Inkoopmanagement voor interne kosten met ImageCapture & Shopper

Geplaatst: 29 oktober 2019

Bij veel organisaties ontstaat pas inzicht in de gemaakte bedrijfskosten op het moment dat de factuur voor de bestelde goederen of diensten is ontvangen. Hierdoor heeft u maar weinig grip op uw uitgaven en bestedingen en is de onderhandelingspositie met uw leveranciers niet optimaal. Inkoopmanagement biedt een waardevolle toevoeging om uw interne inkoopprocessen verder te optimaliseren en zo kosten te besparen. Traditionele purchase to pay oplossingen zijn echter kostbaar en vergen veel tijd om te implementeren en af te stemmen op uw organisatie. Een ander nadeel van deze P2P-systemen is dat zij doorgaans geen gebruik maken van real-time data, waardoor uw kosten niet direct inzichtelijk zijn in uw financiële administratie. Voor gebruikers van ImageCapture software in combinatie met Exact Globe is hier nu een nieuwe oplossing voor ontwikkeld: Inkoopmanagement met ImageCapture & Shopper;

In samenwerking met softwareleverancier Archifact hebben wij een koppeling ontwikkeld met inkoopmanagementsysteem Shopper. Shopper is een betaalbare oplossing voor organisaties die hun interne inkoopmanagementproces willen digitaliseren, van aanvraag tot ontvangst. ImageCapture integreert niet alleen volledig met het inkoopmanagementsysteem maar ook met de achterliggende Exact Globe administratie. Hierdoor biedt ImageCapture direct inzage in uw actuele kosten en geeft u grip en overzicht op uw uitgaven, vanaf de ontvangst tot aan de betaling.

De voordelen van inkoopmanagement met ImageCapture en Shopper

  • Een integrale verwerking van alle facturen, met of zonder voorafgaande verplichting
  • Volledige integratie met Shopper en Exact Globe, gebruik van real time data
  • Direct boeken in Exact Globe, actuele inzage in kosten
  • Betaalbare inkoopmanagement oplossing in aansluiting op uw factuurverwerkingsproces in ImageCapture
  • Digitale goedkeuring in ImageCapture met gebruik van digitaal archief

 

Inkoopmanagement in Shopper, van aanvraag tot ontvangst
Shopper biedt de mogelijkheid om uw medewerkers, op basis van rollen en rechten, aanvragen in te laten dienen, te kunnen autoriseren en bestellingen te plaatsen. Hierdoor kunt u de aanvraag lager in de organisatie beleggen, zonder dat u controle verliest op uw inkoopproces.

De bestellingen worden, nadat deze zijn goedgekeurd, gebundeld en via Shopper verzonden als PDF of als XML via de interface van de leverancier. Tot slot, als de goederen zijn ontvangen of de diensten zijn geleverd, worden deze geregistreerd in Shopper. Voor kwaliteitsdoeleinden kan per leverancier een rating in Shopper worden gegeven. Deze informatie kan door u gebruikt worden in de onderhandelingen met uw leveranciers.

Budgetten
Het is in Shopper ook mogelijk om (deel)budgetten in te stellen, u kunt hiervoor gebruik maken van een bevoegdhedenregister. Budgetten kunnen worden aangemaakt op basis van personen, afdelingen of organisatie onderdelen. Bij een aanvraag wordt direct het desbetreffende budget benut. Overschrijdingen worden hierdoor bij de aanvraag direct zichtbaar en dus voorkomen.

Contractbeheer
Ook contractregistraties kunt u in Shopper vastleggen per leverancier*. Kenmerken zoals kwaliteitsbeoordelingen en expiratiedata kunnen hieraan meegegeven worden. Hierdoor voorkomt u bijvoorbeeld stilzwijgende verlenging van contracten. *Voor dit proces is een separate module van Shopper beschikbaar.

Factuurverwerking met ImageCapture, van ontvangst tot betaling
In Shopper worden de ontvangen bestellingen gekenmerkt met de status: In afwachting van de factuur. Wanneer de factuur van de leverancier is ontvangen, wordt deze automatisch geïmporteerd in ImageCapture (bijvoorbeeld vanuit de e-mail of een map op het netwerk). ImageCapture leest de relevante factuurdata uit, herkent de crediteur en kan dan ook direct de beoordeling maken of er van deze crediteur bestellingen openstaan in Shopper (of in Exact Globe, indien ook hier met bestellingen wordt gewerkt).

Matching met bestellingen en ontvangsten in Shopper (en Exact)
ImageCapture leest het ordernummer van de factuur uit en matcht deze automatisch met de openstaande bestelregels in Shopper. Eventuele verschillen worden hierdoor direct zichtbaar en kunnen aanleiding geven om de factuur digitaal te fiatteren met de ImageCapture Workflow. Bij een 100% match, of op basis van vooraf bepaalde marges, kunnen de facturen (naar keuze) ook automatisch geboekt worden. Immers, de controle heeft in het inkoopproces reeds plaatsgevonden. Op dezelfde wijze kunt u, indien u eveneens gebruik maakt van de bestelmodule in Exact Globe, uw inkoopfacturen in ImageCapture laten matchen op uw openstaande bestellingen en ontvangsten in Exact.

Tot slot kunt u, in één moeite door, ook uw facturen zonder voorafgaande verplichtingen in ImageCapture automatisch laten verwerken. ImageCapture genereert dan een automatisch boekingsvoorstel waarbij alle verbijzonderingen zoals kostenplaatsen, – dragers en projecten kunnen worden meegegeven aan de boeking in Exact Globe.

Direct een financiële boeking
Anders dan bij veel purchase to pay applicaties, maakt ImageCapture direct een financiële boeking in Exact Globe aan, al dan niet met de status geblokkeerd voor betaling. De status geblokkeerd voor betaling wordt meegegeven aan de boeking indien de factuur aanleiding tot fiattering geeft of wanneer het een factuur zonder voorafgaande verplichtingen betreft.

Fiatteren
Fiatteurs kunnen in ImageCapture Web de facturen goed- en afkeuren, eventueel voorzien van een opmerking maar ook delegeren of een vraag stellen aan een collega. Nadat de laatste fiatteur de facturen heeft goedgekeurd, wordt de audit trail in documentvorm aan de digitale factuur gekoppeld. De factuur is zowel opvraagbaar vanuit de boeking in Exact als vanuit het digitale archief in ImageCapture.

Afletteren
Bij de verwerking van inkoopfacturen gerelateerd aan een bestelling in Shopper, vindt de aflettering van de bestelregels naar keuze voor, of na fiattering plaats. Ook is het mogelijk het digitale document in Shopper te archiveren zodat deze hier direct kan worden opgevraagd.

Meer informatie?

Het volledige proces inclusief screenshots vindt u op onze landingpage: Inkoopmanagement met Shopper en ImageCaptureU kunt uiteraard ook vrijblijvend contact met ons opnemen, wij informeren u graag verder over de mogelijkheden van inkoopmanagement voor uw ImageCapture omgeving!