GVT Group of Logistics

GVT

GVT Group of Logistics is een samenstelling van 6 gespecialiseerde logistieke bedrijven waaronder GVT Transport, GVT Global Solutions en Barge Terminal Tilburg. Sinds 2006 is GVT gebruiker van ImageCapture voor de geautomatiseerde verwerking van hun vrachtdocumenten. In 2012 is ook de verwerking van facturen geautomatiseerd met behulp van onze software. Joeri Stok, IT & Project Manager, vertelt over het gebruik van de software en de ervaringen met Scan Sys.

Toen ik in 2006 begon bij GVT was één van de eerste projecten het in huis halen van Scan Sys. Na de uitrol van ImageCapture zijn wij eigenlijk ieder jaar verder gaan uitbreiden. We gebruiken het steeds vaker en er komen ook steeds meer gebruikers bij.

GVT Group of Logistics

Gebroeders Versteijnen Transport is opgericht in 1957 door de broers J.A.G. en W.G.M. Versteijnen. In een paar decennia is de organisatie uitgegroeid tot GVT Group of Logistics, een allround logistiek dienstverlener van formaat. De organisatie telt ruim 700 medewerkers en heeft iedere dag zo’n 300 trekkende eenheden op de weg rijden. Daarnaast varen er meerdere binnenvaartschepen en rijden dagelijks treinen tussen de terminals in Tilburg en Eindhoven en de havens van Rotterdam. De focus van GVT ligt op de diversiteit in vervoersmethoden voor goederentransport: Via weg, water en rails. Naast de verschillende transportmogelijkheden beschikt GVT ook over ca 150.000 m2 warehouse voor de opslag en distributie van goederen. GVT levert duurzame en inventieve logistieke diensten. Door te blijven investeren in mensen en middelen leveren zij een full service dienstverleningsproduct als ketenorganisator en -regisseur. Door de continue ontwikkeling van specialismen streeft de organisatie ernaar om de meest toonaangevende full service logistieke dienstverlener te zijn voor bedrijven die in, of vanuit Nederland ketens organiseren en beheren. Kernwaarden zoals openheid, gedrevenheid, praktische zin en flexibiliteit vormen hierbij de basis van de samenwerking, zowel onderling als met de opdrachtgevers.

Onze organisatie kenmerkt zich door servicegerichtheid. We denken altijd vanuit de optiek van de klant bij het vinden van oplossingen en bieden daarbij een hoge mate van flexibiliteit. 

Het kiezen van een scan oplossing

Op het moment dat GVT in 2006 op zoek ging naar een scan oplossing werden er dagelijks 1500 orders verwerkt. Iedere order betekent een vrachtdocument die fysiek bewaard werd in mappen. Bij vragen over opdrachten of leveringen moest er in het steeds verder groeiende archief gezocht worden naar het juiste document. Nu, in 2016 worden er dagelijks maar liefst 11.000 vrachtdocumenten verwerkt met de ImageCapture software. 

Het selecteren van een scan oplossing was uit noodzaak geboren. We hadden op dat moment een papieren archief. Het zoeken ging hierdoor traag en het archief nam steeds meer ruimte in beslag. Het in de juiste volgorde opbergen van de documenten kostte ons veel tijd. Vanuit eerdere werkervaring kende ik de software en Maarten al (red. Maarten Terlingen, directeur Scan Sys). Ik had de software bij andere transporteurs al werkend gezien en daarom besloten wij om voor een bewezen oplossing te kiezen.

Door overnames en uitbreidingen van het dienstenpakket is GVT Group of Logistics aanzienlijk gegroeid. Hierdoor nam ook de druk op de financiële administratie toe en ontstond de vraag naar een geautomatiseerde oplossing voor het verwerken van inkomende facturen. Daarom is besloten om de bestaande ImageCapture for Documents licentie uit te breiden met de invoice module, zodat ook de inkomende factuurstroom volledig gedigitaliseerd verwerkt kon worden. Jaarlijks worden er bij GVT ongeveer 40.000 facturen verwerkt.

Facturen kwamen op verschillende vestigingen binnen en werden vaak in papieren vorm rondgestuurd ter goedkeuring. Onderweg raakten ze zoek of bleven ze liggen op het bureau van een collega. Hierdoor hadden wij geen actuele inzage in onze kosten en de status van onze facturen.

Inzet van ImageCapture

Bij GVT Group of Logistics wordt ImageCapture vandaag de dag enerzijds gebruikt voor het digitaliseren van vrachtdocumenten en anderzijds voor het geautomatiseerd verwerken van inkomende facturen. De vrachtdocumenten worden gekoppeld aan de order in Transpas en de facturen worden geboekt en gearchiveerd in Exact Globe en Transpas.

Van iedere order wordt een ritlijst en een vrachbrief afgedrukt, voorzien van een barcode. Vervolgens gaat de chauffeur rijden en levert ’s avonds zijn spullen in. Een collega neemt de documenten in ontvangst en scant ze per rit. Door een link naar de database van ons TMS worden in ImageCapture alle orders opgehaald die bij deze rit horen. De documenten met barcode worden automatisch gekoppeld aan de juiste order en voor de documenten zonder barcode wordt in ImageCapture een lijstje getoond met alle ordernummers die bij de rit horen. Zo kunnen we die vrij snel handmatig linken. De documenten worden gekoppeld in het TMS voor eigen archiefdoeleinden en daarnaast maken wij de documenten ook beschikbaar voor onze opdrachtgevers. Dit kan gekoppeld aan track & trace op onze site, of via ftp bestandsoverdracht. We hoeven zelf verder geen beheer te doen want het wordt allemaal automatisch geregeld. We krijgen ook bijna geen vragen meer over de documenten want de opdrachtgevers kunnen alles zelf inzien.

De facturen van GVT kunnen worden onderverdeeld in drie soorten: directe kosten, dit zijn de charterfacturen, indirecte kosten zoals gas, water en elektra en de facturen voor gebruiksgoederen zoals, koffie en thee, pennen, papier etc. De charterfacturen worden na de geautomatiseerde verwerking in ImageCapture als geblokkeerde boeking aangemaakt in Exact Globe. Tegelijkertijd wordt de factuur gematched met de opdracht in Transpas. Nadat de match is gemaakt, wordt de definitieve factuur in Transpas gemaakt en de boeking gedeblokkeerd in Exact Globe. De indirecte kostenfacturen ondergaan een fiatteringsslag in Swift Factuur waarna ook deze boekingen gedeblokkeerd worden in Exact Globe. Geen risico op het ongezien betalen van facturen, maar wel directe registratie van de kosten. Voor de digitale goedkeuring maakt GVT Group of Logistics met ongeveer 50 budgethouders gebruik van de fiatteringsoplossing Swift Factuur van software leverancier Easy Systems. De facturen voor de gebruiksgoederen tot slot, worden binnen Swift Factuur gematched met de achterliggende inkooporder in Swift Inkoop.

Doordat wij steeds groter werden kregen we steeds meer problemen met de routing van de facturen. De facturen kwamen binnen op verschillende locaties, daar werden ze fysiek rondgestuurd naar de verantwoordelijke. Dan ging er wel eens twee of drie weken overheen voordat de factuur verwerkt kon worden omdat hij ergens bleef liggen op een bureau of soms zelfs kwijt was. Niet ingeboekt, betekende ook geen kostenoverzicht. We hadden de gehele inkoopfactuurstroom gecentraliseerd zodat alles binnenkwam op het hoofdkantoor. Van daaruit werden de facturen fysiek verstuurd naar de medewerkers op de verschillende vestigingen. Dit leverde een gigantische stroom van interne post op. Daarom zijn wij op zoek gegaan naar een factuurverwerkingsoplossing met digitale fiattering. Het maakt een groot verschil, de facturen worden nu gescand en in ImageCapture verwerkt, geboekt in Exact en automatisch doorgezet naar Swift Factuur. We kunnen nu precies zien wie welke factuur nog moet accorderen en waar deze zich bevindt.

Wat heeft het werken met ImageCapture opgeleverd?

Met name een enorme tijdsbesparing. We hoeven niet meer te zoeken naar documenten en we hebben een veel betere positie richting onze leveranciers. Betalingen komen op tijd en het crediteurensaldo wordt beter beheerd. Dit geeft vertrouwen aan onze leveranciers. Ook kunnen wij meer werk verzetten met hetzelfde aantal mensen.

Ervaringen met Scan Sys

Onze  ervaringen met Scan Sys zijn gewoon goed! Ze hebben kennis van zaken en denken graag mee in het zoeken en vinden van oplossingen. Ook bij het zoeken naar de factuurverwerkingsoplossing zijn we heel goed geholpen door Scan Sys.

Aldus Joeri Stok, IT & Project Manager GVT Group Logistics