Bij de verwerking van inkooporders kunnen diverse formaten voorkomen, zoals bijvoorbeeld papieren orders die per post binnenkomen of orders die per e-mail als pdf-bestand worden verstuurd. ImageCapture kan beide formaten moeiteloos inlezen en verwerken.
In deze fase is het mogelijk om vrije velden zoals administratie en ontvangstdatum toe te kennen. Tabellen uit Exact Globe worden zonder dat er bestandsmatige uitwisseling van gegevens nodig is, direct ingelezen.
Door middel van OCR-herkenning kan ImageCapture de inkooporder automatisch koppelen aan de juiste klant in Exact Globe. Hierdoor kunnen de ordergegevens op basis van de herkenning direct uitgelezen worden.
Dankzij ImageCapture is het mogelijk om de ingelezen ordergegevens direct te controleren op basis van de artikelcodes van de klant en de stamgegevens in jouw Exact Globe-administratie. Hierdoor kun je eenvoudig controleren of de inkoopprijzen overeenkomen met de vaste standaard verkoopprijzen per artikel of met de prijsafspraken die je met de debiteur hebt gemaakt.
Mocht er sprake zijn van afwijkingen tussen de inkooporder en de eerder gemaakte klant afspraken, dan worden deze direct zichtbaar. Op basis van deze informatie genereert ImageCapture automatisch orderregels, die je verder kunt verrijken met aanvullende omschrijvingen. Zelfs kopgegevens, zoals (afwijkende) factuur- of afleveradressen, kunnen direct verwerkt worden.
Als je dit wenst, kun je deze controle achteraf in jouw ERP-applicatie uitvoeren op basis van de door ImageCapture verwerkte ordergegevens vanaf het ontvangen document.
Robotic accounting
Robotic accounting maakt het mogelijk om inkooporders volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat er menselijke interactie aan te pas komt. Deze functionaliteit kan per klant worden ingesteld.
Als de ordergegevens zijn gecontroleerd en akkoord zijn bevonden, wordt de verkooporder direct aangemaakt in Exact Globe. Hierdoor wordt de administratieve afhandeling van de bestelling efficiënter en sneller.
Indien gewenst kan ImageCapture automatisch een notificatiebericht naar de klant sturen om hem te bedanken voor de bestelling en de administratieve verwerking hiervan te bevestigen. Deze instelling is per debiteur in te stellen. Het digitale orderdocument staat direct gekoppeld aan de verkooporder en is vanuit diverse invalshoeken opvraagbaar.
Door de koppeling tussen ImageCapture en Exact Globe worden de ordergegevens eenvoudig beheerd. Daarnaast zorgt de automatische notificatie ervoor dat de klant direct op de hoogte wordt gebracht van de status van zijn bestelling. Hierdoor wordt niet alleen de klanttevredenheid verhoogd, maar verloopt ook het administratieve proces efficiënter.
