In-Lite Design BV
In-Lite is een handelsorganisatie gespecialiseerd in luxe buitenverlichting. Deze bestaat niet alleen uit fraaie buitenlampen, maar vooral uit bijzondere en innovatieve lichttoepassingen. Er wordt inmiddels geleverd in 17 landen.
De bedrijfsactiviteiten leiden er toe dat er heel veel inkoopfacturen bij de financiële afdeling binnenkomen. Met als gevolg dat er erg veel tijd ging zitten in het verwerken van die inkoopfacturen. Controller Coen Buschman vertelt waarom er voor ImageCapture is gekozen en hoe het implementatieproces is verlopen:
Onze facturen volgden een nogal ouderwetse routing. Eerst werden ze geprint, ingeboekt en van een stempel voorzien. Daarna gingen ze een autorisatie-rondje door de organisatie en vervolgens kwamen ze terecht in de klapper ‘Te betalen facturen’. Eens per week werden de te betalen facturen fysiek verzameld en werd een betaal batch aangemaakt. De facturen werden na betaling in andere klappers op alfabetische volgorde opgeborgen. Dat was niet alleen zeer arbeidsintensief (er was iemand fulltime mee bezig) maar het leverde ook behoorlijk wat frustratie op. De doorloop van de facturen was namelijk te lang. Nu verloopt dit proces via ImageCapture en kan de factuur na goedkeuring zelfs meteen doorgeboekt worden in SAP. Dat is de volgende stap die we binnenkort gaan zetten als de aanloopfase achter de rug is.
Over de implementatie, uitgevoerd door senior consultant Walter Prins, vertelt hij:
De implementatie verliep eigenlijk heel soepel. Ons uitgangspunt bij de implementatie was om zo dicht mogelijk bij de standaard te blijven en dat ging prima. Walter is een kundige consultant die aan twee kanten snapt wat de bedoeling is. Hij begeleidde ons in hoe we het project moesten aanvliegen en hoe we zaken kunnen regelen in de software. ScanSys heeft eerst het systeem en de interfaces ingericht en de rechten van de gebruikers bepaald. We hebben goed tekst en uitleg gekregen en hier en daar het systeem met enkele sjablonen nog wat verder verfijnd. Eigenlijk konden de gebruikers er heel snel mee overweg!
Uiteraard waren er, net als bij iedere bedrijfsautomatisering, ook uitdagingen tijdens dit traject:
De grootste uitdaging van de implementatie was eigenlijk de zachte kant: De acceptatie door de medewerkers binnen de organisatie. De bereidheid was heel groot en het systeem werd snel omarmd. Ik moet zeggen dat het heel soepel verlopen is. Door het inzetten van ImageCapture werd het noodzakelijk dat de budgetverantwoordelijkheden helder en goed werden geregeld. Die wens had ik als controller al langer maar hoe we dat aan konden pakken was nog niet bij iedereen helemaal inzichtelijk. Nu is het goed geregeld. Het was ook heel fijn dat de directie het goede voorbeeld gaf bij de goedkeuringsworkflow, goed voorbeeld doet goed volgen.
Wat heeft het werken met ImageCapture tot nu toe opgeleverd?
De ingebruikname van ImageCapture neemt niet alleen de werkdruk weg bij de financiële administratie, het helpt ons als bedrijf om efficiënter en professioneler om te gaan met informatie. Er bestonden binnen ons bedrijf nog al wat spreadsheetjes, die medewerkers gingen maken om grip te krijgen op hun budgetverantwoordelijkheden. Nu kan iedereen de officiële documenten en informatie gemakkelijk en snel vinden en zijn deze spreadsheetjes niet meer nodig.
En we gebruiken zelfs nog niet alle features van ImageCapture….. bijvoorbeeld de delegatiemogelijkheden voor als je met vakantie bent kenden we nog niet. Daar moeten we nog een beetje handiger in worden.
