Combinex

Combinex draagt zorg voor het vervoer van diverse goederen van, naar en binnen de Benelux, Duitsland, Frankrijk, Polen, Scandinavië en Groot-Brittannië. Op basis van budget en planning leveren zij de meest optimale vervoersoplossing, waarbij wordt samengewerkt met een groot netwerk van professionele vervoerders uit heel Europa. Het bedrijf verzorgt onder andere het transport van goederen zoals papier, levensmiddelen, hout, diervoeding, machines en glas. Door het wegvervoer te laten regelen door een expediteur als Combinex, wordt het zo optimaal mogelijk gerealiseerd, wat resulteert in minder “lege kilometers”. Hierdoor profiteert de klant van een scherp tarief en wordt het milieu minder belast. Naast het vervoer van de zogenaamde droge goederen, specialiseert Combinex zich met Fresh & Frozen ook in het vervoer van verse voedingsproducten. Betrouwbaarheid is hierbij het sleutelwoord. De vervoerspartners van Combinex Fresh & Frozen beschikken over de benodigde hygiëne certificaten en/of codes van TLN en EVO en dragen zorg voor het tijdig ophalen en leveren van de verse producten. Overigens beschikt Combinex over een groot aantal andere certificaten waaronder een ISO 22000 certificering en het keurmerk Transport en Logistiek.

Wij brengen vraag en aanbod van transport bij elkaar. Zelf hebben wij geen auto’s, wij verkopen het transport en zoeken daar het juiste vervoer bij. Een vervoerder moet zorgen dat zijn auto’s vol zitten en dit lukt lang niet altijd. Zo’n vervoerder kan ons bellen om te informeren of wij opdrachten voor hem hebben. Wij beschikken over een groot ladingpakket van gemiddeld 400 ladingen per dag, daarom kunnen wij de vervoerder bijna altijd wel een opdracht aanbieden. De partijen waar wij het transport voor regelen willen vaak niet afhankelijk zijn van één vervoerder en het aantal vrachtauto’s dat die vervoerder tot zijn beschikking heeft, zij laten het vervoer liever via ons verlopen. Kleinere vervoerders kunnen op hun beurt weer het vervoer verzorgen voor grotere partijen waar zij rechtstreeks geen zaken mee zouden kunnen doen.

Combinex biedt haar vervoerspartners dagelijks een groot en divers ladingaanbod van zo’n 400 transporten per dag. In het partnernetwerk staat Combinex bekend als een eerlijke partij met oog voor de belangen van zowel de klant als de vervoerder. Dit komt onder andere tot uiting in de prijzen en betalingstermijn ( 8 dagen!) die door Combinex gehanteerd worden, maar ook door het directe contact met de planning, administratie en emballage, een eigen accountmanager en 24/7 bereikbaarheid.

Als we naar de interne organisatie kijken, valt op dat Combinex belang hecht aan maatschappelijk verantwoord ondernemen, ofwel MVO. Dit blijkt onder andere uit het sociaal werkgeverschap waarbij de nadruk op ontwikkeling van individuele medewerkers wordt gelegd, maar ook uit het zo efficiënt mogelijk inregelen van vervoer met een zo hoog mogelijke beladingsgraad. Dit draagt namelijk bij aan een lagere CO2 uitstoot. Tot slot is Combinex betrokken bij een groot aantal goede doelen; zo zijn zij onder andere logistiek partner van de Voedselbank en doneert Combinex aan diverse instanties en verenigingen. “Want, als je als bedrijf ergens goed in bent, dan is het mooi wanneer je dit kunt inzetten voor een maatschappelijk doel”, aldus Combinex. De organisatie heeft in de afgelopen 5 jaar een enorme groei doorgemaakt; van 17 man personeel en één vestiging in Zuid-Beijerland naar een tweede vestiging in Oud-Beijerland en inmiddels 75 medewerkers in dienst. Combinex is een bedrijf met een sterke visie op de toekomst en innovatief ondernemerschap, waarbij het bedrijf zijn menselijke karakter heeft behouden.

Combinex is een bijzonder goede werkgever. Wij hebben een personeelsvereniging die veel activiteiten organiseert en je merkt de onderlinge verbondenheid met andere collega’s. Opvallend is misschien wel dat wij bij onze vacatures aangeven dat wij ook graag ervaren krachten in dienst nemen. Denk hierbij aan mensen die bijvoorbeeld in de WW zitten omdat ze als “te oud” worden bestempeld. Door de groei van het bedrijf hadden we deze ervarenheid juist nodig. We merken dat de combinatie van jong en ervaren een heel positief effect op de organisatie heeft.

Het kiezen van een scanoplossing

De administratie van Combinex bestond in 2009 uit twee medewerkers. Toen het bedrijf sneller begon te groeien nam ook de druk op de administratie toe. Met name de verwerking van de inkoopfacturen en bijbehorende vrachtdocumenten bleek een tijdrovend proces; facturen van de vervoerders werden gecontroleerd aan de hand van de laadopdracht en handmatig ingeboekt. De vrachtbrieven werden aan het juiste dossier gekoppeld en ook de emballage moest gecontroleerd en handmatig geregistreerd worden. Daarna moest de bijbehorende vrachtbrief of Lieferschein opgezocht worden om per post te kunnen verzenden met de factuur voor de opdrachtgever. Kortom, heel wat handmatige handelingen en controlepunten in het verwerkingsproces! Combinex heeft altijd al een sterke focus op groei gehad. Om dit in goede banen te kunnen leiden én te voorkomen dat medewerkers zouden overlopen door hun werkzaamheden, werd er besloten over te gaan tot automatisering van de verwerkingsprocessen. Via hun toenmalige TMS leverancier is Combinex in contact gekomen met Scan Sys. Na een aantal gesprekken en een bezoek aan een transport relatie die al gebruik maakte van de software, is besloten aan de slag te gaan met ImageCapture for Invoices en Documents.

Combinex maakt gebruik van Mitoz, het TMS systeem (Transport Management Systeem) van leverancier I-Teq. Jaarlijks worden er meer dan 90.000 inkoopfacturen met behulp van ImageCapture verwerkt en geboekt in Mitoz. De kostenfacturen worden ook verwerkt in ImageCapture, deze worden geboekt in AccountView.

Inzet van ImageCapture

Dagelijks komen er tussen de 350 en 400 transportopdrachten binnen bij Combinex. Dit betekent een evenredig aantal inkoopfacturen, ook wel charterfacturen genoemd, die door de administratie verwerkt moeten worden. Aansluitend kan de factuur aan de opdrachtgever verzonden worden. Door de integratie van ImageCapture met Mitoz is de verwerking van deze documenten een geautomatiseerd proces:

Inkoopfacturen

Het begint bij de verkoopafdeling, zij ontvangen een transportopdracht, maken hiervan een nieuw dossier in Mitoz aan, en geven in het systeem bepaalde kenmerken op; of er bijvoorbeeld sprake is van palletruil, maar ook of de klant een Lieferschein wil ontvangen bij zijn factuur. Vervolgens komt het dossier terecht bij de planner. In Mitoz wordt, op basis van het los- of laadadres, een business unit geselecteerd (er zijn een aantal business units binnen Combinex, verdeeld over verschillende regio’s) en een lijst geproduceerd met vervoerders die in aanmerking komen om het transport uit te voeren.  Als de planner een vervoerder heeft gevonden, stuurt hij hem een laadopdracht. Op de laadopdracht wordt aangegeven welke prijs de vervoerder mag hanteren maar ook het dossier- en ritnummer dat hij straks op zijn factuur moet vermelden. De chauffeur gaat rijden en levert zijn goederen af op het los-adres. Vervolgens stuurt hij zijn factuur, voorzien van het dossier- en ritnummer, met bijbehorende vrachtbrieven naar Combinex. In veel gevallen gebeurt dit via de e-mail maar de facturen worden ook nog regelmatig per post ontvangen. De facturen worden gescand of automatisch geïmporteerd in ImageCapture waar ze worden gekoppeld aan de juiste vervoerder (crediteur) en worden uitgelezen op bedrag, datum en overige relevante factuurgegevens. ImageCapture leest daarnaast ook het dossiernummer uit, en haalt de bijbehorende dossierregels op uit Mitoz.

ImageCapture herkent de unieke cijfercombinatie van ons dossier-ritnummer, ongeacht de lay-out van de facturen. Wij krijgen van een paar honderd verschillende vervoerders facturen dus wij weten niet altijd van te voren waar deze cijfercombinatie precies op de factuur staat. Met name de Oost-Europese facturen zijn soms slecht te ontcijferen. Daarom is het erg makkelijk dat ImageCapture de herkenning op basis van het door ons opgegeven kenmerk uitvoert.

In ImageCapture vindt controle plaats op de factuur en eerder aangemaakte dossierregels in Mitoz. Als de factuur overeenkomt wordt deze geaccordeerd en de boeking automatisch aangemaakt in Mitoz. De digitale factuur wordt als bijlage bij de boeking in Mitoz opgeslagen. Een automatisch proces zorgt ervoor dat hierna de verkoopfactuur, met de CMR en eventueel de Lieferschein, vanuit Mitoz verzonden wordt aan de opdrachtgever. Ook worden de boekingen van Mitoz naar AccountView geëxporteerd van waaruit de betaling plaatsvindt.

ImageCapture controleert het totaalbedrag van de factuur met het dossierbedrag. In een ideale situatie komt dit met elkaar overeen en kun je direct op OK drukken. Als het factuurbedrag niet overeen komt met het regelbedrag kun je de boeking ook niet doorzetten want het totaalbedrag van de boeking komt dan niet op 0. Je kunt dus niet per ongeluk een factuur doorzetten die niet klopt. 

De vrachtbrieven die worden meegezonden met de inkoopfactuur worden in ImageCapture visueel (op het scherm) gescheiden en in veel gevallen automatisch gekoppeld aan het bijbehorende dossier in Mitoz. Bij meerdere ritten op één factuur, worden ook meerdere dossiers gekoppeld aan de boeking. Voor het verwerken van de bijbehorende vrachtbrieven moet dan nog het juiste dossier geselecteerd worden. Wanneer er in Mitoz bij de klantgegevens staat aangegeven dat de klant een Lieferschein wil ontvangen, moet in ImageCapture aangegeven worden welk document de CMR is en welk document de Lieferschein. Het selecteren van de Lieferschein is in dit geval verplicht in ImageCapture. 

Emballage

Een goede registratuur van de emballage mag niet ontbreken in het proces. Emballage wil zeggen: de pallets die gebruikt worden om goederen mee te vervoeren. Vaak wordt er palletruil toegepast, waarbij de chauffeur een aantal lege Europallets meeneemt en omruilt voor de pallets met goederen die hij ophaalt bij het laadadres. Als hij vervolgens op het los-adres aankomt, ontvangt hij weer hetzelfde aantal lege pallets van de ontvanger. Het komt natuurlijk wel eens voor dat de vervoerder geen pallets bij zich heeft, of dat het er minder zijn. Dit moet zorgvuldig geregistreerd worden om te voorkomen dat pallets zoek raken. Eén pallet kost al gauw 14 euro en bij een paar ritten per week lopen de kosten dan al snel op. Bij Combinex is er een aparte afdeling die zich hier volledig mee bezig houdt; 

Tijdens het verwerken van de vrachtbrieven wordt in ImageCapture automatisch gecontroleerd of er sprake is van palletruil, op basis van de gegevens in Mitoz. De afdeling die de emballage registreert krijgt de bijbehorende vrachtbrieven in ImageCapture te zien en kan aan de hand hiervan de registratie vastleggen. Als blijkt dat er pallets ontbreken wordt dit door de medewerker aangemerkt waarna de gegevens worden geëxporteerd naar Mitoz. Vanuit Mitoz wordt hiervan automatisch een overzicht naar de vervoerder verzonden. Als er binnen 7 dagen geen palletbon of ander document als bewijs wordt aangeleverd, genereert Mitoz een emballage factuur. Deze factuur wordt dan verrekend met de inkoopfactuur van de vervoerder. 

Kostenfacturen in AccountView

Als financiële applicatie maakt Combinex gebruik van AccountView. De kostenfacturen worden met behulp van ImageCapture rechtstreeks in AccountView geboekt. Speciaal voor Combinex is er een sign job ingebouwd, waardoor de directie digitaal een handtekening ter goedkeuring op de factuur kan stempelen.

Sinds dit jaar behoren wij vanwege het aantal medewerkers en de behaalde omzet tot de middelgrote ondernemingen en zijn wij dus controleplichtig. Door deze controle stap in ImageCapture voldoen wij aan de gestelde eis om scheiding tussen uitvoering en controle werkzaamheden aan te brengen.

Wat heeft het werken met ImageCapture opgeleverd

We werken eigenlijk al zo lang met ImageCapture dat ik niet anders gewend ben. Het is niet te doen om de massa facturen die wij krijgen handmatig te controleren en te koppelen. Onze administratie is in verhouding tot de totale organisatie heel klein, dat was zonder deze automatisering nooit mogelijk geweest.

Een ander voordeel van het werken met ImageCapture is het digitale archief waardoor documenten snel en gemakkelijk opvraagbaar zijn. Ook het vinden van het juiste dossier bij de inkomende factuur is een geautomatiseerd proces. Dit scheelt veel zoekwerk, met name vanwege het grote aantal dossiers dat de administratie van Combinex dagelijks verwerkt. Ook de verschillende, soms lastig te lezen en schrijven, namen van de vervoerders maken het bijna onmogelijk om op naam te zoeken. ImageCapture zoekt de juiste crediteur automatisch op basis van het bankrekeningnummer, dat gaat een stuk sneller en zonder kans op fouten. Het rekeningnummer is immers uniek.

Ervaringen met Scan Sys

Als je met iemand van Scan Sys om de tafel gaat zitten om jouw wensen te bespreken, dan kan dit bijna altijd gerealiseerd worden. Er is een heleboel mogelijk met de software en dit kan helemaal op maat worden afgestemd. De consultant denkt echt mee in het proces en geeft ook aan wat er eventueel nog meer mogelijk is met de software buiten hetgeen wat je zelf al hebt bedacht.

Aldus Wilco Zwijgers, Manager Accounting bij Combinex