Nieuwe koppeling met Shopper en Exact Financials

Geplaatst: 8 april 2021

Voor gebruikers van Exact Financials is een nieuwe koppeling met inkoopmanagementsoftware Shopper en ImageCapture ontwikkeld. Door de integratie tussen deze systemen kan jouw inkoopproces volledig gedigitaliseerd worden, van bestelling tot betaling, ofwel een Purchase-2-Pay proces. Zo houd je optimaal grip op je uitgaven terwijl de aanvraag lager in de organisatie belegd kan worden. Door ook het factuurverwerkingsproces hierop aan te sluiten, bespaar je kostbare tijd op het administratieve proces. In dit artikel vertellen wij kort iets over de mogelijkheden van inkoopmanagement voor jouw Exact Financials-administratie.

Inkoopmanagement met Shopper
Shopper is gebruiksvriendelijke inkoopmanagementsoftware waarmee je het volledige inkoopproces van aanvragen, bestellen en het registreren van ontvangsten kunt digitaliseren. Ondersteund door budgetten en mandaten kunnen medewerkers zelf aanvragen plaatsen in Shopper, waarbij ze gebruik kunnen maken van interne catalogi, OCI koppelingen met vooraf geselecteerde webshops of vrije aanvragen. De aanvraag kan digitaal worden goed- of afgekeurd door de verantwoordelijke (al dan niet op deelniveau) waarna de bestelling geplaatst kan worden. Het grote voordeel hiervan is dat er niet alleen sprake is van directe bewaking van uitputting van budgetten maar ook direct inzicht is in aanvragen die in behandeling zijn, nog voordat deze leiden tot daadwerkelijke bestellingen. Ook ontstaat de mogelijkheid om bestellingen te bundelen. Op deze manier kunnen bijvoorbeeld betalingskortingen of staffelprijzen worden bedongen en vinden er geen onnodige, of dubbele uitgaven meer plaats.

Bij de verwerking van de aanvraagregels wordt direct een link gelegd met grootboekrekeningen, kostenplaatsen, -dragers en projecten uit Exact Financials. Het navolgend boeken van de facturen, in koppeling met de inkooporder uit Shopper, kan hierdoor volledig geautomatiseerd verlopen.

Contracten en offertes beheren
In Shopper kun je ook je periodieke contracten registreren waarbij tijdig signalering plaats vindt als de termijn gaat verstrijken. Zo voorkom je stilzwijgende verlenging (wanneer dit niet gewenst is). Ook je offertetraject kun je in Shopper vastleggen. Zo kun je je offerte-aanvragen eenvoudig monitoren en kan correspondentie omtrent de offertes worden vastgelegd. Met de Shopper contractmutatie-module is het ook mogelijk om op contracten in Shopper meteen periodiek vrijvallende verplichtingsregels vast te leggen. ImageCapture kan de bijbehorende inkoopfacturen hierop automatisch matchen.

Factuurverwerking en matching op bestellingen, ontvangsten en contracten
Wanneer de bestelling is geplaatst en de goederen of diensten zijn ontvangen is het wachten tot de inkoopfactuur ontvangen is. In ImageCapture wordt deze automatisch gematcht met de eerder geplaatste bestelling of contractregel in Shopper, waarbij verschillen in prijzen, aantallen of artikelen direct gesignaleerd worden, tot op regelniveau. Inkoopfacturen die geen volledige matching opleveren, kunnen na het boeken van de factuur in Exact Financials digitaal worden gefiatteerd met ImageCapture Workflow.

Ook incidentele facturen waar geen bestelling aan vooraf is gegaan, verwerk je eenvoudig met ImageCapture software. ImageCapture herkent de crediteur, leest de factuurdata uit en maakt een automatisch boekingsvoorstel. Hierbij kunnen deze facturen direct worden gecodeerd op alle bekende gegevens uit Exact Financials zoals rekeningen, kostenplaatsen, -dragers, projecten, dimensies, activa en overige boekingsgegevens. ImageCapture maakt direct de boeking aan in Exact Financials, al dan niet met blokkade voor betaling.

Workflow
Ook de fiattering van je facturen vindt plaats in ImageCapturen (vanaf PC, tablet of mobiel) waarbij de software de factuur automatisch koppelt aan de desbetreffende fiatteur(s) en een notificatie verzendt met een link naar de te beoordelen facturen. Bij inkoopfacturen gerelateerd aan een bestelling in Shopper vindt de automatische aflettering van de bestelregels naar keuze, voor of na fiattering plaats. Desgewenst kan het digitale document ook direct in Shopper worden opgevraagd vanuit de bestelling of boeking, compleet met de verwerkingsdata (audit trail).

Meer weten over Purchase-2-Pay voor jouw Exact Financials administratie?

Bekijk dan ook onze webpagina Inkoopmanagement met Shopper of plan direct je demo!