Geautomatiseerde verkooporderverwerking met CERM

Het proces in ImageCapture

Importeren

ImageCapture importeert de standaard inkoopformulieren van de klant uit e-mail inboxen en koppelt deze aan de juiste debiteur in CERM.

De software leest vervolgens automatisch de ordergegevens in op kop- en regelniveau.

Matching

De software controleert op basis van de artikelcodes van de klant en de stamgegevens in uw CERM-administratie of de inkoopprijzen niet afwijken van de vaste standaard verkoopprijzen per artikel, of de prijsafspraken met de debiteur per artikel.

Afwijkingen tussen de inkooporder en eerder gemaakte afspraken worden zo direct zichtbaar. Met deze informatie genereert ImageCapture automatisch orderregels die naar wens verder verrijkt kunnen worden, bijvoorbeeld met aanvullende omschrijvingen. Ook kopgegevens, zoals afwijkende factuur- of afleveradressen, kunnen direct worden aangepast.

Archiveren

Na goedkeuring wordt de verkooporder direct aangemaakt in CERM. Indien gewenst stuurt ImageCapture de klant automatisch een notificatiebericht (instelbaar per debiteur) om hem te bedanken voor zijn bestelling en de administratieve verwerking hiervan aan hem te bevestigen.

Het digitale orderdocument is direct gekoppeld aan de verkooporder en kan vanuit verschillende hoeken worden opgevraagd.

De voordelen op een rij

  • Geen fouten meer die bij handmatig boeken ontstaan
  • Veel snellere verwerking van inkoopopdrachten
  • Documenten zijn altijd digitaal beschikbaar en raken niet meer zoek
  • Geen papieren archief meer
  • Volledige integratie met CERM
  • Vergaande herkenning op regelniveau
  • Geen limiet op aantal administraties of documenten
Top