Proces automatisering, een middel tegen factuurfraude

Fraude, een vorm van bedrog waarbij zaken anders worden voorgesteld dan ze zijn, door op papier of digitaal een onjuiste weergave te geven van de werkelijkheid (bron Wikipedia).

Recent onderzoek van de Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) wijst uit dat een gemiddelde organisatie wereldwijd, ongeveer 5% van zijn jaarlijkse omzet verliest aan fraude. Het onderzoek is gebaseerd op 2410 fraudezaken die zijn onderzocht met in totaal een verlies van maar liefst 6,3 miljard! Opvallend is dat met name West-Europa uit het onderzoek naar voren komt als grote verliezer. Het misrepresenteren van financiële feiten van de onderneming, oftewel de financial statement, is de meest voorkomende vorm van fraude binnen een organisatie. Het motief is de financiële positie van een bedrijf rooskleuriger voor te stellen dan deze werkelijk is, om zo bonussen of hoge salarissen te kunnen verantwoorden, of om leningen en investeringen te verkrijgen. Voorbeelden van manieren waarop de fraude wordt gepleegd zijn; het (vooraf) registreren van niet-bestaande verkopen, het factureren van niet-bestaande verkopen maar ook het bewust weglaten of foutief registreren van uitgaven en kosten. Vaak worden deze activiteiten vanuit het management geïnitieerd, waar ook de rapportage van de financiële gegevens van de onderneming wordt opgesteld. (bron ACFE)

Een andere fraudebedreiging voor veel organisaties zijn de fraudefacturen ofwel spookfacturen. Spookfacturen zijn helaas een bekend fenomeen waar organisaties nog dagelijks mee te maken krijgen. Het zijn facturen van niet-bestaande crediteuren die er erg geloofwaardig uit kunnen zien. Medewerkers op de administratie hebben niet altijd in de gaten dat het een spookfactuur betreft en voeren deze op in de administratie. Vooral wanneer het goedkeuren van facturen nog handmatig gebeurt, kan zo’n factuur gemakkelijk tussen de mazen glippen. Niet alleen kunnen de facturen afkomstig zijn van niet bekende crediteuren, ook facturen van bestaande crediteuren kunnen vervalst worden. De factuur is identiek aan de facturen die de crediteur verstuurt, op het rekeningnummer na. Vaak wordt pas na lange tijd bekend dat de factuur vervalst is en tegen die tijd is het rekeningnummer alweer opgeheven en dus niet meer te traceren. Volgens ondernemersvereniging Ondernemend Wijdemeren werd het afgelopen jaar alleen al voor meer dan een miljoen op deze manier buit gemaakt. Volgens deze zelfde bron maken de oplichters gebruik van de “Het moet gisteren klaar zijn” cultuur in het MKB, die onoplettendheid in de hand werkt. Het grootste deel van de spookfacturen werd overigens met de post verzonden. (bron website Ondernemend Wijdemeren)

Procesautomatisering helpt Factuurfraude tijdig te ontdekken

Met het automatiseren van uw administratieve processen, heeft u direct een oplossing voor twee van de hierboven besproken knelpunten, namelijk het gebrek aan controle en tijd. Door het proces van factuurverwerking te automatiseren wordt het controleren van de facturen namelijk een standaard onderdeel van het verwerkingsproces. In ImageCapture software is dit als volgt ingeregeld: Een factuur die binnenkomt, hetzij per post, hetzij digitaal, wordt uitgelezen en automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in het achterliggende boekhoudsysteem. De herkenning wordt onder meer uitgevoerd op basis van het rekeningnummer (IBAN) van de crediteur. Wanneer het rekeningnummer op de factuur niet overeenkomt met het geregistreerde rekeningnummer op de crediteurenkaart, krijgen de medewerkers hier direct een melding van. Ook controleert ImageCapture standaard op dubbele boekingen. Wanneer dus bewust of onbewust facturen dubbel worden aangeleverd, wordt dit direct gesignaleerd. De digitale fiattering van de facturen zorgt ervoor dat facturen altijd door meerdere medewerkers (vier ogen principe) én door de juiste medewerkers worden gezien. Ook wordt de afhandeling van de facturen digitaal geregistreerd. Er kan dus altijd teruggevonden worden wanneer en door wie een bepaalde factuur is gefiatteerd. Bovendien bespaart het een organisatie veel kostbare tijd wanneer facturen automatisch worden uitgelezen en geboekt, vervolgens digitaal worden gedistribueerd en gearchiveerd. Alle informatie is op ieder gewenst moment met een druk op de knop beschikbaar vanuit het achterliggende boekhoudsysteem. Door het factuurverwerkingsproces te automatiseren bespaart een onderneming dus op meerdere fronten en ontstaat er meer transparantie in de financiële processen.

Meer informatie over het automatiseren van uw factuurverwerkingsproces vindt u op onze websitepagina Factuurverwerking.