ImageCapture importeert de standaard inkoopformulieren van de opdrachtgever uit e-mailboxen en koppelt deze aan de juiste debiteur in Exact Globe.
Vervolgens leest de software automatisch op kop- en regelniveau de ordergegevens in.
De software controleert hierbij op basis van de artikelcodes van de klant en de stamgegevens in jouw Exact Globe-administratie of de inkoopprijzen niet afwijken van de vastgelegde standaardverkoopprijzen per artikel, of de per artikel vastgelegde prijsafspraken met de debiteur. Afwijkingen tussen de inkoopopdracht en eerder gemaakte afspraken worden hierdoor direct zichtbaar.
Met behulp van deze informatie genereert ImageCapture automatisch orderregels die naar wens verder verrijkt kunnen worden, bijvoorbeeld met aanvullende omschrijvingen. Ook kopgegevens zoals afwijkende factuur- of leveradressen kunnen direct worden aangepast.
Na akkoordbevinding wordt de verkooporder direct aangemaakt in Exact Globe. Desgewenst stuurt ImageCapture de klant (per debiteur instelbaar) automatisch een notificatie bericht om hem te bedanken voor zijn bestelling en de administratieve verwerking hiervan aan hem te bevestigen.
Het digitale orderdocument staat direct gekoppeld aan de verkooporder en is vanuit diverse invalshoeken, waaronder de verkooporder, opvraagbaar.