Automatiseer het verwerken van je verkooporders met ImageCapture!

Geplaatst: 10 maart 2021

Werk je op de administratie van een handels- of productiebedrijf? Dan herken je waarschijnlijk de volgende situatie wel: Je vaste klanten sturen regelmatig inkoopopdrachten in de vorm van PDF inkoopformulieren. Deze inkoopopdrachten moeten handmatig verwerkt en gecontroleerd worden en als verkooporder in de administratie aangemaakt worden. Dit proces kent aardig wat handelingen en kost daarom veel tijd. Ook is de kans op fouten groot. In dit artikel leggen wij uit waarom je dit proces zou moeten automatiseren met ImageCapture software.

Controleren, controleren en handmatig verwerken

Voordat de verkooporder aangemaakt kan worden in de administratie, moet deze gecontroleerd worden. Kloppen de prijzen op de inkooporder wel? Zijn er speciale prijsafspraken met deze klant gemaakt? Is er nog sprake van staffelkorting? Pas nadat de inkooporder op juistheid is gecontroleerd, wordt deze ingeboekt als verkooporder. Bij de handmatige invoer kunnen fouten er wel gemakkelijker insluipen en kost de verwerking veel tijd.

Archiveren en zoeken?

De inkooporder wordt vervolgens gearchiveerd, mochten er dan vragen komen over de uiteindelijke factuur, dan dient deze als naslagwerk. Dat archiveren gebeurt nog veelal in papieren vorm. De kans dat zo’n papieren document zoek raakt is hierdoor groter. Ook neemt een papieren archief al snel veel ruimte in beslag.

Automatiseer de verwerking van je inkoopopdracht tot verkooporder

Met ImageCapture for Invoices en Documents kun je inkoopopdrachten van klanten automatisch inlezen en laten controleren op de artikelen, prijzen en staffelkortingen in jouw administratie. Ook externe artikelcodes van de klant kunnen herkend worden in ImageCapture. Als de externe artikelcode van je klant nog niet bekend is in jouw administratie dan kan deze, afhankelijk van de applicatiekoppeling, vanuit ImageCapture direct worden toegevoegd in je administratieve software. De stamgegevens van het artikel worden dan direct bijgewerkt en de externe artikelcode wordt voortaan ook herkend door ImageCapture. Zo beschik je altijd over een up to date artikelbestand in jouw administratie!

Bij de verwerking van de orderregels kunnen de inkoopprijzen niet alleen gevalideerd worden op prijsafspraken en staffelprijzen, ook actuele voorraadposities, openstaande debiteurenposten en overige informatie (applicatie afhankelijk) kan direct in ImageCapture worden getoond.

Als de controle van de inkoopopdracht in ImageCapture heeft plaatsgevonden dan wordt de verkooporder automatisch aangemaakt in de administratie met het document als bijlage. Deze verkooporderregels zijn de basis voor de verkoopfactuur die na levering verzonden wordt aan de klant. Door de invoer van de verkooporderregels te automatiseren bespaar je niet alleen kostbare tijd maar voorkom je ook handmatige fouten tijdens het inboeken.

Digitaal archiveren van de inkoopopdracht

Een ander voordeel van het geautomatiseerd verwerken van je inkoopopdrachten is dat de digitale documenten gekoppeld worden aan je verkooporder en vanuit deze boeking direct opvraagbaar zijn. Je hoeft dus niet meer te zoeken tussen alle papieren documenten, met één druk op de knop vind je direct wat je zoekt!

Automatische ontvangstbevestiging

Ook handig, als de inkooporder wordt verwerkt in ImageCapture, kun je een automatisch e-mailbericht naar je klant laten versturen ter bevestiging van ontvangst en verwerking.

Bedenk eens hoeveel handelingen je kunt uitsparen door het verwerkingsproces van inkoopopdrachten te automatiseren!

Meer weten over de automatische verwerking van je inkoopopdrachten tot verkooporder?

Deze functionaliteit is op dit moment verkrijgbaar voor gebruikers van Exact Globe, Ridder iQ en CERM. Hieronder vindt je de speciale productpagina’s per applicatie:

Verkooporderverwerking met Exact Globe

Verkooporderverwerking met Ridder iQ

Verkooporderverwerking met CERM

Of lees ook eens de user story van onze relatie Insulcon die deze functionaliteit gebruikt in combinatie met Exact Globe.

Binnenkort ook beschikbaar voor AFAS en SAP Business One

Werk je met AFAS of SAP Business One? Dan hebben we goed nieuws! Want binnenkort is deze functionaliteit ook beschikbaar voor jullie! Wil je op de hoogte blijven van alle ontwikkelingen rondom jouw koppeling? Abonneer je dan op onze nieuwsbrief of volg ons op social media. Je mag natuurlijk ook vrijblijvend contact opnemen, wij informeren je graag verder!