Ontdek de 5 voordelen van een digitaal archief

Geplaatst: 30 november 2021

Door het boeken, controleren en goedkeuren van je inkoopfacturen te automatiseren, bespaar je kostbare tijd op de administratie. Een ander bijkomend voordeel is dat je facturen digitaal beschikbaar zijn, bijvoorbeeld vanuit de boeking in het ERP. Wanneer je gebruik maakt van ImageCapture Workflow, worden je inkoopfacturen ook digitaal bewaard in het archief van ImageCapture. In dit artikel ontdek je de 5 voordelen van dit digitale archief.

1 Status van facturen snel achterhalen
Vaak wordt de crediteurenadministratie gebeld als de leverancier wil weten wanneer de betaling verwacht kan worden. Als inkoopfacturen niet geautomatiseerd maar handmatig worden rondgestuurd ter goedkeuring, is het voor de medewerker behoorlijk lastig om te achterhalen waar deze zich in het goedkeuringsproces bevinden. Vaak wordt er dan een belronde langs de verschillende collega’s gedaan om te achterhalen waar de factuur is. Begin dit jaar deden wij nog onderzoek naar het goedkeuringsproces, waaruit bleek dat 47% van de ondervraagden de facturen nog handmatig rondstuurt en dus geen workflow gebruikt. Dat betekent dat digitaal binnengekomen facturen soms nog worden uitgeprint (!) en van het ene bureau naar het andere zwerven. Onderweg raken ze zoek of blijven ze vaak lang liggen.

Facturen die met ImageCapture worden gefiatteerd, maken direct vanaf binnenkomst onderdeel uit van het digitale archief. Hierin is precies te zien waar de factuur zich in het goedkeuringsproces bevindt. De medewerker van de crediteurenadministratie kan niet alleen de leverancier snel een antwoord geven, ook de medewerker die de factuur nog moet goedkeuren is hierdoor snel gevonden!

2 Vanaf iedere locatie bereikbaar
Met de ImageCapture webclient, hebben medewerkers ook vanuit huis toegang tot het digitale archief. Niet alleen handig vanwege het hybride werken dat sterk in opkomst is, ook medewerkers die geen toegang hebben tot het ERP kunnen de eigen facturen altijd en overal inzien.

3 Toegang archief instelbaar
De toegang tot het archief is instelbaar. Hierdoor kunnen medewerkers niet zomaar alle documenten inzien maar alleen die van henzelf of van de medewerkers die onder hun verantwoordelijkheid vallen. 

4 Snel filteren en zoeken
Het digitale archief in ImageCapture heeft een uitgebreide zoekfunctionaliteit. Zo kun je inkoopfacturen snel terugvinden aan de hand van de datum, de leverancier of het bedrag. Ideaal voor naslag dus!

5 Audit trail
Niet alleen de inkoopfacturen worden bewaard in het digitale archief, ook bijlages en informatie over de boekingsgang en het goedkeuringsproces wordt hier gearchiveerd. De zogenaamde audit trail wordt als bijlage gekoppeld aan de digitale inkoopfactuur zodat je direct alle informatie tot je beschikking hebt!

 

Meer weten over het digitale archief van ImageCapture?

Bezoek dan ook eens deze oplossingspagina of neem vrijblijvend contact met ons op!