Hebben jullie ook een koppeling met Exact Online?

Geplaatst: 18 november 2021

Wij krijgen regelmatig de vraag: koppelen jullie ook met systeem A of B? Inmiddels zijn er meer dan 50 standaardkoppelingen met ImageCapture beschikbaar waar je als gebruiker uit kunt kiezen. Deze koppelingen of integraties zijn met bekende ERP-, TMS- en financiële systemen. Ieder systeem is een nieuwe koppeling met zijn eigen unieke functionaliteit en toepassingsmogelijkheden. In de rubriek Hebben jullie ook een koppeling met …? lichten wij iedere keer een van onze koppelingen uit. Deze keer is dit de koppeling met Exact Online. Scan Sys heeft al jaren gecertificeerde koppelingen met nagenoeg alle producten van Exact software. In dit artikel lees je alles over de mogelijkheden van ImageCapture voor jouw Exact Online-administratie.

Factuurverwerking met Exact Online

Met ImageCapture kun je het verwerkingsproces van je inkoopfacturen volledig automatiseren. De software integreert met jouw Exact Online-administratie en maakt hierbij gebruik van de daar aanwezige data. Zo herkent de software niet alleen alle relevante factuurinformatie zoals factuurnummer, bedragen en BTW, maar wordt de factuur ook automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in Exact Online.

Automatisch boekingsvoorstel
Op basis van de crediteurinformatie in jouw Exact Online-administratie, zoals voorkeursrekeningen, kostenplaatsen en projectcodes, maakt ImageCapture een boekingsvoorstel voor je aan. Dit boekingsvoorstel kun je zelf naar wens nog aanpassen als je wilt maar in veel gevallen hoef je alleen maar op ok te klikken en je boeking is aangemaakt in Exact.

Automatisch matchen met bestellingen en ontvangsten
Een groot voordeel van factuurverwerking met ImageCapture software is dat je je inkoopfacturen ook automatisch kunt laten matchen met je bestellingen en ontvangsten in Exact. Dat kan op kopniveau, waarbij de software op basis van het ordernummer de bestelregels ophaalt, of op regelniveau waarbij ook aantallen, artikelen en prijzen worden vergeleken met de bestel- en ontvangstregels. Als er dan een verschil is tussen je bestelling en de factuur, zie je direct waar dit verschil zich bevindt.

Systeemakkoord
Wil je je inkoopfacturen ook digitaal goedkeuren? Dan kun je in ImageCapture aangeven dat de inkoopfacturen die 100% matchen met de bestelling automatisch goedgekeurd worden. Als er een verschil is geconstateerd kun je de inkoopfactuur uiteraard wel digitaal laten goedkeuren.

goedkeuringsWorkflow met ImageCapture 

Als je je inkoopfacturen digitaal wil laten goedkeuren voor betaling, kun je gebruik maken van de ImageCapture Workflow. Tijdens het automatisch boeken van de inkoopfacturen wordt dan, op basis van een procuratieschema, de juiste fiatteur (of fiatteurs) geselecteerd. Facturen worden wel direct geboekt in Exact Online, maar krijgen de status geblokkeerd voor betaling. Pas nadat ze zijn goedgekeurd, worden de inkoopfacturen vrijgegeven om betaald te worden.

Procuratieschema’s
De procuratieschema’s kun je heel flexibel inrichten. Zo kun je deze koppelen aan grootboekrekeningen, kostenplaatsen of crediteurs. Ook kunnen er drempelbedragen worden ingesteld waarbij een factuur boven een bepaalde waarde altijd standaard naar de directie wordt gestuurd ter goedkeuring.

Plaatsonafhankelijk goedkeuren
De inkoopboekingen worden direct aangemaakt in je Exact Online-administratie maar staan nog geblokkeerd voor betaling. De fiatteurs krijgen een automatisch e-mailbericht met een link naar de facturen die zij moeten beoordelen. Dit kan via de desktop als je op kantoor aan het werk bent maar ook vanaf je smartphone of tablet als je onderweg en thuis aan het werk bent.

Snel zoeken en fiatteren
In ImageCapture vindt de fiatteur een overzicht van alle goed te keuren inkoopfacturen. Managers zien hier ook de inkoopfacturen die bij hun medewerkers in de workflow staan. In het overzichtsscherm kun je de inkoopfacturen filteren, bijvoorbeeld op crediteur of factuurdatum. Zo kun je facturen die met voorrang behandeld moeten worden er snel tussenuit filteren.

Uitgebreide goedkeuringsfunctionaliteit
Als je de inkoopfacturen gaat beoordelen, heb je de mogelijkheid om deze goed- en af te keuren en te voorzien van een opmerking. Daarnaast kun je ook een vraag stellen aan je collega of kun je de factuur delegeren aan een collega.

Alle boekingsinformatie is zichtbaar
Tijdens het goedkeuren kun je niet alleen zien hoe de factuur geboekt is, je kunt ook zien wie de factuur op welk moment heeft aangeraakt. Zo lees je in de audit trail terug of er bijvoorbeeld al vragen zijn gesteld over de factuur. Ook opmerkingen van je collega’s vind je hier terug. Je hebt dus alle informatie binnen handbereik om je factuur te kunnen goedkeuren.

Digitaal archief

Alhoewel het standaard onderdeel uitmaakt van de workflow-functionaliteit, is het toch wel noemenswaardig om het digitale archief in ImageCapture apart te benoemen. Het digitale archief bevat alle inkoopfacturen die in ImageCapture worden of zijn behandeld. De toegang tot het archief is flexibel in te regelen waardoor medewerkers alleen voor hen bestemde documenten kunnen inzien. Wanneer de inkoopfacturen het goedkeuringsproces hebben doorlopen, worden ze niet alleen gearchiveerd in je Exact Online-administratie, maar ook in het digitale archief. Daarbij is ook de complete audit trail beschikbaar. Je kunt het archief dus ook gebruiken voor naslag.

Filtermogelijkheden
Ook het digitale archief kent uitgebreide filtermogelijkheden zoals het zoeken op bedragen, data, crediteur of type facturen.

Reporting
Optioneel is het mogelijk om het archief uit te breiden met een rapportagetool. Zo kun je bijvoorbeeld monitoren hoe het verwerkings- en goedkeuringsproces van je inkoopfacturen verloopt en waar eventuele bottlenecks in het proces zich voordoen. Ook kun je leveranciersrapportages draaien of je kosten per periode in kaart brengen met deze rapportagetool. Waardevolle managementinformatie wordt op deze manier beschikbaar gesteld.

Hosting
Voor gebruikers van Exact Online is het mogelijk om ImageCapture te gebruiken vanaf ons hosting platform. Wij ontzorgen jou dan volledig qua technisch onderhoud. Ook werk je altijd met een recente versie van ImageCapture want wij voeren periodieke updates voor je uit. Gebruikers van ons platform kunnen daarnaast ook gebruik maken van uitgebreide supportondersteuning via telefoon, portal of chat.

 

Benieuwd naar de mogelijkheden van ImageCapture voor jouw Exact Online-administratie?

Bekijk dan ook eens onze productpagina Factuurverwerking met Exact Online of vraag direct een demo aan!