Home » Koppelingen » Geautomatiseerde verkooporderverwerking met SAP Business One

Geautomatiseerde verkooporderverwerking met SAP Business One

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke software voor de geautomatiseerde verkooporderverwerking in SAP Business One. SAP Business One is een ERP-pakket voor het midden- en kleinbedrijf en kan met jouw onderneming meegroeien.

Directe integratie

ImageCapture integreert volledig met de software van SAP Business One en maakt bij het verwerken van uw documenten direct gebruik van de stamgegevens, ordergegevens en boekingslogica uit uw administratie, zonder dat periodieke synchronisatie hiervoor nodig is. U beheert uw gegevens dus uitsluitend in SAP Business One.

Plan een online demo

Neem contact met ons op

Handelsorganisaties die veel zaken doen met vaste klanten hebben niet alleen te maken met inkomende factuurstromen zoals kostenfacturen en inkooporderfacturen, zij ontvangen ook regelmatig inkooporders in PDF of papieren vorm die handmatig moeten worden ingevoerd als verkooporder in SAP Business One. Deze verkooporder vormt de basis voor de later te versturen verkoopfactuur. Het verwerken van de inkoopopdrachten, het controleren op prijsafspraken, en het archiveren van de onderliggende documenten is een foutgevoelig proces dat veel tijd vraagt van de administratie. De ontvangen inkooporders worden bewaard om te kunnen overleggen op het moment dat er vragen ontstaan over de verzonden verkoopfactuur. Ook het terugvinden van de juiste inkoopopdracht is soms een tijdrovende bezigheid.

Met ImageCapture wordt dit proces van controleren, invoeren en archiveren volledig geautomatiseerd. Daarbij integreert de software volledig met jouw SAP Business One-administratie en maakt gebruik van de daar aanwezige data. Je beheert je verkooporders dus altijd op één plek, namelijk in SAP Business One.

Het proces in ImageCapture

Inlezen

ImageCapture importeert de standaard inkoopformulieren van de opdrachtgever uit e-mailboxen en koppelt deze aan de juiste debiteur in SAP Business One.

Vervolgens leest de software automatisch op kop- en regelniveau de ordergegevens in.

Matchen

De software controleert hierbij op basis van de artikelcodes van de klant en de stamgegevens in jouw SAP Business One-administratie of de inkoopprijzen niet afwijken van de vastgelegde standaardverkoopprijzen per artikel, of de per artikel vastgelegde prijsafspraken met de debiteur. Afwijkingen tussen de inkoopopdracht en eerder gemaakte afspraken worden hierdoor direct zichtbaar.

Met behulp van deze informatie genereert ImageCapture automatisch orderregels die naar wens verder verrijkt kunnen worden, bijvoorbeeld met aanvullende omschrijvingen. Ook kopgegevens zoals afwijkende factuur- of leveradressen kunnen direct worden aangepast.

Archiveren

Na akkoordbevinding wordt de verkooporder direct aangemaakt in SAP Business One. Desgewenst stuurt ImageCapture de klant (per debiteur instelbaar) automatisch een notificatie bericht om hem te bedanken voor zijn bestelling en de administratieve verwerking hiervan aan hem te bevestigen.

Het digitale orderdocument staat direct gekoppeld aan de verkooporder en is vanuit diverse invalshoeken, waaronder de verkooporder, opvraagbaar.