Romijn Jaguar Land Rover

Romijn Jaguar Land Rover is een van de eerste dealers binnen de Jaguar Land Rover groep die investeert in een document verwerkende oplossing. Zij hebben, mede op voorspraak van business partner Audev, gekozen voor ImageCapture software, voor de geautomatiseerde verwerking van hun facturen in DBS Financieel, gekoppeld aan het automotive ERP systeem CAR IT. Directeur Ronald Romijn maakt onderdeel uit van de automatiseringscommissie van Jaguar Land Rover en is de initiator van dit project. Hij vertelt in een interview met The Way, het dealer magazine van Jaguar Land Rover, over zijn ervaringen met de ImageCapture software.

De keuze voor een scanoplossing

Directeur Ronald Romijn vertelt: “Door eigen ervaringen met inkoopfacturen ben ik een programma als ImageCapture van Scan Sys gaan overwegen. Het handmatig inboeken, coderen, registreren en in de ordner stoppen kost alles bij elkaar gewoon veel tijd. Ik was en ben ervan overtuigd dat dit makkelijker kan. Het digitaal opslaan van PDF-documenten is tegenwoordig toegestaan bij de Belastingdienst. Voor mij een extra reden om me te verdiepen in de mogelijkheden voor automatisering op dit gebied. Via de leverancier van CarIT (red. Audev) kwam ik terecht bij Scan Sys: een digitaal verwerkingssysteem voor papieren en digitale facturen. Hoe het werkt? In één woord: perfect!”

Tot voor kort rende ik met een ordner vol facturen van de ene persoon naar de andere. Dit zorgde voor veel vertraging in het betaalproces, met als gevolg dat mensen zich bij mij meldden als de betaling niet was uitgevoerd. Dankzij Scan Sys is dat verleden tijd; het programma maakt meteen inzichtelijk wat de status is, wie het eventueel nog moet goedkeuren of waarom iets is afgekeurd. Helderder kun je het niet hebben.”

Ronald onderstreept de meerwaarde van Scan Sys: “Steeds vaker krijgen wij de factuur van leveranciers digitaal toegestuurd. Hoe makkelijk is het dan dat het ook digitaal blijft? Het document komt in een map op je pc terecht. Bij het openen verschijnt deze in beeld, waarna je de factuur meteen kunt coderen en deze automatisch op de juiste plek wordt geboekt. Het programma ‘leert’ de leveranciers kennen. Maandelijks terugkomende facturen worden bijvoorbeeld herkend, zodat niet elke afzender steeds opnieuw geregistreerd hoeft te worden. Bovendien zijn de documenten eenvoudig traceerbaar en is de werking waterdicht; Scan Sys koppelt de personen aan het document die het moeten valideren. Zodra iedere bevoegde dat heeft gedaan, wordt de factuur betaalbaar gezet. Dat gebeurt allemaal automatisch en scheelt dus veel tijd.”

Aldus, directeur Ronald Romijn,  Romijn Jaguar Land Rover 

Bron: interview met Ronald Romijn voor The Way/Dealer, oktober 2018. Lees het volledige artikel hier