Personeelsdossiers digitaliseren

Wij zien bij onze relaties een toenemende behoefte om niet alleen facturen maar ook alle overige documentstromen te digitaliseren, vaak als onderdeel van een volledige efficiency slag binnen de organisatie. Met name afdelingen die veel te maken hebben met de verwerking van papieren documentstromen, zoals de HR afdeling, hebben behoefte aan digitalisering en optimalisatie van hun processen. Iedere HR afdeling heeft er namelijk mee van doen; papieren documenten zoals arbeidscontracten, loonheffingsverklaringen en studieovereenkomsten, eigenlijk alle documenten die voorzien moeten worden van een handtekening. Deze documenten worden meestal bewaard in mappen die worden opgeborgen in een archiefruimte. Uiteraard zijn uw HR medewerkers kundig en werken zij heel precies, maar werkt dit systeem eigenlijk nog wel voor uw organisatie?

Een van de meest gehoorde klachten over het gebruik van een papieren archief is het slecht terug kunnen vinden van specifieke documenten in het dossier. Hoe groter het archief, hoe lastiger het juiste dossier te vinden is. Daarnaast is een personeelsdossier in de loop der jaren opgebouwd uit een groot aantal documenten zoals tijdelijke- en vaste arbeidsovereenkomsten en evaluatieformulieren, maar ook opleidingscertificaten en diploma’s die tijdens het dienstverband zijn behaald. Het opzoeken van het juiste document kan hierdoor een tijdrovende klus worden voor uw HR medewerkers. En wat gebeurt er als een document verkeerd wordt gearchiveerd? Ook onvoorziene omstandigheden als waterschade en brand zijn een bedreiging op het moment dat u beschikt over een fysiek personeelsarchief. Tot slot kan een archief behoorlijk wat ruimte in beslag nemen. Afhankelijk van de locatie en grootte van uw kantoor kunnen de kosten per m2 aardig in de papieren lopen. 

Digitaliseren van personeelsdossiers

De documenten op uw HR afdeling bevatten gevoelige informatie over uw medewerkers. Het is dan ook belangrijk dat de behandeling en verwerking hiervan zorgvuldig wordt uitgevoerd. Het digitaliseren en geautomatiseerd verwerken van uw HR dossiers voorkomt menselijke fouten. Een ander, misschien nog wel groter voordeel is dat uw documenten digitaal beschikbaar zijn. Omdat de documenten ook op tekst doorzoekbaar worden gemaakt tijdens het digitaliseren, kunt u met behulp van een zoekopdracht binnen een mum van tijd het juiste document opvragen. Maakt u gebruik van een speciale HR module of applicatie, bijvoorbeeld in Exact Synergy of AFAS? Dan worden de digitale documenten gearchiveerd onder de medewerkerskaart zodat u alle gegevens op één plek beheert. ( een volledig overzicht van de beschikbare koppelingen met HR modules vindt u op: https://www.scansys.eu/partners/overige-koppelingen/ ).

Ons product ImageCapture, is flexibele scan-en-herken- software die bij veel organisaties al wordt gebruikt voor de verwerking van facturen en/of vrachtdocumenten. De software kan echter veel meer: Eigenlijk kan ImageCapture alle soorten documentstromen digitaliseren, waardoor structuur en transparantie wordt aangebracht in het verwerkingsproces. Ook de documenten die al digitaal worden aangeboden, zoals een CV of kopie legitimatie kunnen gelijktijdig met de papieren documenten worden verwerkt.

Dit werkt als volgt: De documenten worden gescand of geïmporteerd en ingelezen in onze software. In het verwerkingsscherm kunnen zaken zoals naam van de medewerker, type document en datum worden aangemerkt waarna de digitale gegevens worden geëxporteerd naar uw achterliggende HRM applicatie, of indien u hier geen gebruik van maakt, de daarvoor bestemde (beveiligde) mappen op het netwerk. Bij het uitlezen van de documenten wordt gebruik gemaakt van OCR technologie (Optical Character Recognition). Hierdoor is het digitale document op tekst doorzoekbaar. Bij gescande documenten wordt automatisch beeldverbetering toegepast. Voor het digitaliseren van het bestaande archief kan gebruik gemaakt worden van barcodes. De barcode geeft aan van welke medewerker het dossier is. Ook kunnen er extra barcodes gebruikt worden voor het specificeren van het documenttype (CV, legitimatie, diploma etc.). De documenten worden dan volledig automatisch gekoppeld aan de juiste medewerker en op documenttype gearchiveerd. Maakt u veelal gebruik van standaardformulieren? Dan kan de software op vaste plaatsen van het formulier waardes uitlezen met behulp van de Form Class module van ImageCapture. Ook is het mogelijk om, op basis van bepaalde zoekwoorden op het document, data automatisch uit te lezen en te verwerken. Deze laatste mogelijkheid is wel afhankelijk van het consistente gebruik van de zoekwoorden.

Een andere mogelijkheid die onze software biedt, is het automatisch verzenden van documenten per e-mail. Zo kunnen bijvoorbeeld de door het salariskantoor digitaal aangeleverde salarisstroken in ImageCapture worden uitgelezen op bijvoorbeeld BSN nummer, geboortedatum of andere unieke kenmerken van de medewerker, en naar het persoonlijke e-mailadres worden verzonden. Gelijktijdig wordt de salarisstrook digitaal gearchiveerd in het personeelsdossier van uw medewerker.

Regelgeving omtrent digitalisering personeelsdossiers

Werkgevers moeten bij het digitaliseren van hun personeel- en salarissystemen blijven voldoen aan hun wettelijke administratieve verplichtingen. Een personeelsdossier is opgebouwd uit documenten die dienen als bewijsvoering zoals een getekende arbeidsovereenkomst of een loonheffingsverklaring. Omdat de techniek zich zo snel ontwikkelt, heeft de wetgever bepaald dat bewijs kan worden geleverd door alle middelen tenzij de wet anders bepaalt. In principe kan dus alles als bewijs worden aangemerkt, zo ook digitale bestanden. De rechter is vrij om digitaal bewijsmateriaal te waarderen op basis van omstandigheden. Er zal bijvoorbeeld moeten worden aangetoond dat de digitale documenten niet gemanipuleerd kunnen worden. De Belastingdienst stelt daarnaast een aantal eisen met betrekking tot de bewaarplicht van de documenten. Zo moet het document gedurende de bewaarplichtige periode altijd beschikbaar zijn voor controle doeleinden via het medium waar het document wordt opgeslagen, en dienen de gegevens inhoudelijk en juist te worden overgezet naar dit medium. De Wet bescherming persoonsgegevens tot slot, bewaakt de privacy van de burgers wat betreft  de omgang van vertrouwelijke documenten. Deze wet dicteert dat de werkgever passende technische en organisatorische maatregelen treft ter beveiliging van de digitale dossiers. De werkgever moet regels stellen over de toegang tot de dossiers en het verwijderen van de dossiers.

Uw personeelsdossiers digitaliseren?

Wilt u meer informatie over de mogelijkheden om uw personeelsarchief te digitaliseren, al dan niet in combinatie met uw HRM applicatie? Neem dan contact met ons op voor de mogelijkheden. Heeft u onze ImageCapture software al in huis, bijvoorbeeld voor de verwerking van uw inkoopfacturen of transportdocumenten? Wij adviseren graag wat de mogelijkheden met uw huidige licentie zijn. Soms betreft het enkel een stuk extra inrichting in de software door onze consultant, of kunt u daarnaast uw licentie eenvoudig upgraden en/of het aantal gebruikers uitbreiden.