Maja Stuwadoors

Maja Stuwadoors is sinds 1972 een begrip in de wereld van stuwadoors. Vanuit het Amsterdams havengebied bedienen zij grote Nederlandse bedrijven waaronder producenten van kunstmest en bedrijven in de voedingsindustrie. Voor wie de term stuwadoor minder bekend is; Een stuwadoor verzorgt het laden en lossen van schepen met bijvoorbeeld grondstoffen en stukgoederen voor de industrie. Maja Stuwadoors is een familiebedrijf dat zich met name onderscheid door flexibiliteit en snelheid. De compacte organisatie en korte lijnen dragen hier voor een belangrijk deel aan bij. Maja Stuwadoors telt inmiddels 35 medewerkers en is vooral actief in de havens van: Amsterdam, IJmuiden, Rotterdam en omstreken. Hier laden en lossen zij schepen met behulp van (drijvende) kranen en ander specialistisch materieel. Daarnaast biedt Maja oplossingen op maat waardoor schepen geladen en gelost kunnen worden onder bijzondere omstandigheden.

Maja Stuwadoors beschikt over zeer geavanceerde technieken en materieel waarmee zij iedere klant met de best mogelijke oplossing op maat kan bedienen. Hierbij is innovatie het sleutelwoord. Denk aan zelf-varende drijfkranen, kraanpontons en walkranen in diverse hoogtes en afmetingen. Voor de overslag van bijvoorbeeld mengvoeders en granen is het bedrijf aanvullend gecertificeerd met Good Manufacturing/Managing Practice (GMP+) een keurmerk dat waarborgt dat voldaan wordt aan alle voorschriften voor de opslag en overslag van deze producten. Ook is Maja ISO gecertificeerd (ISO 9001) en gecertificeerd voor de BLU-code; het veilig laden en lossen van zeeschepen.

Wij laden en lossen alles van grote zeeschepen tot aan kleine duwbakken met behulp van zelfvarende drijvende kranen waardoor wij onze klanten snel kunnen bedienen zonder dat wij hiervoor op locatie kranen hoeven te plaatsen. Hierdoor kunnen wij ons materieel ook voor meerdere klanten inzetten. De producten die wij overslaan zijn met name grondstoffen voor kunstmest, schroot voor de metaalindustrie en talk, en in mindere mate ook cacao, granen en zout.

Het familiebedrijf wordt geleid door de gebroeders Holleman, die het bedrijf hebben overgenomen van hun vader. Het merendeel van de medewerkers is buiten het kantoor actief in het logistieke gedeelte van de operatie: Het bedienen of onderhouden van de kranen en het laden en lossen van de binnenkomende schepen. De medewerkers van Maja staan dag en nacht klaar om de schepen zo snel mogelijk te lossen wanneer deze het havengebied hebben bereikt. Dit vraagt van hen soms veel flexibiliteit want de aankomsttijd van de schepen is onder meer afhankelijk van externe factoren zoals weersomstandigheden en wachttijden bij sluizen. 

Onze medewerkers in het veld hebben een groot verantwoordelijkheidsgevoel en werken heel zelfstandig. Wanneer er schepen binnenkomen willen wij die zo snel mogelijk gelost hebben. Dat er dan af en toe een nachtdienst of weekenddienst gedraaid moet worden hoeven we hen helemaal niet uit te leggen. Dat hoort gewoon bij het werk en iedereen begrijpt dat.

Het selecteren van een scanoplossing

Maja werkt met Exact Globe voor de financiële boekhouding en maakt daarnaast gebruik van M-Files voor de workflow-toepassingen en het digitale archief. Op jaarbasis verwerken zij tussen de 3000 en 4000 inkoopfacturen. Voorheen werden de mutaties twee keer ingevoerd: In M-Files om digitaal een fiatteringsworkflow op te starten en daarna ook nog in Exact Globe ten behoeve van de financiële administratie. Er was geen integratie tussen Exact Globe en M-Files waardoor het een bewerkelijk en foutgevoelig proces bleek. Gegevens moesten namelijk dubbel worden ingevoerd en tot het moment dat de facturen goedgekeurd waren voor betaling stonden deze nergens geregistreerd. Er was dus geen actuele inzage in de kosten en liquiditeit van de onderneming.

Voordat Maja de keuze maakte om met ImageCapture software te werken hebben zij ook een pilot gedraaid met een andere scanoplossing. Deze pilot had echter geen positief resultaat waardoor men bij het zoeken van een nieuwe scanoplossing in beginsel nog wat sceptisch was. Via business partner Host Access Document Solutions, de leverancier van M-Files, werd Maja geattendeerd op de software van Scan Sys.

Omdat de eerdere pilot met een scanoplossing ons niet goed bevallen was, had ik samen met Nathalie Dobber van de administratie vooraf een flinke lijst met vragen opgesteld. Opvallend was dat we, na een remote demo van ongeveer een uur geen enkele vraag meer over hadden. Alles wat we zochten zat in deze oplossing en was tijdens de demo al aan bod gekomen. Later zijn wij met de gebruikers langs geweest op kantoor bij Scan Sys om met accountmanager Lex (red. Lex Antonisse) alles nog eens door te nemen en alle vragen van de gebruikers te laten beantwoorden. Na deze demo waren de gebruikers ook heel tevreden en was de beslissing snel genomen.

Maja is eind 2016 overgegaan tot aanschaf van de ImageCapture software voor de geautomatiseerde verwerking van hun facturen in Exact Globe en M-Files. Begin 2017 is de software bij hen geïmplementeerd en in gebruik genomen.

Inzet van ImageCapture

Voor ons was het belangrijkste punt de integratie tussen Exact en M-Files met behulp van ImageCapture. Die driehoek moest bij elkaar gebracht worden om tot een automatisch proces te kunnen komen. In een gesprek met de consultants van Scan Sys en Host Access constateerden we al gauw dat dit een eenvoudig traject zou worden, zonder dat hier maanden aan implementatietijd voor nodig was. Consultant Walter (red. Walter Prins) heeft tijdens de implementatie samen met onze medewerkers van de administratie een aantal facturen getest waarna we diezelfde dag nog besloten om live te gaan. Dat ging eigenlijk vanaf het begin al gelijk goed. Nu komen er iedere dag facturen binnen die dezelfde dag nog worden verwerkt. Mijn kostenoverzichten zijn daarom altijd volledig en het proces verloopt velen malen sneller.

Met het in gebruik nemen van ImageCapture worden alle facturen voortaan in ImageCapture gescand of geïmporteerd vanuit de e-mail. ImageCapture leest de facturen uit, koppelt deze aan de juiste crediteur in Exact en genereert automatisch een boekingsvoorstel. Dat boekingsvoorstel resulteert in een geblokkeerde boeking in Exact Globe, de archivering van het digitale document in Globe en in M-Files, én het starten van de fiatteringsworkflow in M-Files. Niet alleen verloopt het proces nu dus volledig automatisch, er is ook direct inzage in de kosten, zonder het risico dat er facturen ongezien betaald worden.

Ervaringen met Scan Sys

Het hele traject is min of meer vlekkeloos verlopen, van de demo tot het in gebruik nemen van de software. Met name gebruikers van Exact software zou ik ImageCapture software aanraden! Niet alleen is het pakket heel gebruiksvriendelijk, het is ook heel herkenbaar. Alle boekingsvelden die je normaal in Exact zou verwachten vind je ook terug in het ImageCapture boekingsscherm.

Aldus Henk Kuijt, Finance & Control bij Maja Stuwadoors