Inkoopmanagement met Ultimo en Exact Globe

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan en herken software voor inkoopmanagement met Ultimo en Exact Globe. ImageCapture integreert volledig met de combinatie van Ultimo en Exact Globe software en maakt bij het verwerken van uw facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit uw administratie, zonder dat periodieke synchronisatie hiervoor nodig is.

De voordelen van inkoopmanagement met Ultimo en ImageCapture

  • Geen handmatige fouten meer tijdens het boeken en een veel snellere verwerking
  • Geen papieren archief meer, documenten zijn altijd digitaal beschikbaar en raken niet meer zoek
  • Volledige integratie met Ultimo software
  • Integratie met de meest gebruikte ERP en financiële systemen
  • Vergaande herkenning en matching op kop- en regelniveau
    met
    automatisch boekingsvoorstel voor kostenfacturen en matching voorstel bij inkoopfacturen
  • Scannen van papieren facturen, automatisch importeren en inlezen van PDF, UBL en XML facturen
  • Verschillen in aantallen en prijzen direct aanpasbaar 
  • Geen limiet op aantal administraties of documenten

 

 

Het proces in ImageCapture

Bestellingen & Ontvangsten

Bestellingen en ontvangsten in Ultimo ERP

In uw Ultimo administratie worden ontvangsten en bestellingen geregistreerd. In combinatie met het gebruik van ImageCapture software is het nu niet meer nodig om bestellingen en ontvangsten vanuit Ultimo te repliceren naar Exact Globe.

Inlezen

Factuurverwerking met Ultimo en Exact Globe -> scannen of inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden geïmporteerd en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals administratiecodes en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie direct uit uw Ultimo en Exact Globe administratie waardoor periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig is.

Controleren

Factuurverwerking met Ultimo en Exact Globe -> controleren en matchen

Imagecapture for Invoices in koppeling met Ultimo en Exact Globe biedt inkooporder-gestuurde organisaties de mogelijkheid om factuurgegevens direct te matchen op inkooporders en ontvangsten in Ultimo en Exact Globe.

Afhankelijk van op de factuur beschikbare regelgegevens en de aanwezigheid van de artikelcode informatie in de Ultimo en/of Exact Globe artikeltabellen, is het mogelijk de factuur gegevens zowel op kop- als regelniveua te matchen. Op dat moment worden prijsverschillen en/of verschillen in aantallen op regelniveau met een kleur gemarkeerd.

Het resultaat van de factuurmatching wordt ter verificatie aangeboden in het boekingsscherm. De boeking wordt automatisch verrijkt met alle boekingsgegevens die eerder binnen Ultimo of Exact Globe op de bestelregel waren vastgelegd. In deze fase is het mogelijk om ingelezen gegevens aan te passen of verder te verrijken met administratieve gegevens uit Exact Globe.

Bij het gebruik van factuurmatching in ImageCapture is het mogelijk om middels instelbare drempelwaarden de factuur  geautomatiseerd te laten matchen. Alle vrijkomende afwijkingen kunnen hierbij als log informatie beschikbaar komen in de navolgende digitale fiattering in ImageCapture for Invoices.

Factuurverwerking met Ultimo en Exact Globe -> kostenfacturen

Voor de verwerking van kostenfacturen zonder voorafgaande verplichting wordt direct een automatisch boekingsvoorstel in ImageCapture gegeneerd waarbij alle verbijzonderingen zoals kostenplaats, -drager en projecten kunnen worden meegegeven aan de boeking in Exact Globe. Controle op dubbele boekingen vindt automatisch plaats waarbij eventueel het eerder gearchiveerde document direct uit de Ultimo en/of Exact Globe database kan worden geopend ter verificatie.

Tijdens de verwerking wordt automatisch de juiste fiatteur geselecteerd op basis van crediteur, grootboekrekening en diverse andere afhankelijkheden zoals drempelbedragen. Handmatig kunnen fiatteurs worden toegevoegd aan het goed te keuren document.

robotic accounting

Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkooporderfacturen. Wanneer deze 100% matchen met de eerder geplaatste bestelling in Ultimo, kan de factuur automatisch worden geboekt. Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door u geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.

Indien eerder bij de ontvangstboekingen in Ultimo ERP gescande pakbonnen zijn opgeslagen als bijlage documenten in Ultimo, is het mogelijk, deze documenten bij het verwerken van de factuur automatisch samen te voegen met de ingelezen factuur, waardoor de combinatie van factuur en Ultimo bijlage documenten als een compleet document via de ImageCapture workflow functionaliteit ter autorisatie kan worden aangeboden.

Boeking Exact

Factuurverwerking met Ultimo en Exact Globe -> boeken en archiveren Exact

Nadat de facturen zijn gecontroleerd, gematcht en geboekt worden de boekingen direct aangemaakt in Exact Globe, desgewenst status geblokkeerd voor betaling, als bijlage document van de boeking in Exact Globe gearchiveerd. De documenten zijn hierna direct opvraagbaar vanuit de boeking, de crediteuren kaart en de grootboek kaart. Aansluitend worden de in Exact Globe geboekte facturen direct in Ultimo verwerkt en afgeletterd op de openstaande inkooporder(regels). Het combinatie document van factuur en bijlage documenten is hierna desgewenst ook vanuit Ultimo te raadplegen.

Fiatteren

FIATTERING MET IMAGECAPTURE WORKFLOW EN ARCHIEF

Ook de fiattering van uw facturen kan volledig geautomatiseerd worden met ImageCapture Workflow waarbij de software de factuur automatisch koppelt aan de desbetreffende fiatteur(s) en een notificatie verzendt met een link naar de te beoordelen facturen. Meer informatie over de mogelijkheden van ImageCapture Workflow en het digitale archief vindt u op de pagina Workflow met Exact Globe.

Boeking Ultimo

Factuurverwerking met Ultimo en Exact Globe -> boeken en archiveren Ultimo

Aansluitend na fiattering van de factuur en het deblokkeren van de openstaande post in Exact Globe, vind boeking en aflettering van de openstaande bestelregels in Ultimo plaats via de Ultimo Scan Sys module. Alle vanuit ImageCapture ingelezen factuurinformatie is hierna automatisch gekoppeld aan de juiste Ultimo bestelregel. Het factuurdocument met alle audit trail informatie omtrent verwerking en fiattering is direct raadpleegbaar vanuit Ultimo. De noodzaak om vanuit Ultimo orders en ontvangsten naar Exact Globe te repliceren, facturen bij het boeken daarop te matchen of facturen dubbel in te boeken in Exact Globe en Ultimo, komt hiermee direct te vervallen.

Top

Cookie instellingen

Wij gebruiken cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren. Informatie over de verwerking van (persoons)gegevens kunt u vinden in de privacyverklaring.

Lees meer. | Sluiten