Geautomatiseerde verkooporderverwerking met SAP Business One

Verkooporderverwerking met SAP Business One automatiseer je met ImageCapture for Invoices. ImageCapture is gebruiksvriendelijke software om gemakkelijk en efficiënt de verwerking van jouw verkooporders in SAP Business One te automatiseren. SAP Business One is een ERP-pakket voor het midden- en kleinbedrijf en kan met jouw onderneming meegroeien.

Directe integratie

ImageCapture integreert naadloos met SAP Business One, waardoor je direct toegang hebt tot de stamgegevens, ordergegevens en boekingslogica van jouw administratie. Dit betekent dat je jouw gegevens uitsluitend in SAP Business One beheert en dat periodieke synchronisatie niet nodig is.

Door de directe integratie met SAP Business One kan ImageCapture for Invoices jouw documenten efficiënt en nauwkeurig verwerken, waardoor het administratieve proces van jouw onderneming nog beter en sneller verloopt.

Inlezen

Bij het verwerken van inkooporders worden vaak verschillende formaten gebruikt, zoals papieren orders die per post binnenkomen en orders die via e-mail worden verstuurd als pdf-bestanden. ImageCapture kan beide formaten verwerken en inlezen.

Tijdens het inlezen kun je vrije velden zoals administratie en ontvangstdatum toekennen. ImageCapture leest de tabellen direct in SAP Business One in, zonder bestandsmatige uitwisseling van gegevens.

OCR-herkenning zorgt ervoor dat de inkooporder automatisch wordt gekoppeld aan de juiste klant in SAP Business One. Vervolgens worden de ordergegevens op basis van de herkenning uitgelezen.

Controleren

Met ImageCapture kun je de ordergegevens direct controleren op basis van de artikelcodes van de klant en de stamgegevens in jouw SAP Business One-administratie. Zo kun je nagaan of de inkoopprijzen overeenkomen met de vaste standaard verkoopprijzen per artikel of met de prijsafspraken die je met de debiteur hebt gemaakt.

Als er afwijkingen zijn tussen de inkooporder en de eerder gemaakte klantafspraken, worden deze direct zichtbaar. Met deze informatie genereert ImageCapture automatisch orderregels die je verder kunt verrijken met aanvullende omschrijvingen. Ook kopgegevens, zoals (afwijkende) factuur- of afleveradressen, kunnen direct worden verwerkt.

Robotic accounting

Robotic accounting maakt het mogelijk om inkooporders volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat er menselijke interactie aan te pas komt. Deze functionaliteit kan per klant worden ingesteld.

Exporteren en archiveren

Als de ordergegevens gecontroleerd zijn en akkoord zijn bevonden, wordt de verkooporder direct aangemaakt in SAP Business One. Hierdoor wordt de administratieve afhandeling van de bestelling efficiënter en sneller.

ImageCapture kan automatisch een notificatiebericht naar de klant sturen om hem te bedanken voor de bestelling en de administratieve verwerking hiervan te bevestigen. Deze instelling is per debiteur in te stellen. Het digitale orderdocument staat direct gekoppeld aan de verkooporder en is vanuit diverse invalshoeken opvraagbaar.

Dankzij de koppeling tussen ImageCapture en SAP Business One kunnen de ordergegevens eenvoudig beheerd worden. Daarnaast zorgt de automatische notificatie ervoor dat de klant direct op de hoogte wordt gebracht van de status van zijn bestelling. Zo wordt de klanttevredenheid verhoogd en verloopt het administratieve proces efficiënter.