Van Aalst Group B.V.

Van Aalst psv

Sinds begin 2015 verwerken de bedrijven van de Van Aalst Group de inkomende facturen met Image Capture for Invoices en Documents. Inmiddels, een jaar later, hebben wij contact met Cees Zuur, Group Finance Manager bij Van Aalst Group B.V. om nader kennis te maken met de organisatie en de opgedane ervaringen met onze software.

VAN AALST GROUP B.V.
Van Aalst Group B.V. is een derde generatie familiebedrijf, opgericht in 1954 door de grootvader van de huidige DGA Wijnand van Aalst die een betoncentrale exploiteerde in Koudekerk. Van Aalst senior was degene die constateerde dat er behoefte bestond om droge bulk, zoals cementpoeder, op een efficiënte manier over te hevelen van een vrachtschip naar een opslagplaats. Hij ontwikkelde hiervoor een ingenieus systeem waarbij met behulp van een “stofzuiger” de droge stoffen werden opgezogen en opgeslagen in een tank. Hierdoor ging kostbare voorraad niet langer verloren door opstuiving tijdens het vervoeren naar de opslag en werd er veel tijd bespaard tijdens het lossen van het vrachtschip. Zijn zoon Gert besloot deze uitvinding verder te ontwikkelen en vermarkten. Zo ontstond Van Aalst Bulk Handling BV, een organisatie die zich inmiddels wereldwijd richt op het laden en lossen van droge bulkgoederen aan wal. In de negentiger jaren kwam de derde generatie Van Aalst aan boord. Wijnand van Aalst, DGA van wat inmiddels Van Aalst Group B.V. heet, had van oorsprong een nautische achtergrond en voelde zich hierdoor sterk verbonden met de scheepvaart. Hij is dan ook verantwoordelijk voor de uitbreiding van activiteiten richting de offshore en de oorzaak achter de oprichting van Van Aalst Marine & Offshore BV in 2003. Van Aalst Marine & Offshore specialiseert zich met name op het ontwikkelen en verkopen van transportoplossingen van droge grondstoffen van een Platform Supply Vessel (PSV) naar bijvoorbeeld een olieboorplatform. De klanten van Van Aalst Marine & Offshore zijn scheepswerven van over de hele wereld die platform supply vessels, offshore support vessels en combinatieschepen bouwen. Inmiddels varen er al meer dan 850 schepen over de hele wereld die gebruik maken van de systemen van Van Aalst Marine & Offshore. Dit is goed voor een marktaandeel van meer dan 25% waardoor Van Aalst Marine & Offshore zich wereldwijd de grootste aanbieder mag noemen. Naast Van Aalst Marine & Offshore zijn ook Cargomaxx en Cargomaxx Drilling onderdeel van de Van Aalst Group. Deze bedrijven specialiseren zich in de opslag en afvoer van afvalstoffen ofwel “drill cuttings” die vrijkomen bij het boren.

De Van Aalst Group ademt techniek. Alles staat hier in het teken van technische innovaties. Ons Research & Development centre is het grootste ter wereld en hierin wordt door ons dan ook veel geïnvesteerd. Complete ladingsystemen zijn op ware grootte nagebouwd. Zo wordt het makkelijk zichtbaar wat het systeem doet, iets wat voor potentiële afnemers erg waardevol is. Daarnaast kunnen wij zo continu blijven ontwikkelen en innoveren door de gedragingen van onze systemen grondig te bestuderen en testen.

Om minder afhankelijk te zijn van de olieprijs heeft Van Aalst Group in 2014 een nieuw product op de markt gebracht onder de naam Safeway. “De Safeway” is een motion compensated gangway bridge, letterlijk een brug die op een schip wordt geplaatst om als loopbrug te worden gebruikt voor het ophalen en afzetten van medewerkers naar een boorplatform of een windmolenpark. De Safeway is bijvoorbeeld een alternatief voor het uiterst kostbare vervoer per helikopter. Met een historisch lage olieprijs vinden exploitanten van platforms het aantrekkelijk om kosten-efficiënt te kunnen opereren. De brug compenseert de beweging die ontstaat door golven tot wel drie meter hoog, zodat er een veilige oversteek kan plaatsvinden. Dit soort innovatieve oplossingen hebben de organisatie al regelmatig in de prijzen doen vallen. Onlangs nog hebben zij opnieuw de titel “Best managed companies” van Deloitte Netherlands en ING toegewezen gekregen en ook zijn zij in 2016 genomineerd voor de Koning Willem I prijs die staat voor Durf, Daadkracht, Duurzaamheid en Doorzettingsvermogen.

DE KEUZE VAN EEN SCAN EN HERKEN OPLOSSING
In 2012 is Van Aalst begonnen met het gebruik van AFAS Profit in huis voor de financiële administratie. In de jaren die daarop volgden is de organisatie steeds verder gegroeid en geprofessionaliseerd. Hierdoor werden er ook hogere eisen gesteld aan de administratieve organisatie, terwijl er tegelijkertijd wel op de kosten gelet moest worden.

Toen ik in 2010 aan boord kwam bij Van Aalst werd de administratie bijna volledig uitbesteed. De afdeling Finance bestond uit één dame en daarnaast kwam er een keer per week iemand van een administratiekantoor langs om de facturen te coderen. Eigenlijk kun je wel stellen dat de administratie op dat moment nog een beetje houtje-touwtje was. Met de wereldwijde groei van de organisatie (De van Aalst Group is ook bekroond met de FD Gazelle Award) ontstond de behoefte aan meer en gedetailleerdere informatie. In de jaren daarna is er veel veranderd. Inmiddels zijn wij ISO gecertificeerd en de administratie wordt volledig in huis gevoerd inclusief geconsolideerde kwartaalcijfers. Een van mijn belangrijkste aandachtspunten bij mijn in dienst treden was het professionaliseren en inzichtelijk maken van verplichtingen en performance. Wij hadden op geen enkele wijze inzicht in welke verplichtingen er waren. Inkooporders werden vanuit Word gemaakt en de focus lag voornamelijk op de operatie: hoe krijg ik mijn orders tijdig uitgeleverd. De offshore markt was booming en er was absoluut geen sprake van de harde zakelijkheid welke nu actueel is.

Door de groei nam ook de druk op de administratie toe. De externe accountant geeft inmiddels een goedkeurende verklaring af en ziet uiteraard strak toe op functiescheiding en kwaliteit van de informatie. Met deze uitgangspunten in het achterhoofd tracht Cees voortdurend te innoveren om de efficiency te laten groeien met behoud van kwaliteit. Uit die continue zoektocht is ook de zoektocht naar een scan en herken oplossing ontstaan.

Wij zijn op zoek gegaan naar partners die een goede koppeling met AFAS konden leveren, zo zijn wij bij Scan Sys uitgekomen. Aan de inkoopkant hebben wij heel veel componenten die geleverd moeten worden. De verwerking van de bijbehorende inkoopfacturen kostte ons erg veel tijd. Wij verwerken jaarlijks ongeveer 5000 inkoopfacturen. Op een gegeven moment zijn wij gaan bijhouden hoeveel tijd wij wekelijks kwijt waren aan het scannen, coderen en goedkeuren van de inkoopfacturen. Toen kwamen wij redelijk snel tot de conclusie dat het automatiseren hiervan ons een forse besparing zou opleveren. Deze besparing woog voor ons ruimschoots op tegen de investering dus voor ons was de keuze toen snel gemaakt.

Van Aalst is een jong en innovatief bedrijf. Ook vanuit die visie was een geautomatiseerde oplossing de logische keuze. Er zijn een aantal aanbieders van scan en herken oplossingen vergeleken waarna de keuze vrij snel is gevallen op Scan Sys, eveneens een organisatie die sterk door techniek wordt gedreven.

Scan Sys gaf direct een goed gevoel en kwam met een kloppend verhaal. De software is ook erg gebruiksvriendelijk. Daarnaast hebben de kosten meegespeeld in het selectieproces, ik ben niet voor niets een financiële man, dat zit in mijn systeem.

HET GEBRUIK VAN IMAGECAPTURE
De Van Aalst Group heeft gekozen om de ImageCapture software in te zetten voor de verwerking van inkoopfacturen. Met name op de verwerking van inkooporder gerelateerde facturen, die in het verleden veel handmatige controles en handelingen met zich meebrachten, wordt nu aanzienlijk veel tijd bespaard. ImageCapture matcht de facturen met de achterliggende inkooporder in AFAS. Op het moment dat deze overeenkomen, wordt de factuur automatisch geboekt in AFAS. Kostenfacturen ondergaan na verwerking aansluitend in AFAS Insite een goedkeuringsronde die wordt getriggerd vanuit ImageCapture.

Onze inkooporder-facturen worden netjes geconfronteerd met de achterliggende order in AFAS. In veel gevallen worden deze facturen dan ook niet meer gezien. Uitzonderingen of facturen boven een bepaald bedrag laten wij digitaal goedkeuren. Dit doen we met behulp van AFAS Insite.

WAT HEEFT HET OPGELEVERD
Wanneer we, een jaar na ingebruikname van de software, vragen naar de resultaten op het  gebied van efficiency of kostenbesparing bij Van Aalst is het antwoord duidelijk:

Met name de eerste maanden hebben wij het nieuwe proces met ImageCapture heel strak gemonitord op aantallen en tijdsbesparing. Inmiddels is het al zo ingeburgerd en onderdeel geworden van onze administratie dat het bij niemand ter discussie staat. Het systeem werkt gewoon heel plezierig. Al met al heeft het gebruik van de software volgens onze berekeningen al een mensmaand bespaard. Het heeft ons net dat stukje extra ruimte gegeven om meer te kunnen doen met de bestaande capaciteit.

Aldus Cees Zuur, Group Finance Manager bij Van Aalst Group.