Boonstra Transport

Foto-Boonstra-Transport

Sinds 2006 werkt Boonstra Transport met onze ImageCapture software. In eerste instantie begonnen zij met de verwerking van vrachtbrieven maar sinds 2011 gebruiken zij ImageCapture ook voor de geautomatiseerde verwerking van hun inkoopfacturen. Ron Langeveld, Controller bij Boonstra Transport, vertelt over zijn ervaringen met de software en Scan Sys.

Boonstra Transport

Boonstra Transport is een derde generatie familiebedrijf dat sinds de jaren twintig al actief is in de transport. Indertijd gerelateerd aan de veehandel, waar de familie Boonstra het transport verzorgde. In de loop der jaren kwam de nadruk bij het bedrijf steeds meer te liggen op de vervoersactiviteiten. Inmiddels is de organisatie uitgegroeid tot een onderneming van formaat met 110 trekkende eenheden op de weg en meer dan 150 medewerkers. Het noordelijk gesitueerde transportbedrijf beschikt over een groots fijnmazig distributienetwerk binnen de Benelux en West-Europa waardoor onder andere levering binnen 24 uur, en levering aan huis tot de vele mogelijkheden behoren. 

Boonstra vervoert alle soorten producten van grondstoffen, machines, bloemen en planten tot levend pluimvee. Het innovatieve bedrijf maakt gebruik van moderne, ultra lichte voertuigen die niet alleen maximaal beladen kunnen worden, maar ook geschikt zijn voor een grote verscheidenheid aan ladingen zoals pallets, aluminium in lange lengtes en betonplaten. Daarnaast heeft Boonstra multifunctionele containers laten ontwikkelen voor het laden en lossen van zowel grondstoffen als halffabricaten. Deze containers zijn lichtgewicht en hebben diverse laadmogelijkheden zodat ook groter materieel of vracht met afwijkende afmetingen vervoerd kan worden. Door inzet van deze containers werd het overbodig om verschillende type wagens in te zetten voor verschillende soorten ladingen. Boonstra heeft een aantal markt-leidende specialismen, waaronder het transport van aluminium binnen Europa en het verzorgen van transport in de sierteelt. Ook op het gebied van warehousing biedt Boonstra een diversiteit aan mogelijkheden van opslag en warehouse-activiteiten zoals ompakken, her-verpakken en merken. In totaal beschikt Boonstra over 7500 m2 opslagruimte waarvan een groot deel zelfs verwarmde opslagmogelijkheden biedt.

Je moet als onderneming niet stil blijven staan. Inmiddels zijn wij ons aan het richten op het aanbieden van beveiligd vervoer dat voldoet aan de TAPA richtlijnen. (red. TAPA is een certificering voor beveiligd transport, qua zwaarte en regelgeving vergelijkbaar met ISO). Helaas is er de laatste jaren in de transportwereld een toename van het aantal gevallen van diefstal. Daarom beschikken wij over materieel dat hier volledig tegen bestand is en kunnen wij beveiligd vervoer als dienstverlening aanbieden. Niet alleen de hardware is extra beveiligd, er wordt ook software gebruikt om bijvoorbeeld de volledige route die het transport aflegt te monitoren. Alles om de veiligheid van de goederen van onze opdrachtgevers en ons personeel te waarborgen. Het doel is om de hoogste TAPA certificeringsgraad te behalen, zodat we ons ook met deze vorm van dienstverlening onderscheiden in de markt. 

De onderneming heeft een sterke focus op MVO, of zoals Boonstra het zelf noemt; Milieu, Veiligheid en Ondernemerschap. Zo wordt er gestreefd om het wagenpark te laten voldoen aan de hoogste Euro milieunorm en wordt er bij investeringen in het wagenpark rekening gehouden met de milieu-effecten op langere termijn. Door gebruik te maken van innovatieve producten zoals lichtgewicht containers wordt ook het aantal “lege kilometers” teruggedrongen wat resulteert in een lagere CO2 uitstoot. Boonstra was één van de eerste bedrijven met een eigen station waar je naast gasolie ook AdBlue kon tanken, (AdBlue is een toevoeging waardoor dieselvoertuigen schoner rijden). Opvallend en vooruitstrevend is ook de verwarming van de loodsen; dit wordt namelijk gedaan met behulp van aardwarmte waardoor alle loodsen CO2 neutraal worden verwarmd. De nieuwe loodsen zijn bovendien voorzien van zonnecollectoren. 

Het welzijn en de gezondheid van medewerkers speelt een belangrijke rol bij Boonstra. Zo worden voertuigtechnieken toegepast zoals systemen om afstand tot voorliggers te bewaken en camera’s voor dode hoeken, om meer veiligheid op de weg te garanderen. Ook worden de werkomstandigheden en de gezondheid van de medewerkers op de weg en kantoor goed bewaakt. Daarnaast investeert Boonstra in de ontwikkeling van haar medewerkers door het aanbieden van opleidingen. 

Het management bestaat uit de derde generatie Boonstra en transport zit hen in het DNA. Zij zijn van jongs af aan opgegroeid in deze branche en kennen de organisatie en de markt als geen ander. Dit is direct ook de kracht van het familiebedrijf; een zeer bevlogen en betrokken management zorgt voor onderlinge verbondenheid en wekt vertrouwen bij haar opdrachtgevers. Boonstra heeft een sterke visie als het gaat om investeren in kwaliteit met het oog op de toekomst. Soms leek investeren, bijvoorbeeld in modern materieel, een gewaagde keuze in tijden dat het de transportsector niet voor de wind ging. Door vast te houden aan deze visie heeft de organisatie zich niet alleen staande weten te houden, maar is het bedrijf de afgelopen jaren alleen maar verder gegroeid.

Investeren is noodzakelijk in deze branche. Investering in materieel is één, investeren in ICT is bij veel organisaties echter een heikel punt. Gelukkig heeft men hier een ander standpunt; je moet ook in middelen investeren die ervoor zorgen dat processen efficiënter verlopen. Dit heeft ons veel gebracht. Wij zijn bijvoorbeeld in een aantal jaar gegroeid naar honderdtien auto’s zonder dat we hier op kantoor heel veel van hebben gemerkt. Wij konden met hetzelfde aantal mensen meer werk verzetten door efficiënt om te gaan met onze processen. Uiteindelijk hebben wij het natuurlijk verloop (red. medewerkers die met pensioen gingen) op kantoor weten op te vangen door te automatiseren. Hierdoor is de bezetting met 40% afgenomen.

Het kiezen van een scanoplossing

De groei van het bedrijf was de reden dat men op zoek ging naar een scanoplossing. Wekelijks kwamen er soms meer dan duizend orders binnen met diverse vrachtdocumenten zoals CMR’s, emballagebonnen en transportopdrachten. Alleen al het handmatige uitzoekwerk hiervan kostte enorm veel tijd. Daarnaast moesten alle documenten in mappen opgeborgen worden en groeide het archief bijna uit zijn voegen. Het toenmalige TMS systeem (Transport Management Systeem) voldeed inmiddels niet meer aan de eisen van de steeds verdere groeiende organisatie dus ging men op zoek naar een nieuw TMS systeem en een scanoplossing die hier op aansloot. Op dit moment komen er bij Boonstra Transport ongeveer 1500 orders per week binnen. De orders bestaan vaak uit meerdere orderregels en van iedere order ontstaat een vrachtdocument dat op de administratie verwerkt moet worden. 

Het kwam steeds vaker voor dat in de avonduren alle transportdocumenten nog moesten worden opgeruimd. Het kastensysteem waar alles in opgeborgen moest worden was binnen een half jaar vol en dan moesten de mappen weer verhuist worden naar het archief. Daar moest iets anders voor komen. Door te digitaliseren zou ook het facturatieproces versnellen. De combinatie van arbeidsbesparing en versnelling van het facturatieproces waren uiteindelijk de belangrijkste redenen om over te gaan tot het digitaliseren van de processen.

Uiteindelijk is er gekozen voor Transpas, het TMS systeem van ArtSystems in combinatie met ImageCapture for Documents software voor de digitalisering van vrachtdocumenten. Een paar jaar later is Boonstra met Exact Globe en Synergy als financiële applicatie gaan werken, en zijn zij ook gebruik gaan maken van ImageCapture for Invoices voor de geautomatiseerde verwerking van hun facturen in Exact Globe met een aansluiting op de fiatterings-workflow in Exact Synergy. Jaarlijks verwerkt Boonstra rond de 8000 facturen, dit zijn deels inkoop gerelateerde facturen en deels kostenfacturen.

Wij nemen de tijd voor onze besluitvorming. Daardoor komt het zelden voor dat wij achteraf spijt hebben van een beslissing. Zo hebben wij tot vandaag de dag nog geen moment spijt gehad van onze keuze voor de scanoplossing van Scan Sys en ons TMS systeem Transpas. De reden dat wij voor Scan Sys hebben gekozen is dat de visie van Scan Sys aansloot op die van ons, namelijk de optimalisatie en automatisering van het proces in plaats van een hardware-matige oplossing. 

Inzet van ImageCapture

Vrachtbrieven

De verwerking van de vrachtbrieven gebeurt in ImageCapture; het proces begint met de binnenkomende orders. De orders worden door de planning in Transpas opgedeeld in verschillende routes. Hiervan wordt een zogenaamde rittenlijst gemaakt die de chauffeur meekrijgt. Op de lijst is een barcode geprint met daarop het ritnummer, kenteken en het chauffeursnummer. Aan het einde van de rit levert de chauffeur zijn documenten in en worden deze met behulp van de barcode gescand. Het ritnummer wordt aan de hand van de barcode direct herkend in ImageCapture. Hierdoor worden de vrachtdocumenten automatisch gekoppeld aan het juiste dossier in Transpas. Als er losse vrachtdocumenten gescand moeten worden, maakt ImageCapture vooraf al een selectie van dossiers die nog openstaan in Transpas waaruit een keuze gemaakt kan worden. Er hoeft dus niet meer door alle dossiers gezocht te worden en zo wordt veel tijd bespaard op het verwerkingsproces. De vrachtdocumenten zijn digitaal opvraagbaar vanuit Transpas. Door de snelle afhandeling en verwerking van de transportdocumenten, is ook het facturatieproces dat aansluitend plaats vindt vele malen sneller geworden. De CMR’s worden automatisch digitaal mee-verzonden met de verkoopfactuur.

Een groot deel van de CMR’s wordt door ons zelf gemaakt. Hier printen wij een barcode op en deze gaan door de scanner waarna ze direct herkent en gekoppeld worden in ImageCapture. We krijgen ook vrachtbrieven die onderweg door de chauffeur worden geschreven, bijvoorbeeld omdat hij onderweg opdracht krijgt om een lading op te halen. Als we voor al deze losse documenten in onze database zouden moeten gaan zoeken om ze te koppelen aan het juiste dossier dan zouden we hier erg veel tijd mee kwijt zijn. De software heeft daarom de optie om heel gericht te zoeken en alleen de orders aan te bieden die betrekking hebben op de route en waar het document dus van toepassing op zou kunnen zijn.

Facturen

Boonstra ontvangt twee soorten facturen; de kostenfacturen zoals brandstof, telefonie en elektra en de inkoopfacturen of charterfacturen van externe vervoerders. Met externe vervoerders worden vooraf prijzen afgesproken die in het dossier in Transpas worden vastgelegd. De inkoopfacturen worden in ImageCapture herkend en gekoppeld aan de vervoerder. Vervolgens haalt ImageCapture de bijbehorende dossierregels op uit Transpas en vergelijkt de eerder afgesproken prijzen met de bedragen op de factuur. Als de factuur matcht met de gegevens in Transpas kan de boeking geaccordeerd worden waarna deze automatisch wordt aangemaakt in Transpas. Vanuit Transpas vindt export van de boeking plaats naar de achterliggende financiële applicatie Exact Globe.

De vervoerder vermeldt op zijn factuur het ritnummer. Op basis hiervan weet de software welke gegevens er uit Transpas moeten worden opgehaald. De factuur wordt vergeleken met de orderregels in Transpas en als deze overeenkomen wordt de factuur geboekt in Transpas en geëxporteerd naar Exact. Als de factuur en bestelling eenmaal zijn afgeletterd kan er ook niet meer per ongeluk dubbel geboekt worden. Als de vervoerder bijvoorbeeld per abuis de factuur twee keer verstuurd krijgen we automatisch een melding dat er al gefactureerd is.

De kostenfacturen worden in ImageCapture gekoppeld aan de juiste crediteur waarna op basis van de relatie-stamgegevens in Transpas een automatisch boekingsvoorstel wordt gegenereerd met grootboekrekeningnummer, kostenplaats en factuuromschrijving. Ook wordt in deze stap het register geselecteerd dat bepaald wie de factuur straks in Exact Synergy moeten goedkeuren en in welke volgorde dit dient te gebeuren. De boeking wordt vervolgens doorgezet naar Transpas en Exact Globe. In Exact wordt de boeking geblokkeerd aangemaakt in het IFR (Inkomend Factuur Register) waarna in Exact Synergy de automatisch fiatteringsworkflow wordt opgestart. Nadat de factuur is gefiatteerd wordt de boeking in Exact gedeblokkeerd en doorgezet naar het Inkoopdagboek.

Wat heeft het opgeleverd?

Dat er winst behaald is op het verwerkingsproces van de vrachtdocumenten zal niemand verbazen; 1500 orders per week worden (grotendeels) automatisch gekoppeld aan het juiste dossier in Transpas. Waar voorheen uren aan handmatig zoekwerk vooraf ging aan het facturatieproces, is dit nu minutenwerk geworden. Maar ook het fiatteringsproces met behulp van Exact Synergy scheelt de administratie kostbare tijd:

Het grootste gewin hebben wij behaald met de geautomatiseerde verwerking van onze transportdocumenten, maar ook onze crediteurenadministratie heeft veel baat gehad bij de automatisering van de processen. Voorheen moesten zij met de factuur onder de arm naar de loods en de werkplaats om ze te laten goedkeuren. Dan werd er een paraaf op de factuur gezet en werd de factuur opgeborgen in een map. Na een paar weken werd de factuur dan weer uit de map gelicht om te betalen. Met name de traceerbaarheid en de financiële afwikkeling van de facturen is nu sterk verbeterd. Tegenwoordig hoeven we hier helemaal niet meer naar om te kijken. We draaien gewoon een betaaladvieslijst uit en daar staan alle facturen die gefiatteerd zijn keurig op vermeld.

Ervaring met Scan Sys

Scan Sys is een prima partij waar je goed zaken mee kunt doen. Ze verplaatsen zich in de wensen van de klant. Ze gaan niet uit van hun eigen product maar proberen juist de wensen van de klant te vertalen naar het product.

Aldus Ron Langeveld, Controller bij Boonstra Transport