Geautomatiseerde verkooporderverwerking met SAP Business One

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke software voor de geautomatiseerde verkooporderverwerking in SAP Business One. ImageCapture integreert volledig met de software van SAP en maakt bij het verwerken van documenten direct gebruik van de stamgegevens, ordergegevens en boekingslogica uit jouw SAP-administratie, zonder dat periodieke synchronisatie hiervoor nodig is. Je beheert de gegevens dus uitsluitend in SAP Business One. 

Geautomatiseerde verkooporderverwerking met SAP Business One en ImageCapture

Handelsorganisaties die veel zaken doen met vaste klanten hebben niet alleen te maken met inkomende factuurstromen zoals kostenfacturen en inkooporderfacturen, zij ontvangen ook regelmatig inkooporders in PDF of papieren vorm die handmatig moeten worden ingevoerd als verkooporder in SAP Business One. Deze verkooporder vormt de basis voor de later te versturen verkoopfactuur. Het verwerken van de inkoopopdrachten, het controleren op prijsafspraken, en het archiveren van de onderliggende documenten is een foutgevoelig proces dat veel tijd vraagt van de administratie. De ontvangen inkooporders worden bewaard om te kunnen overleggen op het moment dat er vragen ontstaan over de verzonden verkoopfactuur. Ook het terugvinden van de juiste inkoopopdracht is soms een tijdrovende bezigheid. Met ImageCapture wordt dit proces van controleren, invoeren en archiveren volledig geautomatiseerd. Daarbij integreert de software volledig met jouw SAP Business One-administratie en maakt gebruik van de daar aanwezige data. Je beheert je verkooporders dus altijd op één plek, namelijk in SAP Business One.

 

De voordelen van geautomatiseerde verkooporderverwerking met SAP Business One en ImageCapture

  • Geen fouten meer die bij handmatig boeken ontstaan
  • Veel snellere verwerking van inkoopopdrachten
  • Documenten zijn altijd digitaal beschikbaar en raken niet meer zoek
  • Geen papieren archief meer
  • Volledige integratie met SAP Business One
  • Vergaande herkenning op regelniveau
  • Wijzigen en aanmaken van debiteurgegevens in ImageCapture
  • Geen limiet op aantal administraties of documenten

Het proces in ImageCapture

Inlezen

Verkooporderverwerking met SAP Business One -> inlezen

ImageCapture importeert de standaard inkoopformulieren van de opdrachtgever uit e-mailboxen en koppelt deze aan de juiste debiteur in SAP Business One. Vervolgens leest de software automatisch op kop- en regelniveau de ordergegevens in.

Matchen

Verkooporderverwerking met SAP Business One -> matchen

De software controleert hierbij op basis van de artikelcodes van de klant en de stamgegevens in jouw SAP Business One-administratie of de inkoopprijzen niet afwijken van de vastgelegde standaardverkoopprijzen per artikel, of de per artikel vastgelegde prijsafspraken met de debiteur. Afwijkingen tussen de inkoopopdracht en eerder gemaakte afspraken worden hierdoor direct zichtbaar. Met behulp van deze informatie genereert ImageCapture automatisch orderregels die naar wens verder verrijkt kunnen worden, bijvoorbeeld met aanvullende omschrijvingen. Ook kopgegevens zoals afwijkende factuur- of leveradressen kunnen direct worden aangepast.

Archiveren

Verkooporderverwerking met SAP Business One -> Archiveren

Na akkoordbevinding wordt de verkooporder direct aangemaakt in SAP Business One. Desgewenst stuurt ImageCapture de klant (per debiteur instelbaar) automatisch een notificatie bericht om hem te bedanken voor zijn bestelling en de administratieve verwerking hiervan aan hem te bevestigen. Het digitale orderdocument staat direct gekoppeld aan de verkooporder en is vanuit diverse invalshoeken, waaronder de verkooporder, opvraagbaar.

Top
Schrijf je in voor onze nieuwsbriefBlijf op de hoogte!

De automatiseringswereld staat niet stil. Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en mis niets meer van onze laatste ontwikkelingen.

Cookie instellingen

Wij gebruiken cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren. Informatie over de verwerking van (persoons)gegevens kunt u vinden in de privacyverklaring.

Lees meer. | Sluiten