Digitaliseer je transportadministratie met ImageCapture!

Geplaatst: 21 juni 2021

In de transportbranche zijn heel wat documenten in omloop die (handmatig) verwerkt moeten worden. Denk bijvoorbeeld aan charterfacturen, vrachtbrieven, weegbonnen en kostenfacturen. Met ImageCapture software kun je al deze documenten digitaliseren en intelligent verwerken om zo kostbare tijd te besparen op de administratie. In dit artikel lees je hoe ImageCapture kan helpen bij het automatiseren van je transportadministratie.

Vrachtbriefverwerking
Alhoewel de e-CMR in opkomst is, blijkt dit nog lang niet bij iedere transportorganisatie gebruikt te worden. Zo wordt voor het internationaal transport gebruik gemaakt van internationale vrachtdocumenten zoals de CMR en  de Lieferschein. Deze documenten kunnen nog niet in alle landen worden vervangen door de e-CMR. ImageCapture for Documents biedt de mogelijkheid om al deze retourkomende documenten batchmatig te scannen of via boardcomputer-koppelingen direct in te lezen vanuit scans, gemaakt in het voertuig. Door integraties van ImageCapture software met diverse TMS-applicaties, kunnen de documenten geautomatiseerd worden gekoppeld aan het juiste dossier of de bijbehorende rit in het TMS. Van daaruit zijn de documenten direct opvraagbaar, kunnen ze worden meegezonden bij opmaak van de verkoopfactuur of direct beschikbaar gesteld worden bij de zending gegevens op tracking en tracing portals.

 

Aftekenlijsten
Voor de fijnmazige distributie kan de combinatie van ImageCapture for Documents en Runsheets ingezet worden om aftekenlijsten op te splitsen in separate zendingsregels. Ook wordt automatisch gedetecteerd of er een handtekening is geplaatst. De losse zendingsregels kunnen na verwerking online beschikbaar worden gesteld aan de opdrachtgevers bij de zendinggegevens op tracking en tracing portals.

 

Colli- en emballagemutaties
Met ImageCapture for Documents en Forms kun je ook de colli- en emballagemutaties verwerken en vastleggen op het dossier in het TMS. Ook manco’s en schades kunnen hierin worden opgenomen. Zo is je transportdossier in een handomdraai bijgewerkt!

 

Factuurverwerking met workflow voor de goedkeuring
Met ImageCapture for Invoices kun je ook de verwerking van je charter- en kostenfacturen automatiseren. De software matcht charterfacturen automatisch op de in het TMS vastgelegde inkoopposities, waarbij eventuele verschillen tussen de voorcalculatie en de factuur direct zichtbaar worden. De boeking wordt aangemaakt in het TMS en naar keuze ook in je financiële boekhoudpakket.

Kostenfacturen worden automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in je financiële administratie en op basis van de data in je boekhouding, maakt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan. De digitale documenten worden gearchiveerd in het TMS en/of in het financiële pakket en zijn direct vanuit de boeking opvraagbaar.

Aansluitend kun je de facturen digitaal laten goedkeuren met behulp van ImageCapture Workflow. De fiatteur krijgt automatisch een bericht met een link naar de facturen die klaar staan om goed te keuren in ImageCapture. Naast goed- en afkeuren kan de fiatteur ook een vraag stellen over de factuur, de factuur delegeren aan een collega of een opmerking bij de factuur plaatsen. Vanaf het moment dat de facturen in ImageCapture in behandeling zijn, worden ze ook opgeslagen in het digitale archief. Nadat de fiattering heeft plaatsgevonden wordt het document voorzien van de complete audit trail.

 

Eén oplossing voor al je administratieve systemen
Het grote voordeel van ImageCapture software is dat je zowel een integratie met je transportadministratie als met het financiële boekhoudpakket in huis hebt. Ook de digitale goedkeuring verloopt in ImageCapture, zowel voor je charterfacturen als voor de kostenfacturen. Geen gedoe met meerdere scanningsystemen en het dubbel invoeren van gegevens dus! ImageCapture zorgt voor een naadloze integratie met jouw transport administratieve systemen.

Honderden transport bedrijven in binnen- en buitenland werken al met ImageCapture voor de dagelijkse digitalisering en geautomatiseerde verwerking van hun operationele documenten en facturen.

Meer weten over de voordelen van automatisering van je transportadministratie?

Bekijk dan ook eens onze oplossingspagina’s Vrachtbriefverwerking en Factuurverwerking of plan direct een product demo in!