Van Dijk Groothandel

foto-van-dijk-kampen

Van Dijk Groothandel specialiseert zich in food- (en non food) artikelen voor supermarkten, bedrijven, verenigingen en speciaalzaken. Sinds mei 2016 werken zij met onze ImageCapture software voor de geautomatiseerde verwerking van hun facturen in Exact Globe. Edwin Brink, bedrijfsleider bij Van Dijk, vertelt over zijn ervaringen met de software en Scan Sys.

Van Dijk Groothandel

In 1959 werd Van Dijk Groothandel opgericht door vader en zoon Egbert en Jan van Dijk als groothandel in zoetwaren. Het bedrijf, gevestigd in Kampen, groeit al snel uit tot een organisatie van formaat en wordt dé zoetwarenspecialist van het noorden genoemd. Ook kleinzoon Maurice van Dijk (huidige directeur van Van Dijk) treed na verloop van tijd toe tot het familiebedrijf. Van Dijk Groothandel is inmiddels uitgegroeid tot een specialist in food producten zoals zoetwaren, dranken en diepvriesproducten van bekende merken waaronder Haribo, Mars en Coca Cola. Het assortiment van de groothandel wordt steeds verder uitgebreid; onder andere met non-food producten zoals schoonmaakmiddelen en wegwerpartikelen maar ook met seizoensproducten zoals artikelen voor kerstpakketten, Sinterklaas en Pasen. Daarnaast is er nog de vending en de drankenhandel. Eigenlijk biedt de groothandel alles om de klant te ontzorgen zodat hij zijn producten bij één leverancier kan afnemen. Sinds 4 jaar heeft de organisatie onder de naam Campenaer BV een aantal koffieproducten op de markt gebracht. Het zelf ontwikkelde koffiemerk Campenaer, wordt geleverd in diverse vormen zoals verse bonen, fresh brew of instant koffie, met bijbehorende automaten, onderhoudsproducten- en diensten. 

Wij kunnen bedrijven in het MKB van a tot z voorzien; Van de koffie en de koffiemachines, het toiletpapier en de schoonmaakproducten, tot en met het kratje bier voor de vrijdagmiddagborrel. Wij kunnen een bedrijf geheel ontzorgen op dat gebied. Wij zijn als groothandel weliswaar niet de grootste speler, maar wij beschikken wel over een enorm breed assortiment artikelen die wij kunnen aanbieden voor een scherpe prijs. Hiermee hebben wij een duidelijke focus op de bedrijfsmatige MKB ondernemingen als doelgroep.

Dat Van Dijk een echt familiebedrijf is, blijkt uit de betrokkenheid en persoonlijke benadering van klanten en personeel. Volgens Van Dijk een van de belangrijkste redenen voor het succes van de organisatie. Dat de organisatie ook maatschappelijk verantwoord onderneemt blijkt onder andere uit de milieubewuste maatregelen die zij hebben getroffen op het gebied van afvalscheiding, maar bijvoorbeeld ook bij de keuze van de milieuvriendelijke bedrijfswagens. Op het personele vlak komt het MVO aspect misschien nog wel het beste tot uiting; Bijvoorbeeld in het aanname-beleid waardoor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt de kans krijgen om te worden opgeleid tot (logistiek) medewerker. Hierbij wordt uitgegaan van de mogelijkheden van een persoon, in plaats van de beperkingen. De organisatie laat zich dan ook het best omschrijven als een professionele onderneming met een mensgericht karakter.

De kracht van ons bedrijf zit met name in onze mensen. Zij zorgen met bezieling voor een positieve klantbeleving. Dit doen zij door het persoonlijke contact met onze klanten, door snel te reageren, maar ook door te kunnen toegeven wanneer er eens iets verkeerd gaat.

De onderneming maakt een sterke groei door en automatisering speelt hierbij een belangrijke rol; Met 20 man personeel een breed assortiment producten en diensten aan te kunnen bieden vraagt om een uiterst efficiënte automatisering van de bedrijfsprocessen. 2017 staat voor Van Dijk in het teken van een uitbreiding van het logistiek centrum waarbij ook de automatisering verder zal worden doorgevoerd en geoptimaliseerd. Het uiteindelijke doel: De klant nog beter, sneller en foutloos te kunnen bedienen.

Wat ons kenmerkt? Als ik het kort samenvat: Zeg wat je doet, en doe wat je zegt! Dat klinkt heel eenvoudig maar het is toch wel een van de dingen die ons onderscheidt in de markt. Wij hebben veel persoonlijk contact met onze klanten. Wij zien automatisering dan ook als een middel om ons werk zo goed mogelijk te kunnen doen maar dit mag niet ten koste gaan van de relatie met onze klant. Wij hebben verschillende soorten klanten, een deel van hen maakt graag gebruik van onze webshop en een ander deel heeft liever persoonlijk contact. De klant bepaalt bij ons zelf hoe hij behandelt wil worden. Wij kunnen elk type klant op de door hen gewenste manier voorzien van de juiste informatie. 

De keuze van een scan- en herkenoplossing

Bij Van Dijk Groothandel komen jaarlijks zo’n 5000 facturen binnen. Twee derde van deze facturen is gerelateerd aan een eerder geregistreerde bestelling en/of ontvangst in Exact Globe. De verwerking van deze facturen (en de reguliere kostenfacturen) gebeurde voorheen handmatig. Dit betekende dat de facturen die per e-mail binnenkwamen werden uitgeprint en dat de facturen vervolgens van bureau naar bureau zwierven om te worden gecontroleerd aan de hand van de bestelling en ontvangst, en om goedgekeurd te worden. Daarna werden ze opgeborgen in een map en weer tevoorschijn gehaald wanneer de betaling moest worden gedaan. Een tijdrovend en ondoorzichtig proces waarbij de facturen onderweg soms ook nog kwijt raakten.

Omdat onze organisatie door de diversiteit van producten en diensten vrij complexe bedrijfsprocessen heeft, schromen wij ook niet om te investeren in automatisering. Naarmate je organisatie groeit, wordt ook je facturenstroom groter. Wij kregen hierdoor bij onze binnendienst een overload aan (administratieve) werkzaamheden waardoor wij te weinig tijd hadden voor onze klanten. Daarom hebben wij besloten ook de verwerking van onze facturen te automatiseren.

Voor het vinden van de juiste scanoplossing zijn wij ongeveer een half jaar bezig geweest. Wij hebben verschillende partijen gesproken en hierbij was het uitgangspunt voor ons dat het proces zoals wij dit voor ogen hebben geautomatiseerd moet worden, en niet dat het proces dusdanig aangepast moest worden om maar te kunnen automatiseren. We merken in onze branche dat klanten steeds kritischer worden en op zoek zijn naar toegevoegde waarde. dit betekent dat wij als groothandel keuzes moeten maken die toegevoegde waarde opleveren voor onze klanten. Dit geldt ook voor de partijen waar wij zaken mee doen. Via onze Exact dealer A.B. Software kwamen wij in contact met Scan Sys en die accountmanager begreep precies wat wij nodig hadden. 

Je ziet bij veel software producten in de markt dat deze onnodig duur en vaak heel complex zijn. Hierdoor is er vaak sprake van terugkerende consultancy kosten bij deze partijen. De ImageCapture software werkt juist heel eenvoudig. Je betaalt dus eenmalig een bedrag en je bent direct ontzorgt. En er hoeft niet iedere maand een consultant langs te komen om te zorgen dat de software zijn werk blijft doen.

Inzet van ImageCapture

Facturen die per e-mail binnenkomen op het daarvoor bestemde e-mailadres, worden geïmporteerd in ImageCapture. De facturen die nog per post binnenkomen worden eerst gescand waarna ImageCapture de facturen uitleest en koppelt aan de juiste crediteur in Exact. Bij de inkooporder gerelateerde facturen matcht ImageCapture de factuur met de eerder geplaatste bestelling en geregistreerde ontvangsten in Exact, waarna de factuur bij een 100% match direct wordt doorgeboekt naar Exact. De factuur is dan ook niet meer geblokkeerd voor betaling want deze is al gecontroleerd door de software. 

Vanuit het magazijn komt de behoefte om een inkoop te plaatsen. Dit wordt gedaan door ons Logistiek team dat bestaat uit een inkoper en een voorraadbeheerder. Zij plaatsen een order bij de leverancier voor een vooraf afgesproken bedrag. Eerst ontvangen wij de pakbon waarvan wij een goederenregistratie in Exact maken op basis van aantallen. Daarna wordt de factuur verzonden die wij in ImageCapture matchen op basis van aantallen en prijzen. Als de factuur niet klopt wordt deze overgeslagen en vindt er navraag bij de leverancier plaats. Pas als er duidelijkheid is over de factuur wordt deze doorgezet naar Exact van waaruit de betaling plaats vindt.

Ervaring met Scan Sys

Wij hebben al verschillende automatiseringsprojecten uitgevoerd met verschillende partijen maar er is er niet één zo vlekkeloos verlopen als de implementatie die is uitgevoerd door jullie consultant Walter (red. Walter Prins). De consultant had veel kennis van zaken en wij hebben in het gebruik van de software nauwelijks problemen. Als we een keer een probleem hebben nemen we contact op met jullie helpdesk. Meestal is het probleem dan binnen 5 minuten opgelost.

De inzet van ImageCapture heeft er voor gezorgd dat de financiële afwikkeling een stuk soepeler gaat. We komen nauwelijks nog fouten tegen, onze crediteuren ontvangen tijdig, tot op de dag nauwkeurig, hun betalingen, en het belangrijkste; Onze mensen kunnen zich bezig houden met hetgeen waar ze goed in zijn, hun core business. Wij hebben geïnvesteerd in de software om meer tijd te creëren voor onze mensen, zodat zij op hun beurt weer meer tijd kunnen besteden aan onze klanten. Onze organisatie is op drie fronten verstevigd door deze automatisering; Zowel de inkoop als de betalingen verlopen een stuk efficiënter waardoor er meer tijd over is om korter op onze debiteuren te zitten.

Scan Sys levert automatisering die werkt, het is betrouwbaar en het zorgt ervoor dat je eenvoudig je werk kunt doen.

Aldus Edwin Brink, bedrijfsleider Van Dijk Groothandel