Roompot Vakanties
Roompot Vakanties is opgericht in 1965 en in de afgelopen 50 jaar uitgegroeid van een klein familiebedrijfje tot een leidende aanbieder van vakantieparken in Nederland en Duitsland. Met de acquisitie van Hogenboom Vakantieparken in 2009 en de introductie van Roompot Reizen in 2010 heeft Roompot Vakanties haar aanbod uitgebreid tot meer dan 200 vakantieparken en 25 campings in voornamelijk Frankrijk, Nederland en België. Onlangs nog is ook Largo Villas aan het assortiment toegevoegd, een product dat zich richt op de bovenkant van de markt. Denk hierbij aan luxe villa’s en bijzondere locaties, zoals een droomvilla op een privé eiland in de Stille Zuidzee. 

Roompot Vakanties onderscheidt zich door het enorm brede aanbod aan vakanties en accomodaties. Zo is ieder park verrassend anders en zijn er accomodaties voor ieder budget, van eenvoudig tot super-de-luxe. Roompot Vakanties is ook een van de weinige aanbieders die zijn gasten zorgproducten biedt. Naast rolstoelvriendelijke accomodaties en zorg ter plaatse biedt Roompot op het park ook faciliteiten aan voor mensen die dagelijks gedialyseerd moeten worden. Op deze manier kunnen zij net als ieder ander genieten van hun welverdiende vakantie. Ook is Roompot Vakanties genomineerd voor de Kids Vakantieaanbieder van het Jaar Awards 2016. Kortom, een breed assortiment met een zeer gevarieerde doelgroep. 

Wij bieden voor elk wat wils, van eenvoudig tot luxe. Alles draait bij ons om kwaliteit en de beleving van de klant.

Het kiezen van een scan oplossing
Een aantal jaar geleden heeft de organisatie als doelstelling bepaald dat zij ieder jaar een groei van 20% over het voorgaande jaar moesten realiseren. Dit had een aantal praktische gevolgen: Eerst waren de parken vooral gesitueerd in Zeeland maar dit breidde zich al snel uit tot heel Nederland en weer later ook naar Duitsland. De facturen van leveranciers kwamen toen nog terecht bij de parken zelf (decentraal). Daar controleerden de medewerkers of de goederen waren ontvangen en werd de factuur voorzien van een paraaf en een grootboeknummer waarna deze een keer per week per post naar de centrale administratie werden verzonden. Aldaar aangekomen werden de facturen handmatig ingeboekt door de medewerkers van de administratie. Naarmate het aantal parken groeide, nam ook het individuele contact met alle medewerkers van de verschillende parken af. Het aantal facturen nam daarentegen sterk toe. Hierdoor kwam het in de praktijk steeds vaker voor dat facturen die naar de verschillende parken werden verzonden kwijt raakten of niet werden opgestuurd omdat de desbetreffende medewerker bijvoorbeeld met vakantie was. Dan kwamen de facturen soms 2 weken later pas binnen en hadden ze op de administratie inmiddels al de leverancier aan de telefoon gehad die informeerde waar de betaling van zijn factuur bleef. De leverancier moest vervolgens kopiefacturen toesturen en dit leverde een hoop extra werk en frustratie op. Ook was er nooit een volledig overzicht van de lasten aan de crediteuren en waren de rapportages niet up to date. 

Wij hadden al heel snel in de gaten dat er echt iets radicaal anders moest gaan gebeuren. Wij werkten op dat moment al met software van Exact (red. Exact Globe) en kwamen via hen in aanraking met Scan Sys, In het selectieproces hebben wij ook andere aanbieders gesproken maar die software kon niet dezelfde mate van intelligentie en functionaliteit bieden die ImageCapture levert. Daarnaast waren wij ook erg enthousiast over de fiatteringsmogelijkheden van Exact Synergy waar ImageCapture volledig op aansluit. Wij hebben er daarom voor gekozen om het grootst aan te pakken en direct voor een totaaloplossing te gaan.

Inzet van ImageCapture
ImageCapture wordt bij Roompot Vakanties dagelijks gebruikt voor het verwerken van alle inkomende facturen. Vorig jaar waren dit er maar liefst 76.000. De facturen komen binnen op 4 administraties die zijn opgedeeld in Nederlandse parken, Duitse parken, onroerend goed Bv’s en sinds kort ook een bedrijf dat is gespecialiseerd in inkoop en verkoop van goederen. Dit laatste bedrijf zal naar verwachting nog een forse groei gaan maken en de administratie zal navenant uitbreiden. 

Facturen komen in grote aantallen tegelijk binnen, gelukkig al voor een groot deel per e-mail. Daar heeft ImageCapture ook een goede oplossing voor waarbij de facturen binnenkomen op een apart e-mailadres (per administratie) waarvandaan ze automatisch worden geïmporteerd in ImageCapture. Onze organisatie wordt steeds internationaler, wij krijgen facturen binnen van over de hele wereld en die verwerken wij met ImageCapture. 

De voordelen van ImageCapture
Roompot Vakanties heeft met de inzet van ImageCapture veel kunnen besparen op het gebied van personele kosten. Veel handmatige handelingen zijn nu volledig geautomatiseerd. Daarnaast beschikken zij te allen tijde over een volledig overzicht van hun kosten en zijn de facturen altijd digitaal opvraagbaar. 

Wat wij een heel groot voordeel vinden is dat wij elk moment kunnen zien wat onze openstaande schulden aan crediteuren zijn. Facturen die ’s ochtends zijn binnengekomen, zitten aan het eind van de dag al in de administratie. In het verleden wisten wij nooit precies wat onze schuld aan onze crediteuren was en of onze gegevens op dat punt wel compleet waren. Nu is alles op één locatie beschikbaar en zijn we niet afhankelijk van verschillende medewerkers, verspreid over verschillende parken. De fiattering in Synergy biedt ons het inzicht in de status van onze facturen. Als een leverancier belt met vragen over zijn factuur dan kunnen wij hem direct antwoord geven. Dat scheelt enorm veel tijd. Wij kunnen zo professioneel omgaan met onze leveranciers.

Roompot Vakanties heeft in 2015 een bedrijf uitgenodigd om de boekhouding van 2007 tot en met 2014 volledig te controleren op fouten die tijdens het boeken gemaakt kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan BTW die niet/ of foutief is geboekt of boekingen die per ongeluk dubbel zijn aangemaakt. Dit bedrijf heeft uiteindelijk vier fouten kunnen vinden over een boekingsperiode van zeven jaar! In aanmerking nemende dat Roompot Vakanties op jaarbasis tienduizenden facturen verwerkt is dit een mooi voorbeeld van de mate van efficiency die het werken met ImageCapture de organisatie gebracht heeft.

De ervaring met Scan Sys
Als wij tot slot vragen wat de ervaringen zijn met Scan Sys over de afgelopen tien jaar vertelt Paula Oosdijk-Walraven:

Scan Sys doet wat ze beloven en is een betrouwbare partij. Ze denken mee en proberen hierbij niet direct het onderste uit de kan te halen. Onze ervaringen met de helpdesk zijn erg prettig.Ook bij de meest ingewikkelde vraagstukken zijn zij altijd bereid je verder te helpen. Onze administratie heeft in al die jaren nog nooit een dag stil gelegen door issues met de software. Dit is cruciaal voor onze afdeling omdat wij te maken hebben met grote aantallen facturen die dagelijks verwerkt moeten worden.