10 essentiële voordelen van digitalisering: duurzaam én efficiënt

Geplaatst: 8 juni 2023

Categorie: Blog

Afgelopen maandag vierden we wereldwijd Wereld Milieudag, waarop we extra aandacht besteden aan duurzaamheid. Bij Scan Sys gaan we echter verder dan alleen het erkennen van duurzaamheid op speciale dagen. Voor ons is duurzaamheid een dagelijkse toewijding die diep geworteld is in onze expertise. Ontdek 10 essentiële voordelen hoe digitalisering jouw bedrijf niet alleen duurzamer, maar ook veel efficiënter kan maken met ImageCapture. In onze software komen de drie essentiële waarden van duurzaamheid, efficiëntie en digitalisering samen tot één krachtige synergie. Leer hoe onze software bedrijven helpt om duurzamer te opereren en tegelijkertijd hun werkprocessen te optimaliseren

Duurzaamheid in combinatie met kostenbesparing

Een veelgehoorde zorg bij duurzaamheid is dat het financieel niet haalbaar zou zijn. ImageCapture maakt het mogelijk om de bedrijfsadministratie te digitaliseren, wat leidt tot duurzamere, kostenefficiënte bedrijfsprocessen en de mogelijkheid biedt voor bedrijven om kosten te besparen en tegelijkertijd duurzaam te opereren.

Door het digitaliseren van bedrijfsadministraties worden enorme hoeveelheden papier bespaard, wat niet alleen de impact op het milieu vermindert, maar ook kosten reduceert op het gebied van papieropslag -inkoop en -afvoer. Het digitale archief van ImageCapture bespaart niet alleen fysieke ruimte, maar maakt ook gemakkelijke toegang en efficiënte zoekmogelijkheden mogelijk, waardoor de productiviteit verder wordt verhoogd.

Efficiëntie door digitalisering

ImageCapture zorgt niet alleen voor duurzaamheid en kostenbesparingen, maar bevordert ook de efficiëntie binnen bedrijfsprocessen. Neem bijvoorbeeld het goedkeueren van inkoopfacturen, een typisch knelpunt voor veel bedrijven. Fysieke facturen worden rondgestuurd in het pand om handtekeningen voor goedkeuring te verkrijgen. Dit kan leiden tot verloren documenten of documenten die blijven liggen op het bureau van afwezige medewerkers. Sommige organisaties moeten zelfs digitale facturen eerst printen voordat ze kunnen worden doorgestuurd.

Dankzij de digitale functionaliteit kunnen gebruikers facturen goedkeuren vanaf vrijwel elke locatie, zoals de wachtkamer van de tandarts, via hun smartphone of gewoon tijdens het thuiswerken. Dit biedt een ongekende flexibiliteit en efficiëntie, waardoor goedkeuringsprocessen niet langer worden vertraagd door fysieke beperkingen en medewerkers hun taken gemakkelijk kunnen uitvoeren, ongeacht hun locatie.

Met ImageCapture kunnen bedrijven documenten snel en nauwkeurig digitaliseren, met behulp van geavanceerde technologieën zoals OCR herkenning en UBL verwerking. Dit resulteert in snellere en betrouwbaardere verwerking van gegevens, waardoor medewerkers hun tijd en energie kunnen richten op waardevolle taken die de groei van het bedrijf stimuleren.

Digitalisering als sleutel tot duurzaamheid

Door het digitaliseren van jouw bedrijfsadministratie met ImageCapture ben je in staat de transitie te maken naar een papierloze werkomgeving. Dit heeft een directe positieve impact op het milieu, aangezien papierproductie leidt tot ontbossing, energieverbruik en watervervuiling.

Bovendien kunnen digitale documenten gemakkelijk worden opgeslagen, gedeeld en gezocht, waardoor de toegankelijkheid en veiligheid van informatie verbeteren. Daarnaast stelt ImageCapture bedrijven in staat om automatisch te voldoen aan de bewaarplicht, door documenten digitaal op te slaan en te bewaren in digitale archieven. Dit zorgt voor een efficiënte naleving van regelgeving en helpt bedrijven om gegevens veilig te bewaren.

10 concrete en onmisbare voordelen van digitalisering voor jouw bedrijfsadministratie

Kostenbesparing op lange termijn: Met ImageCapture kun je aanzienlijk besparen op kosten voor papieropslag, -inkoop en -afvoer. Dit betekent dat je meer financiële ruimte hebt om te investeren in andere belangrijke aspecten van je bedrijf.
Efficiëntieverbetering: Facturen kunnen snel en nauwkeurig worden gedigitaliseerd met onze geavanceerde software. Hierdoor bespaar je kostbare tijd en verminder je het risico op fouten. Je kunt je workflow efficiënter maken en je richten op taken die echt belangrijk zijn.
Duurzaamheid: Als je begaan bent met het milieu, zal ImageCapture je zeker aanspreken. Door over te stappen op papierloze workflows kun je je papiergebruik verminderen, milieubescherming bevorderen en je ecologische voetafdruk verkleinen. Op deze manier draag je actief bij aan een duurzamere toekomst.
Flexibiliteit in goedkeuringsprocessen: Met ImageCapture kunnen facturen op elk moment en vanaf elke locatie worden goedgekeurd, zoals tijdens het wachten bij de tandarts of tijdens thuiswerken, waardoor de workflow flexibeler wordt.
Betere documenttoegankelijkheid: Met digitale documenten beheerd door ImageCapture kun je gemakkelijk informatie vinden die je nodig hebt, zonder tijd te verspillen aan het doorzoeken van fysieke archieven. Alles is snel en eenvoudig toegankelijk, waardoor je productiever kunt zijn en meer gedaan kunt krijgen.
Verbeterde samenwerking en communicatie: Samenwerken met collega’s wordt eenvoudiger met ImageCapture. Je kunt documenten direct delen om bijvoorbeeld vragen te stellen of opmerkingen door te geven, zonder afhankelijk te zijn van fysieke kopieën die rondgestuurd moeten worden. Dit bevordert de samenwerking en communicatie binnen je team.
Verhoogde gegevensbeveiliging: Met ImageCapture kun je digitale documenten veilig opslaan en beheren. Dit betekent dat je minder risico loopt op verlies, diefstal of beschadiging van vertrouwelijke informatie. Je kunt met een gerust hart werken, wetende dat je gegevens goed beschermd zijn.
Verbeterde naleving van bewaarplicht: Je hoeft je geen zorgen te maken over het voldoen aan wettelijke bewaarverplichtingen. ImageCapture zorgt ervoor dat documenten automatisch worden opgeslagen en beheerd in digitale archieven, zonder dat jij extra inspanning hoeft te leveren. Zo kun je je richten op je bedrijf, terwijl ImageCapture de naleving voor je regelt.

GeÏnteresseerd?

Klaar om de voordelen van ImageCapture te ervaren? Neem vrijblijvend contact met ons op en ontdek hoe ImageCapture jouw bedrijfsadministratie kan transformeren!