Orangeworks Process Professionals

In 1970 werd het bedrijf Staalwerk Mill opgericht. Zoals de naam al doet vermoeden hield men zich 46 jaar geleden bezig met staalbewerking, met name voor de productie van stalinrichtingen en stalen constructies voor productiehallen. De organisatie heeft zich in de loop der jaren echter ontwikkeld tot een internationale specialist in de verwerking van RVS en is een belangrijke speler in de Foodprocessing industrie wereldwijd. In de voedingsindustrie worden strenge eisen gesteld aan materialen. RVS is hier een veel gebruikt materiaal, omdat het voor bacteriepopulaties een moeilijke hechtingsondergrond biedt, vrijwel geen stoffen afscheidt en goed reinigbaar is. Orangeworks levert RVS machines, materialen en complete procesinstallaties voor de verwerking van voedingsproducten. 

Wij maken productielijnen, en onderdelen hiervan, voor bedrijven zoals Mars en Wrigley’s waar bijvoorbeeld chocoladebars worden belegd met een laagje karamel, of smarties worden voorzien van een suikerlaagje. De machines die hiervoor benodigd zijn produceren wij voor een aantal grote bedrijven in de voedselverwerkende industrie. Ook leveren wij complete installaties waarbij wij samenwerken met verschillende toeleveranciers. Bij dit soort turn-key projecten leveren wij bijvoorbeeld ook het besturingssysteem en andere aanverwante zaken en vervullen wij een projectmanagement rol. Onze projecten gaan nog een stap verder; Wij noemen dit vertical integration. Dat wil zeggen dat wij de proceslijnen opbouwen op onze eigen locatie. We bouwen ze zodanig, dat ze compleet getest kunnen worden tot en met de live productie. Aansluitend wordt de installatie gedemonteerd en in containers verscheept naar de opdrachtgever. Hierdoor kunnen wij op locatie bij de klant een productielijn veel sneller operationeel opleveren, het is immers al getest en op maat gemaakt. De down time voor een fabriek is hierdoor erg kort, een productielijn staat namelijk al tussen de vier en zes weken.

Vanuit de Verenigde Staten en andere landen komt veel vraag naar de vertical integration projecten, waardoor de organisatie een grote internationale groei doormaakt. Vandaag de dag komt ruim 80% van de opdrachten uit het buitenland. Door de toenemende groei van het aantal internationale projecten, en omdat er inmiddels geen sprake meer was van staalverwerking, maar enkel nog van hoog sanitair RVS verwerking, heeft men begin 2016 besloten de organisatienaam te veranderen van Staalwerk Mill naar Orangeworks Process Professionals.

Naast de unieke methode waarmee projecten worden uitgevoerd en opgeleverd (red. vertical integration), bewaakt Orangeworks de kwaliteit van haar producten onder andere door het hanteren van een strenge norm tijdens de bouw en ontwikkeling; Zo zijn zij onder meer ISO 9001, 14001 en VCA gecertificeerd. Naast de voedselverwerkende industrie is Orangeworks ook actief in de milieusector en werkgebieden waarbij hittebestendigheid een kritische rol speelt. De organisatie kenmerkt zich door een sterke focus op optimalisatie en efficiency. Binnen de organisatie is veel draagvlak vanuit zowel het management als de medewerkers op het gebied van proces-optimalisering. 

De keuze van een scanoplossing

Na de overname van het bedrijf elf jaar geleden, zijn direct maatregelen getroffen om de secundaire processen stapsgewijs zo efficiënt mogelijk te automatiseren. In 2007 is men daarom gebruik gaan maken van Ridder R8, de software van Ridder Data Systems, specifiek ontwikkeld voor bedrijven in de maakindustrie. In de loop der jaren zijn steeds meer processen ondergebracht in Ridder zoals de aanmaak van verkoopfacturen, de projectadministratie en de inkooporderadministratie. In 2015 is Orangeworks overgegaan naar Ridder iQ. Deze overstap maakte het mogelijk om ook het factuurverwerkingsproces te automatiseren want Ridder iQ heeft een standaardkoppeling met ImageCapture software.

Inkomende facturen werden gesorteerd en gekopieerd waarna ze langs het bureau van verschillende medewerkers gingen om goedgekeurd te worden. De organisatie heeft drie vestigingen waardoor er dagelijks een map met facturen heen en weer ging tussen de verschillende locaties in Mill en Veghel. Facturen waren hierdoor soms lang onderweg, bleven te lang liggen of raakten zelfs zoek. De inkooporder gerelateerde facturen moesten gecontroleerd worden aan de hand van de bestelling in Ridder, waarna ze werden geboekt door de medewerker van de administratie. Tot slot werden de facturen opgeborgen in de map voor betaling. Toen het aantal projecten begon te groeien, nam ook de factuurstroom navenant toe, en begon het verwerkingsproces steeds meer tijd in beslag te nemen. Als de medewerker van de administratie niet aanwezig was, stapelden de facturen zich al snel op. Kortom, het handmatige verwerkingsproces moest geautomatiseerd worden.

Omdat wij met name veel montage en projectleiding uitvoeren, zagen wij met de groei van het aantal projecten ook onze inkomende factuurstroom sterk toenemen. Daar moesten we een oplossing voor verzinnen. Ridder Data Systems gaf aan te beschikken over een koppeling met een goede scan-en-herken-oplossing. Zo zijn wij in contact gekomen met Scan Sys.

Scan Sys heeft sinds enkele jaren een partnership met Ridder Data Systems en beschikt als enige aanbieder van scanning software over een gecertificeerde koppeling met Ridder iQ voor de geautomatiseerde verwerking van facturen en overige documenten.

Inzet van ImageCapture

Op jaarbasis worden er tussen de 7.000 en 9.000 inkomende facturen verwerkt op de administratie. ImageCapture koppelt de gescande, of via de e-mail geïmporteerde documenten aan de juiste crediteur in Ridder iQ en leest de belangrijkste factuurgegevens zoals factuurnummer, -bedrag en factuurdatum uit. De leverancier plaatst op zijn factuur het bestelnummer. Dit nummer wordt herkend door ImageCapture en de software haalt aan de hand hiervan de juiste bestelregels uit Ridder iQ op. De factuur wordt op regelniveau vergeleken met de bestelling en na akkoordbevinding direct geboekt in Ridder iQ, met de PDF van de factuur als bijlage. De factuur hoeft niet meer gefiatteerd te worden wanneer de bedragen en prijzen op de factuur volledig overeenkomen met de bestelling.

Op het moment dat er door ImageCapture een verschil of afwijking op de factuur wordt gesignaleerd, kan de factuur direct ter fiattering worden aangeboden in Ridder iQ. In het boekingsscherm van ImageCapture bestaat de mogelijkheid om de fiatteur te selecteren en een opmerking bij de factuur te plaatsen. Ook kostenfacturen waar geen bestelling aan vooraf is gegaan, worden geblokkeerd aangemaakt en gefiatteerd met behulp van de workflow in Ridder iQ. Na akkoordbevinding worden de boekingen gedeblokkeerd en door de administratie geëxporteerd naar Exact Globe om betaald te worden.

Wat heeft het opgeleverd

Als we kijken naar het administratieve proces dan is dit zodanig efficiënter geworden dat we min of meer met dezelfde personele bezetting veel meer werk hebben kunnen opvangen; Zo hebben we jarenlang kunnen werken met maar één parttime medewerker op onze administratie. Dit, terwijl onze organisatie van een omzet van 4 miljoen per jaar is gegroeid naar een omzet van 30 miljoen op jaarbasis. Door ook te investeren in het secundaire proces kunnen wij de overhead kosten zo laag mogelijk houden en blijft dit proces stabiel. 

Ook voor de interne controle en traceerbaarheid van gegevens is de overstap naar geautomatiseerde factuurverwerking heel belangrijk geweest, bijvoorbeeld bij de jaarlijkse accountantscontrole. Vanaf een bepaalde omzet zijn bedrijven in het MKB verplicht om jaarlijks interne controles te laten uitvoeren. Dit was voorheen met een papieren archief een hele klus. Nu kunnen we die gegevens heel gemakkelijk inzichtelijk maken.

Ervaringen met Scan Sys

Over de ImageCapture software in combinatie met Ridder ben ik heel tevreden. Ik kan het product dan ook absoluut iedereen die met Ridder iQ werkt aanraden. De implementatie is voorspoedig verlopen en werd door de consultant van Ridder Data Systems keurig uitgevoerd. Wij zijn heel soepel overgestapt naar het geautomatiseerd verwerken van onze facturen. In het begin is er altijd sprake van een gewenningsperiode, maar je merkt hier dat gebruikers echt enthousiast zijn en inzien dat het toegevoegde waarde heeft voor hun dagelijkse werkzaamheden.

Aldus Elles de Wringer, eindverantwoordelijke ICT Orangeworks Process Professionals