Geautomatiseerde factuurverwerking met Transpas

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan-en-herken-software voor de geautomatiseerde factuurverwerking in Transpas Enterprise. De software automatiseert het volledige proces van verwerken, archiveren en fiatteren van je kosten- en charterfacturen in Transpas. ImageCapture integreert volledig met de software van Art Systems en maakt bij het verwerken van de facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit jouw administratie. Je beheert je gegevens dus uitsluitend in Transpas.

Matching

Charterfacturen worden automatisch gematcht op de in Transpas vastgelegde inkoopposities. Eventuele afwijkingen tussen de inkooppositie en factuur kunnen hierdoor direct worden verwerkt in ImageCapture.

Workflow & fiattering

De workflowfunctionaliteit van ImageCapture biedt de mogelijkheid om je facturen digitaal te fiatteren. Zo automatiseert ImageCapture for Invoices het volledige verwerkingsproces van je facturen, van binnenkomst tot aan betaling.

Document als bijlage

De vrachtbrief die in veel gevallen wordt meegezonden met de charterfactuur kan in ImageCapture apart verwerkt worden met behulp van de module ImageCapture for Documents. Het document wordt in dit geval als bijlage aan de digitale factuur gekoppeld en daarnaast aan het digitale transportdossier in Transpas Enterprise gelinkt. Meer informatie over de verwerking van je transportdocumenten vind je op onze oplossingspagina vrachtbriefverwerking.

Screen +phone -2

Inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden ingelezen en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kun je vrije velden zoals bedrijf, administratie en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie rechtstreeks uit jouw Transpas Enterprise administratie. Hierdoor is periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig.

Met behulp van OCR-herkenning of UBL-verwerking wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in de administratie, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend.

Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren.

Matchen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit Transpas Enterprise, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de kostenfactuur. Hierbij worden administratieve velden zoals transportopdrachten, rekeningen en BTW-codes ondersteund.

Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere coderingsregels worden aangeboden. Denk bijvoorbeeld aan een brandstoffactuur die uit een groot aantal factuurregels kan bestaan.

Naast het coderen van kostenfacturen kunnen charterfacturen direct gematcht worden op geregistreerde inkoopposities in Transpas. Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het wijzigen van de inkoopprijzen of het boeken van prijsverschillen en overige kosten. Bij grote verschillen wordt de boeking als geblokkeerde post aangemaakt in afwachting van de ontvangst en verwerking van een creditnota.

Robotic accounting

Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden. De factuur wordt dan automatisch geboekt.

Ook UBL-facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door jou geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.

Fiatteren

Tijdens de herkenning van de crediteur wordt, op basis van het procuratieschema in ImageCapture, ook direct de juiste autorisatielijst geselecteerd, waarbij rekening wordt gehouden met vooraf ingestelde drempelbedragen. Op basis van deze drempelbedragen worden facturen bijvoorbeeld alleen boven een bepaald bedrag ter goedkeuring aangeboden aan de directie.

Het procuratieschema kan naar keuze op basis van crediteur, administratie, het soort factuur of andere boekhoudkundige afhankelijkheden ingeregeld worden. Fiatteurs ontvangen automatisch een notificatie dat er facturen klaar staan in ImageCapture om te beoordelen met daarbij een link naar de ImageCapture Web client. De boeking is dan al ingeboekt in Transpas met de status “geblokkeerd voor betaling”. Ook het digitale document is op dat moment al opvraagbaar vanuit de boeking in Transpas.

Wanneer de fiatteur inlogt in ImageCapture wordt een volledig overzicht van nog te fiatteren facturen en facturen die in behandeling zijn getoond. Door de uitgebreide workflowfunctionaliteit kan de fiatteur niet alleen goedkeuren of afkeuren maar is het ook mogelijk om een vraag te stellen aan een collega, de factuur te delegeren aan een collega of deze over te slaan, bijvoorbeeld in afwachting van een antwoord van de leverancier. Bij het beoordelen van de factuur is alle actuele boekingsinformatie uit Transpas zichtbaar. Ook worden de fiatteurs die nog volgen in het beoordelingsproces getoond en alle audit trail informatie uit de voorafgaande processtappen.

Vanaf het moment dat de facturen in ImageCapture zijn geïmporteerd, maken ze onderdeel uit van het digitale archief, inclusief alle boekings- fiatterings- en procesinformatie. Het digitale archief in ImageCapture is met tekstlabels doorzoekbaar. De toegang tot de documenten in het digitale archief is zeer dynamisch in te regelen bijvoorbeeld op basis van boekingsvelden zoals administratie, grootboekrekening of bedrag.

De archieffunctionaliteit kan worden uitgebreid met een managementrapportage tool. Hierdoor heb je altijd volledig inzage in de status van de facturen en hou je grip op kosten, doorlooptijden en betalingstermijnen van leveranciers. Naast de digitale archivering van je facturen in het archief van ImageCapture, is het digitale document compleet met audit trail ook direct opvraagbaar vanuit de boeking en diverse andere invalshoeken in Transpas.