Declaratieverwerking met SAP Business One

Digitale declaratieverwerking met SAP Business One en ImageCapture software zorgt voor meer efficiency in het verwerkingsproces van bonnetjes, reiskosten en overige onkosten van je medewerkers. Door het verwerkingsproces van de declaraties te digitaliseren worden fouten voorkomen en heb je altijd actuele inzage in de kosten. Met een handige partner app kunnen medewerkers eenvoudig een foto van hun bonnetjes maken of direct een kilometervergoeding laten berekenen en indienen. Dit voorkomt ook dat medewerkers declaraties vergeten, bonnetjes kwijtraken of de declaratie te laat indienen. De declaraties kunnen sneller verwerkt worden en ook de uitbetaling aan de medewerkers verloopt vele malen efficiënter. 

De digitale declaratie wordt ingelezen in ImageCapture, waarbij alle meekomende declaratiegegevens automatisch worden verwerkt. ImageCapture valideert de informatie direct op de gegevens in jouw SAP Business One- administratie. Vanuit het automatische boekingsvoorstel bestaat de mogelijkheid om de boeking verder te kunnen verbijzonderen met eventueel  aanvullende gegevens zoals kostenplaatsen, -dragers en projecten. Na controle wordt de boeking direct aangemaakt in jouw SAP Business One-administratie. Afhankelijk van de betaalwijze, is de boeking nog geblokkeerd voor betaling. De digitale declaratie is daarbij direct opvraagbaar vanuit de boeking in SAP Business One. Wanneer de uitgave op dat moment al betaald is via een company pinpas, is er na verwerking direct inzage in de kosten en kan de boeking verder worden afgeletterd op de eerdere bankbetaling.

Tijdens de verwerking van de declaratie in ImageCapture wordt automatisch de juiste medewerker of manager geselecteerd, om de declaratie goed te keuren, tenzij vanuit de meekomende autorisatie informatie al blijkt, dat daar geen noodzaak toe meer is. De manager ontvangt een notificatie-mail met een link naar de goed te keuren declaraties in de ImageCapture Workflow. Na goedkeuring van de declaratie, wordt de (aanvullende) goedkeuringsinformatie als audit trail weer gekoppeld aan de declaratieboeking in jouw financiële administratie en in het digitale archief van ImageCapture.

De voordelen van digitaal declareren met SAP Business One

  • Bespaar kostbare tijd op het verwerkingsproces van declaraties
  • Geen fouten meer die bij handmatig boeken ontstaan
  • Handige app voor het indienen en goedkeuren van declaraties
  • Snellere verwerking en betaling van declaraties
  • ImageCapture integreert volledig met SAP Business One
  • Digitale fiattering met uitgebreide workflow-functionaliteit in ImageCapture
  • Digitaal archief met optioneel rapportagemogelijkheden in ImageCapture

Het proces

Indienen

Declaratieverwerking met SAP Business One -> indienen

In de app kunnen medewerkers een declaratie aanmaken door een foto van het bonnetje te maken of met behulp van Google maps een kilometerdeclaratie te berekenen. Daarbij kunnen omschrijvingen of coderingen direct worden meegegeven aan de declaratie. 

Inlezen

Declaratieverwerking met SAP Business One -> Inlezen 

ImageCapture leest de digitale declaratie automatisch in en herkent de declaratiegegevens zoals bruto- en Btw-bedragen, datum, betalingswijze en omschrijvingen. 

Coderen

Declaratieverwerking met SAP Business One -> coderen

Op basis van de declaratiegegevens maakt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan. Daarbij integreert ImageCapture ook met jouw SAP Business One-administratie en koppelt de declaratie direct aan de juiste medewerker en/of kostenplaats. 

Boeken

Declaratieverwerking met SAP Business One -> boeken

Na controle van de declaratieboeking wordt deze aangemaakt in de financiële administratie. De digitale declaratie wordt als bijlage aan de boeking gekoppeld en is direct opvraagbaar vanuit de boeking in SAP Business One.

Fiatteren

Declaratieverwerking met SAP Business One -> fiatteren

Tijdens de verwerking van de declaratie in ImageCapture wordt automatisch de juiste medewerker of manager geselecteerd, om de declaratie goed te keuren. De medewerker ontvangt een notificatie-mail met een link naar de goed te keuren declaraties in de ImageCapture Workflow. Daarbij kan de medewerker declaraties goed- en afkeuren, een vraag stellen of de beoordeling delegeren aan een collega. Na goedkeuring van de declaratie, wordt de goedkeuringsinformatie (de audit trail) als bijlage gekoppeld aan de declaratieboeking in jouw financiële administratie en in het digitale archief van ImageCapture. 

Top
Schrijf je in voor onze nieuwsbriefBlijf op de hoogte!

De automatiseringswereld staat niet stil. Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en mis niets meer van onze laatste ontwikkelingen.