Al je documenten binnen handbereik!

Geplaatst: 1 juni 2021

Verreweg het grootste deel van onze klanten gebruikt ImageCapture software voor het geautomatiseerd verwerken en digitaal goedkeuren van inkoopfacturen in koppeling met het achterliggende ERP of financiële pakket. Steeds vaker zien wij dat, wanneer dit proces op de rit staat, de wens bestaat om ook alle overige documentstromen te digitaliseren. Vooral nu er veel meer wordt thuisgewerkt is het handig om documenten digitaal tot je beschikking te hebben! Zo voorkom je bijvoorbeeld dat belangrijke poststukken lange tijd onbehandeld blijven liggen of zoek raken.

Met ImageCapture for Documents kunnen alle uiteenlopende documenttypes zoals pakbonnen, inkomende poststukken en HR-dossiers ook eenvoudig geautomatiseerd, en digitaal gearchiveerd worden, in het ERP of CRM-systeem. Zo zijn de documenten altijd binnen handbereik en wordt ook bespaard op kostbare archiefruimte. 

Documenten geautomatiseerd verwerken met ImageCapture for Documents

Alle documenten kunnen in één keer gescand worden, of als ze al digitaal binnenkomen, direct geïmporteerd worden uit de mailbox. In ImageCapture kunnen de documenten automatisch (of interactief op het scherm) gesplitst worden. Bij het classificeren van de documenten maakt ImageCapture gebruik van de gegevens uit jouw ERP, CRM, CVS (Cliënten Volg Systeem) of financiële applicatie. Denk bijvoorbeeld aan het documenttype, het type relatie, order, medewerker of cliënt. Als jouw applicatie ook workflow-functionaliteit heeft, sluit ImageCapture hier naadloos op aan en wordt er voor de medewerker(s) automatisch een verzoek gestart voor verdere afhandeling van het document. De documenten kunnen ook automatisch verzonden worden vanuit ImageCapture.

De digitale documenten worden geëxporteerd naar het CRM-systeem en worden hier gearchiveerd, bijvoorbeeld onder de relatie-, order-, project- of medewerkerskaart. ImageCapture maakt gebruikt van geavanceerde OCR-technologie tijdens het scannen van de documenten en maakt deze aan in een tekst-doorzoekbaar Pdf-formaat. Ook kunnen de documenten in diverse andere bestandsformaten zoals CSV en XML geëxporteerd worden.

Voor welke applicaties?

De documentverwerkingsoplossing van ImageCapture is nu al standaard beschikbaar voor gebruikers van AFAS, Emergo Compas, Exact Globe, Exact Synergy, Ridder iQ, Trimergo ERP, SAP Business One, Unit4 Multivers en Visma AccountView. Een compleet overzicht van alle functionaliteit voor documentverwerking vind je hier. Staat jouw CRM of ERP er niet tussen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op voor de mogelijkheden!