwikkeld, geproduceerd én geïmplementeerd en hiermee biedt de organisatie voor iedere klant een oplossing op maat in diens thermische proces.

Wij zijn specialist in hoog-temperatuurproducten. Dat wil zeggen dat wij voor onze klanten producten en oplossingen op maat kunnen leveren die bestand zijn tegen hele hoge temperaturen. Samen met de klant ontwikkelen wij het product wat door ons ook wordt geleverd en geïnstalleerd. Een groot deel van onze klanten bevindt zich in de petrochemische sector maar wij hebben ook klanten in de energiebranche en de aluminium sector. Ook de isolatie van bijvoorbeeld een openhaard kan door ons worden verzorgd. Waar onze producten ingezet worden en met welk doel is dus heel divers.

Insulcon is opgericht in 1980 en was tot voor kort nog een familiebedrijf. (red. Twee jaar geleden is Insulcon overgenomen door een investeringsmaatschappij). De organisatie maakt een gezonde groei door en bestaat inmiddels uit meer dan 160 medewerkers wereldwijd. De organisatie kenmerkt zich door innovatie, kwaliteit en specialisme en is onder meer ISO – en VCA gecertificeerd. Voor de medewerkers van Insulcon voelt de organisatie nog steeds als een familiebedrijf, mede omdat de familie, waaronder directeur dhr. Noppen, nog nauw betrokken is bij de dagelijkse operatie.

Het verwerkingsproces automatiseren

Insulcon maakte al enige tijd gebruik van de ImageCapture software voor de geautomatiseerde verwerking van inkoopfacturen in Exact Globe. Financial Director Maikel van Kaam heeft dit project geïnitieerd en hij was ook degene die tijdens een beurs in aanraking kwam met een nieuwe toepassing van de ImageCapture software, namelijk de geautomatiseerde verwerking van verkooporders. Intern werd deze informatie doorgezet naar de Customer Service afdeling, waar manager Sven Mulder het project verder heeft opgepakt. Op de Customer Service afdeling komen per week tussen de 50 en 100 inkooporders binnen van vaste klanten. Deze orders werden uitgeprint en moesten voorheen handmatig ingevoerd worden in Exact Globe, waarna de documenten in het archief werden opgeslagen. Niet alleen kostte het de medewerkers van de administratie erg veel tijd om alle gegevens in te voeren en te controleren, ook het terugvinden van de documenten in het archief bleek een tijdrovende klus. Bovendien was het handmatige proces van invoeren erg foutgevoelig. 

Toen wij vernamen van de mogelijkheid om het proces met behulp van ImageCapture te automatiseren, zijn wij gaan onderzoeken hoe we ons proces verder konden verbeteren en versnellen én de administratieve handelingen konden verminderen. Wij vonden het belangrijk dat onze klanten niet veel hoefden aan te passen in hun werkwijze. Sommige klanten kopen al jaren op dezelfde wijze bij ons in. Wij gingen dus op zoek naar een manier om het verwerkingsproces te verbeteren op basis van de documenten die onze klanten ons aanleverden, ongeacht de verschillende lay-outs van de inkooporderdocumenten. Het grote voordeel van de software van Scan Sys is dat je zelf heel eenvoudig een template per klant kunt aanmaken en inrichten. Onze klanten ondervonden dus geen hinder van de veranderingen in ons verwerkingsproces, terwijl wij zelf wel merken dat het hele proces een stuk sneller en efficiënter verloopt. 

Insulcon is een van de eerste relaties die de verkooporder-verwerkingsoplossing van ImageCapture ging toepassen. Samen met de consultant van Scan Sys hebben zij het proces uitgedacht, stapsgewijs uitgerold en gaandeweg verder geoptimaliseerd. Belangrijk hierbij was dat de medewerkers vanaf het begin betrokken werden. Zij leverden input en dachten mee over de meest optimale en efficiënte werkwijze. Mede hierdoor was er binnen de afdeling veel draagvlak en kon men tot het beste eindresultaat komen.

Inzet van ImageCapture

Inkooporders van de klant worden automatisch ingelezen vanuit daarvoor bestemde mailboxen (van de diverse vestigingen in binnen- en buitenland). ImageCapture leest alle relevante data zoals prijzen, datums en artikelcodes uit, en matcht deze met de prijslijsten in Exact Globe. Op basis van de uitgelezen gegevens en de gegevens uit Exact Globe, genereert de software automatisch verkooporderregels die na akkoordbevinding worden aangemaakt in Exact Globe in de vorm van een verkooporder.

Iedere klant hanteert een eigen artikelnummer. Deze klantcodes hebben wij gekoppeld aan onze artikelnummers in Exact zodat deze altijd aan elkaar gelinkt zijn. ImageCapture herkent de juiste klantcodes automatisch en weet dus welke interne artikelcode hier bij hoort. Vervolgens wordt onze interne artikelcode gebruikt voor het aanmaken van de verkooporderregels.

Tegenwoordig worden alle reguliere orders met behulp van ImageCapture verwerkt. Voor ons werkt dit heel efficiënt; Wij maken één keer een template aan en alle orders van die klant worden voortaan automatisch verwerkt en in Globe aangemaakt. Wij hoeven de order eigenlijk alleen nog maar te controleren. Als de klant vragen heeft, bijvoorbeeld over een factuur, kunnen wij direct vanuit de order de onderliggende documenten opvragen. Zo kunnen we onze klanten ook veel sneller te woord staan omdat we direct alle informatie tot onze beschikking hebben. Ook is het proces minder foutgevoelig geworden omdat de invoer van de gegevens automatisch plaats vindt.

Ervaring met Scan Sys

Ik ben vanaf het begin betrokken geweest bij het project om de verkooporders te automatiseren. Hierbij heb ik hele goede ondersteuning gekregen van consultant Haro (red. Haro Thierrij, Product Specialist bij Scan Sys). Haro heeft bij ons de volledige implementatie uitgevoerd. Als ik vragen had of er deed zich een probleem voor, kon ik altijd bij hem terecht. Ook de manier waarop de helpdesk ondersteuning biedt vind ik erg prettig. Ze kunnen remote meekijken op je pc als je ergens tegenaan loopt en samen wordt er dan gezocht naar een oplossing. Het hele proces is door Scan Sys erg goed begeleid en in mijn ogen is dat ook een van de sterke punten van Scan Sys.

Wij staan open voor nieuwe ontwikkelingen in combinatie met de ImageCapture software en willen graag blijven nadenken over andere processen die wij met behulp van de software ook kunnen automatiseren. Ik zal mijn klanten en geïnteresseerden de software zeker aanbevelen.

Aldus Sven Mulder, Customer Service Manager