Ontdek het gemak van factuurherkenning op regelniveau!

Geplaatst: 24 februari 2021

Ook wanneer je als organisatie geen duizenden inkoopfacturen per maand te verwerken hebt, kan het geautomatiseerd boeken van je inkoopfacturen rendabel zijn. Bijvoorbeeld, omdat je inkoopfacturen een complex boekingsproces ondergaan en hierdoor veel tijd kosten op de administratie. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met onze software is de mogelijkheid van factuur-regelherkenning en het boeken op regelniveau. In dit artikel vertellen wij je meer over deze geavanceerde functionaliteit in ImageCapture software. Ontdek hoe, en bij welke soort facturen je factuurherkenning op regelniveau kunt gebruiken, ook als de inkomende facturenstroom minder groot is.

Maandelijks terugkerende inkoopfacturen zoals leasenota’s en facturen voor telefonie

Wanneer je regelmatig inkoopfacturen ontvangt die op regelniveau geboekt moeten worden, weet je waarschijnlijk al dat dit een tijdrovend en foutgevoelig proces is. Denk bijvoorbeeld aan de verwerking van de leasenota, waarbij je het kenteken wilt koppelen aan de kostenplaats van de bestuurder. Dat betekent in een handmatig boekingsproces dat ieder kenteken moet worden opgezocht in de administratie waarna de factuurregels een voor een moeten worden geboekt. Alle bedragen moeten per regel correct worden ingevoerd zodat de individuele boekingsregels bij elkaar opgeteld hetzelfde zijn als het totaalbedrag van de factuur. Als je ergens een foutje hebt gemaakt tijdens het boeken moeten alle boekingsregels nagelopen worden. Een tijdrovend en frustrerend karwei! Hetzelfde geldt voor de telefonienota waarbij je mobiele nummers wilt koppelen aan de medewerkers. Deze facturen komen meestal maandelijks terug en hierdoor loont het al snel om dit proces te automatiseren. In ImageCapture wordt eenmalig ingesteld hoe deze facturen geboekt moeten worden en ImageCapture boekt alle volgende facturen voortaan op die manier.

Met de functionaliteit Vaste boekingen in ImageCapture kun je ook automatisch gedetailleerde boekingsvoorstellen laten genereren, bijvoorbeeld als je inkoopfactuur geboekt moet worden op meerdere grootboekrekeningen.

Incidentele inkoopfacturen

Ook voor incidentele inkoopfacturen kan de noodzaak bestaan om deze te boeken op meerdere boekingsregels. Vooraf weet je misschien nog niet hoe de factuur eruit komt te zien dus wil je tijdens het boeken de factuurregels snel kunnen aanmaken. Ook hier is standaardfunctionaliteit voor beschikbaar in ImageCapture. We noemen dit drag and drop. Met behulp van intelligente OCR-technologie kun je als gebruiker eenvoudig een kader trekken om de factuurbedragen en ImageCapture maakt er automatisch boekingsregels van. Ook de omschrijvingen van de individuele factuurregels kun je eenvoudig aanvullen door een kader om de gewenste tekst op de factuur te trekken. Zo maak je binnen enkele seconden meerdere boekingsregels aan.

Je kunt een boekingsregel ook eenvoudig opsplitsen met de toetsencombinatie Alt + S. Er komt dan een pop-up veld waarin je precies kunt aangeven hoeveel boekingsregels je wilt hebben. De bedragen worden dan evenredig verdeeld over de boekingsregels maar kunnen uiteraard naar wens worden aangepast. Het invoeren en berekenen van de individuele regels en bedragen wordt zo in enkele seconden voor je gedaan.

Inkoopfacturen matchen met bestelling en ontvangst

Een andere vorm van factuurregelherkenning is erg handig voor het verwerken van inkoopfacturen die gecontroleerd moeten worden met de bestelling (of ontvangst) in je administratie. Daarbij kun je de inkoopfactuur in ImageCapture automatisch laten matchen op regelniveau met de orderregels van je bestelling. Het voordeel hiervan is dat eventuele verschillen in prijzen, aantallen en artikelen direct zichtbaar worden op regelniveau. Dat scheelt kostbare tijd in het controleproces! Ook handig is, wanneer je gebruik maakt van ImageCapture workflow voor de goedkeuring van je inkoopfacturen, dan kun je gebruik maken van de functie Systeemakkoord. Dat betekent dat je inkoopfactuur automatisch wordt goedgekeurd voor betaling als deze 100% matcht met de bestelling in je inkoopadministratie.

Meer weten over geautomatiseerde factuurverwerking in ImageCapture?

Bekijk dan ook eens onze webpagina: Factuurverwerking of kies direct je applicatie op onze uitgebreide koppelingspagina. Je mag natuurlijk ook altijd contact met ons opnemen dan kijken we samen met jou hoe de inkoopfacturen automatisch geboekt kunnen worden in jouw administratie!