ABAB accountants en adviseurs

ABAB is een allround accountancy- en adviesorganisatie, gesitueerd in het zuiden van Nederland. ABAB bestaat meer dan 75 jaar en behoort met ruim 700 medewerkers (verdeeld over 14 vestigingen) tot de top 15 van accountantskantoren in Nederland. ABAB Accountants en Adviseurs focust zich met name op niet-beursgenoteerde ondernemingen, instellingen, organisaties in de non-profit sector en particulieren. Door een breed dienstverleningspalet en een persoonlijke benadering onderscheidt ABAB zich in de markt. Dit vertaalt zich in advisering op maat voor alle klanten, van klein tot groot en van nationaal tot internationaal, op het gebied van fiscaal en juridisch advies, administratieve dienstverlening, het samenstellen van jaarrekeningen en advies op het gebied van administratieve automatisering. Daarmee is ABAB een allround dienstverlener als het om financiële vraagstukken gaat, waarbij relatiemanagers de rol van persoonlijk sparringpartner hebben. Zij adviseren de klant en denken proactief mee in de ontwikkeling van de onderneming. Zo vertalen zij de behoefte van de klant naar praktische oplossingen en fungeren als intermediair tussen klant en specialist. 

Wij hebben verschillende soorten klanten, met name in de agro sector en het mkb. Zo hebben wij klanten met een eigen boekhoudpakket waarvoor wij alleen de rapportages uitvoeren en zijn er klanten waarvoor wij ook het financiële pakket hosten. Zij maken gebruik van Mijn ABAB internetboekhouden. Mijn ABAB Internetboekhouden is een white label product met AccountView als financiële applicatie, die ook de scan-en-herken oplossing van Scan Sys bevat. Klanten kunnen via het klantportaal hun scans uploaden, waarna deze geautomatiseerd worden verwerkt. Deze dienst bieden wij sinds een aantal jaren en we zien geleidelijk een toename van het aantal gebruikers. Daarnaast hebben wij ook een grote groep klanten waarvoor wij de totale administratieve dienstverlening verzorgen. Voor deze groep gebruiken we ook de ImageCapture software.

De keuze van een scan- en- herken-oplossing

De reden om op zoek te gaan naar een scanoplossing laat zich gemakkelijk raden: ABAB verwerkt op jaarbasis maar liefst 600.000 facturen, verdeeld over 3000 administraties. Door te gaan scannen konden efficiency-voordelen behaald worden.Tegelijk met de overstap naar een geautomatiseerd verwerkingsproces stapte ABAB ook volledig over naar het factuurstelsel. Dit is noodzakelijk voor het automatiseren van het factuurverwerkingsproces. Daarnaast was dit een duidelijke beleidskeuze om ook tussentijdse resultaten beschikbaar te kunnen stellen aan de klant.

De doelstelling was, en is efficiency. Dit is ϋberhaupt een grote drijfveer in de accountancy branche. Er is sprake van commerciële druk in de branche, waardoor je moet zorgen dat je met minder kosten hetzelfde product kunt maken. Scanning was voor ons één van de mogelijkheden om dit te realiseren. De criteria voor het selecteren van de software waren onder andere: een betaalbaar pakket, een efficiënte werking en een volledige integratie met AccountView. We hebben in het verleden ook wel getest met een SAAS-oplossing (scanning as a service), maar van die resultaten werden we niet echt gelukkig. Daarnaast zijn we veel goedkoper uit als we eenmalig een licentie aanschaffen die wij kunnen integreren in onze systemen, dan wanneer wij per scan betalen. Scan Sys had een oplossing die betaalbaar is en die we gemakkelijk konden configureren in onze infrastructuur. 

Door de integratiemogelijkheden met AccountView en de flexibliteit waarmee de ImageCapture software geïntegreerd kon worden in de infrastructuur van ABAB, is de keuze op ImageCapture for Invoices en Documents gevallen. Ook het investeringsmodel ten op zichtte van een prijs per tik model heeft sterk meegewogen in deze keuze.

Inzet van ImageCapture bij ABAB

ABAB is een vooruitstrevende organisatie op het gebied van ICT. Het is niet voor niets dat administratieve automatisering ook deel uitmaakt van het dienstverleningspakket. De manier waarop zij ImageCapture hebben geïntegreerd, is dan ook redelijk uniek te noemen: ABAB werkt vanuit een zogenaamd “blackbox” principe met de ImageCapture software. Dat wil zeggen dat er geen menselijke interactie plaatsvindt tijdens de verwerking in ImageCapture, maar dat alle gescande of geïmporteerde inkoopfacturen volledig geautomatiseerd worden verwerkt. Medewerkers krijgen een bericht dat er inkoopboekingen klaar staan om geïmporteerd en verwerkt te worden in AccountView, waarna zij de boekingen controleren en eventueel nog verder verbijzonderen.

In eerste instantie wilden wij de controle en codering van de facturen ook volledig onderbrengen in ImageCapture. Toen bedachten we ons hoe de gemiddelde factuur in het mkb er uitziet; Soms met artikelnummer, dan weer niet, je komt zelfs nog handgeschreven facturen tegen. Dus hier kwamen we al heel snel van terug. Het is ondoenlijk om van alle leveranciers van onze klanten artikeltabellen te beheren met artikelnummers en bijbehorende grootboekrekeningen. Daarom hebben we voor een andere oplossing gekozen: wij scannen op herkenning van crediteuren en maken een boekingsvoorstel in ImageCapture. Dit boekingsvoorstel is op basis van een grootboekrekening en het factuurbedrag en bestaat standaard uit één boekingsregel. We hebben er voor gekozen om van ieder document een boekingsvoorstel te maken zonder uitval. Dus wanneer bijvoorbeeld een crediteur niet bekend is, dan wordt de factuur geboekt op Crediteur Onbekend. De boeking wordt dus in alle gevallen in AccountView gezet. Dit geldt ook voor de handgeschreven facturen en kasbonnetjes van de klant. De herkenning hierop is natuurlijk zo goed als niet aanwezig. In AccountView openen we de boeking en corrigeren deze aan de hand van het digitale document.

Voorafgaand aan het verwerkingsproces in ImageCapture ontvangen de klanten stickervellen met barcodes die zij op hun facturen plakken. Medewerkers van ABAB scannen de facturen vervolgens. Door de barcode wordt automatisch scheiding aangebracht in de facturen. Tijdens het scannen wordt het boekjaar en de naam van de klant meegegeven aan het Tiff bestand. Daarna vindt automatisch controle plaats op aanwezigheid van de klantadministratie in AccountView. Deze controle-stap is een zelfgeschreven tool van ABAB. Als de administratie nog niet bekend, is wordt hier een error-log van weggeschreven. De applicatiebeheerder bewaakt deze error-log. Als de administratie bekend is, worden de documenten weggeschreven naar een map op het netwerk en van daaruit geïmporteerd in ImageCapture.

In ImageCapture vindt de herkenning van de crediteur plaats. Dit gebeurt aan de hand van een tussentabel waarin de crediteurgegevens van de desbetreffende administratie staan. Daarnaast is er een tabel beschikbaar met alle AccountView crediteurgegevens, over alle administraties in AccountView heen. De gecombineerde tabellen zijn het uitgangspunt voor ImageCapture bij het selecteren van de juiste crediteur. Een voorbeeld: Wanneer een crediteur nog niet bekend is in de klantadministratie van klant A, kan het zijn dat deze al wel in gebruik is bij de klantadministratie van klant B. ImageCapture herkent dan de juiste crediteur uit de tussentabel en kopieert deze naar de klantadministratie van klant A via de AccountView backoffice server. Na herkenning van crediteur en factuurbedragen wordt de boeking automatisch en zonder menselijke interactie aangemaakt en geëxporteerd naar een SQL tabel. Hierdoor kan ABAB zelf het moment van importeren bepalen en worden de boekingen niet zonder controle al beschikbaar gesteld aan de klant. De pdf wordt weggeschreven naar een digitaal archief. Vanuit de boeking in AccountView is deze met behulp van een link opvraagbaar. Daarnaast kunnen klanten deze vanuit de portal benaderen.

Vanuit de scanning wordt een automatisch bericht gestuurd naar de medewerker dat er facturen klaarstaan om verwerkt te worden, maar ook wanneer er fouten tijdens het boeken geconstateerd zijn. De medewerker importeert de facturen vanuit AccountView en gaat naar het inkoopdagboek. Daar opent hij de boekingen en controleert deze en vult ze zo nodig aan. We hebben er heel bewust voor gekozen om gebruik te maken van de interface van AccountView om de boekingen verder te verwerken. Anders moet toch iedereen weer overstappen en wennen aan een ander pakket. Wij noemen het ook geen boekingen maar boekingsvoorstellen in AccountView, totdat de controle hierop heeft plaatsgevonden. 

Deze manier van werken laat duidelijk de visie van ABAB op efficiency zien; De integratie met eigen software en systemen speelt daarin een belangrijke, misschien wel de belangrijkste rol. Alles is ingericht op grote aantallen en volume-verwerking met zo min mogelijk menselijke interactie in de tussenliggende processen. Een van de voorwaarden om op deze wijze te kunnen werken is natuurlijk de kennis, expertise en beschikbaarheid van een eigen ict-afdeling om de integratie tussen de verschillende applicaties zo optimaal mogelijk te beheren.

Wat heeft het werken met ImageCapture opgeleverd?

Het proces werkt absoluut sneller. In het begin was het dubbel wennen voor onze medewerkers. Niet alleen gingen we over van het kasstelsel naar het factuurstelsel, we gingen ook gelijk van start met een nieuw verwerkingsproces. Inmiddels is het proces goed geland in de organisatie en zijn de medewerkers erg tevreden over de nieuwe, geautomatiseerde werkwijze. Een groot voordeel is dat de facturen nu online beschikbaar zijn voor de klant, maar ook voor onze eigen medewerkers. Wij hebben echt efficiency voordeel door het gebruik van de software.

Ervaring met Scan Sys

Uit de manier waarop de software volledig is geïntegreerd in het bedrijfsproces blijkt dat ABAB vertrouwen heeft in de software. Tot slot vragen wij ook naar de ervaringen met Scan Sys:

Mijn ervaringen met Scan Sys zijn erg positief. Als ik een probleem of vraag heb, dan lost support dit altijd makkelijk en goed op. De kennis is zonder meer goed en zij hebben een probleem dan ook zo boven water.

De implementatie is erg prettig verlopen. Natuurlijk moest er her en der iets worden toegevoegd of aangepast in het proces en dit gaat soms met vallen en opstaan. Maar het is dan ook een behoorlijke inrichting geworden. We hebben geconstateerd dat alles kan met dit pakket. Er zijn eigenlijk geen aanpassingen aan de software gedaan om het zo te kunnen gebruiken. We konden volstaan met de inrichting. De software is een zeer flexibele toolbox met enorm veel mogelijkheden.

Ik ben zelf verantwoordelijk binnen ABAB voor de tweedelijnssupport op ImageCapture en het komt zelden voor dat ze me hiervoor nodig hebben. Het proces draait gewoon altijd en wij hoeven er verder niet echt meer over na te denken. Dat is heel fijn.

Aldus Peter Bressers, Senior Informatie-analist, ABAB Accountants en Adviseurs.