10 redenen waarom je zou moeten kiezen voor ImageCapture Workflow

Geplaatst: 8 februari 2021

Dat je met een digitaal goedkeuringsproces kostbare tijd bespaart op de verwerking van je inkoopfacturen zal je misschien al bekend zijn. Het is dan ook niet vreemd dat wij regelmatig vragen krijgen over onze workflow oplossing in ImageCapture. In dit artikel leggen wij uit hoe ImageCapture workflow eigenlijk werkt en waarom je deze zou moeten gebruiken voor de digitale goedkeuring van je facturen.

1 Flexibel in te richten procuratieschema’s 

Allereerst is het procuratieschema in ImageCapture heel flexibel in te richten, bijvoorbeeld op basis van crediteur, administratie, factuurtype of andere boekhoudkundige afhankelijkheden. Zo sluit ImageCapture naadloos aan op jouw goedkeuringsproces door automatisch de juiste fiatteur te selecteren. Natuurlijk blijft het mogelijk om hier handmatig van af te wijken.

2 Instellen van drempelbedragen

Ook erg handig in ImageCapture is de mogelijkheid om zogenaamde drempelbedragen in te stellen. Zo kunnen facturen boven een bepaald bedrag automatisch worden aangeboden aan de directie bijvoorbeeld.

3 Automatisch bericht 

Als er facturen ter beoordeling klaar staan in ImageCapture, krijgen de gebruikers hiervan automatisch een bericht. Zo loopt de goedkeuring geen onnodige vertraging op. De frequentie van het aantal berichten en wanneer de gebruikers deze ontvangen is overigens instelbaar.

4 Overzicht van (medewerkers) facturen 

Als de fiatteur inlogt in ImageCapture, ziet hij of zij direct welke facturen goedgekeurd moeten worden. Ook de facturen van medewerkers die onder verantwoordelijkheid van de fiatteur vallen worden hier getoond en kunnen door deze fiatteur afgehandeld worden mocht hij of zij hier aanleiding toe zien. In dit overzichtsscherm kan snel gefilterd worden, bijvoorbeeld op leverancier. Hierdoor kunnen bepaalde facturen met voorrang verwerkt worden.

5 digitaal archief met uitgebreide zoekfunctionaliteit

In het digitale archief van ImageCapture worden alle facturen opgeslagen die in behandeling, of verwerkt zijn. Toegang tot het archief kan ingeregeld worden zodat medewerkers bijvoorbeeld alleen hun eigen documenten kunnen inzien, of de documenten van de medewerkers waar zij verantwoordelijk voor zijn. De facturen kunnen in het archief van ImageCapture gefilterd worden op basis van datum, crediteur of andere afhankelijkheden.

6 delegeren bij afwezigheid

Als je met vakantie gaat, kun je in ImageCapture instellen dat je facturen door een van je collega’s worden goedgekeurd. Geen vertraging en ook geen eindeloze stroom documenten als je terugkomt van je vakantie.

7 Goedkeuren, afkeuren, opmerken, een vraag stellen

Het kan allemaal in ImageCapture! Het goedkeuringsscherm in ImageCapture is heel overzichtelijk ingedeeld en je vindt al deze functies direct terug. Bij het afkeuren van een factuur gaat deze, voorzien van een opmerking, terug naar de boeker. Ook bij het goedkeuren van facturen kan een opmerking geplaatst worden. Verder kun je tijdens het goedkeuren ook een vraag uitzetten bij een collega en wachten op een reactie alvorens je de factuur beoordeeld.

8 Audit trail wordt getoond tijdens het goedkeuren

Wanneer je een factuur gaat goedkeuren in ImageCapture zie je gelijk alle informatie die je nodig hebt om een inhoudelijke beoordeling te doen. Zo kun je bijvoorbeeld eerdere opmerkingen van andere collega’s teruglezen en zie je ook wanneer en door wie de factuur behandeld is. De audit trail wordt overigens ook opgeslagen als bijlage aan de factuur dus ook achteraf kun je al deze informatie terugvinden in je boekhouding of in het digitale archief.

9 Reporting

Het is mogelijk om het digitale archief uit te breiden met de mogelijkheid van reporting. Hiermee kan waardevolle managementinformatie eenvoudig ontsloten worden. Denk bijvoorbeeld aan inzicht in het verwerkingsproces van je inkoopfacturen waardoor je direct kunt zien of er bottlenecks in dit proces ontstaan. Ook kun je informatie over een crediteur of een specifieke periode opvragen voor meer inzicht in je kosten.

10 goedkeuren vanaf iedere locatie, op ieder moment

Je kunt je facturen goedkeuren terwijl je onderweg of thuis aan het werk bent, gewoon vanaf je smartphone, tablet of laptop. De betaling van je facturen hoeft dus nooit meer vertraging op te lopen!

Meer weten over ImageCapture workflow?

Neem dan ook eens een kijkje op onze oplossingspagina Factuurverwerking met workflow en digitaal archief. Je kunt daar ook gelijk zien voor welke koppelingen ImageCapture workflow nu al beschikbaar is. Staat jouw applicatie hier niet tussen? Wij ontwikkelen continu nieuwe koppelingen met ImageCapture workflow. Neem gerust contact met ons op, hou onze nieuwspagina in de gaten of volg ons op social media.