Geautomatiseerd verwerken van brandstofnota’s

Geplaatst: 10 oktober 2016

Het verwerken van een brandstofnota is voor de meeste transportondernemingen een tijdrovende en foutgevoelige opgave. De brandstofnota is een verzamelfactuur die doorgaans een keer per maand wordt verzonden. Op deze nota staan niet alleen de tankbeurten van alle wagens vermeld, deze worden vaak ook nog gesorteerd op product ( bijvoorbeeld diesel, Ad-Blue of gasolie), op kenteken en op land. Hierdoor bevat één factuur soms wel een paar honderd boekingsregels. De transportadministratie is uren kwijt met het correct invoeren van al deze boekingsregels en het koppelen aan de juiste grootboekrekening en kostenplaats.

Geautomatiseerde verwerking van brandstofnota’s

Het geautomatiseerd verwerken van brandstofnota’s levert een enorme tijdsbesparing op bij de administratie. Een proces wat medewerkers handmatig uren werk kost, kan worden teruggebracht naar enkele minuten met het gebruik van ImageCapture software. Dit werkt als volgt; Bijna alle leveranciers kunnen hun facturen tegenwoordig niet alleen in PDF maar ook in XML aanleveren. XML staat voor Extensible Markup Language en is een standaard opmaaktaal waarmee gestructureerd gegevens worden weergegeven in platte tekst. ImageCapture kan deze XML bestanden moeiteloos uitlezen op relevante factuurgegevens zoals crediteur, factuurbedrag en btw-bedrag, maar ook op zaken zoals kenteken, product, kaartnummer of andere gegevens die u gebruikt bij het inboeken van uw brandstofnota. Het resultaat is dat de boekingsregels die voorheen handmatig werden ingevoerd, nu automatisch worden aangemaakt. Hierbij wordt direct de relatie gelegd tussen bijvoorbeeld het kenteken of product en de kostenplaats of grootboekrekening. Nadat de factuur is gecontroleerd wordt de boeking geëxporteerd naar het achterliggende TMS of financiële pakket.

Een voorbeeldpagina uit een brandstofnota die een gemiddelde transportonderneming ontvangt.

brandstofnota2

Meer weten over het verwerken van uw transportgerelateerde documenten en facturen?

Op onze branche pagina Transport vindt u meer algemene informatie over de mogelijkheden van onze software voor uw transportonderneming! Lees ook eens hoe onze klanten Boonstra Transport, Combinex en GVT Group of Logistics ImageCapture dagelijks gebruiken voor de verwerking van hun facturen en vrachtbrieven of neem vrijblijvend contact met ons!