Geautomatiseerde factuurverwerking met SAP Business One

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke software voor de geautomatiseerde factuurverwerking met SAP Business One. De slimme software automatiseert het volledige proces van verwerken en archiveren van uw inkoopfacturen, pakbonnen, orderbevestigingen en projectdossiers in SAP Business One. ImageCapture integreert volledig met SAP BO en maakt bij het verwerken van uw facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit uw administratie zonder dat hiervoor periodieke synchronisatie nodig is. U beheert uw gegevens dus uitsluitend in SAP Business One! Verwerkte facturen worden direct gevalideerd en bij gebruik van workflow voor de fiattering worden geblokkeerde boekingen aangemaakt. Inkooporder-gerelateerde facturen worden gematcht met bestellingen en ontvangsten en wanneer de factuur 100% matcht met de bestelling, kan deze met behulp van robotfunctionaliteit ook volautomatisch ingeboekt worden.

De voordelen van factuurverwerking met SAP Business One en ImageCapture

  • Geen limiet op aantal administraties of documenten
  • Volledige integratie met SAP Business One 9.1 en hoger op MS SQL
  • Verwerken van inkoopfacturen en overige documenten
  • Integrale verwerking van papieren, PDF en XML facturen
  • Vergaande herkenning en matching op factuur kop- en regelniveau
  • Geen papieren archief meer, documenten zij direct opvraagbaar vanuit SAP Business One
  • Factuurfiattering met ImageCapture Workflow en archief

 

Factuurverwerking met SAP Business One

 

 

 

Het proces in ImageCapture

Inlezen

 

 

 

 

FACTUURVERWERKING MET SAP BUSINESS ONE -> SCANNEN OF INLEZEN
Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden ingelezen en verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals administratie en boekingsdatum toekennen. Tabellen uit SAP Business One worden daartoe direct ingelezen, zonder noodzaak tot bestandsmatige uitwisseling van gegevens.

 

Controleren

verkooporderverwerking icoon

 

 

 

 

Factuurverwerking met SAP Business One -> controleren en coderen
Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit SAP Business One, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden alle administratieve velden zoals grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers en projectcodes ondersteund die via het SAP Business One XML formaat geëxporteerd kunnen worden.Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere regels worden aangeboden.

Factuurverwerking met SAP Business One -> controleren en matchen
Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkooporder gerelateerde facturen direct gematched worden met openstaande bestellingen en/of ontvangsten in SAP Business One. Hierbij leest ImageCapture de factuur niet alleen op kop niveau uit, waarbij afgelezen factuurbedragen worden gematched op de totaalwaarde van ontvangstregels van het inkoopordernummer, maar afhankelijk van de factuur lay-out, ook de factuurregels! Hierbij worden velden zoals artikelnummers, aantallen, omschrijvingen, bruto en netto prijzen automatisch uitgelezen. Eventuele verschillen in aantallen en prijzen van de artikelen worden per factuurregel direct zichtbaar gemaakt.Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het veranderen van de verwachtte inkoopprijzen of het boeken van prijsverschillen en vrachtkosten. Bij grote verschillen wordt de boeking als geblokkeerde post aangemaakt in afwachting van de ontvangst en verwerking van een creditnota.

 

Robotic accounting

 

 

 

 

 

 

 

Robotic accounting
Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkooporderfacturen. Wanneer deze 100% matchen met de eerder geplaatste bestelling in SAP Business One, kan de factuur automatisch worden geboekt. Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door u geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.

Boeken

 

 

 

 

Factuurverwerking met SAP Business One -> boeken en archiveren
Nadat de facturen zijn verwerkt worden de boekingen en de link naar het bijbehorende document ter verwerking aangeboden in SAP Business One. Er vindt direct validatie plaats op correcte verwerking, waarbij eventuele foutmeldingen vanuit SAP Business One meteen worden opgevangen. De boeking is hierna raadpleegbaar vanuit SAP Business One, al dan niet met de status “geblokkeerd voor betaling”. Het onderliggende document kan vanuit SAP Business One opgevraagd worden.

Fiatteren

 

 

 

 

 

Fiattering met ImageCapture workflow en archief
Facturen worden in ImageCapture herkend en automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in SAP Business One. Factuurdata wordt uitgelezen of overgenomen uit UBL-berichten en op basis van de aanwezige data in SAP BO wordt een automatisch boekings- of matchingsvoorstel gegenereerd. Tijdens de herkenning van de crediteur wordt, op basis van het procuratieschema in ImageCapture, ook direct de juiste autorisatielijst geselecteerd, waarbij rekening wordt gehouden met vooraf ingestelde drempelbedragen. Op basis van deze drempelbedragen worden facturen bijvoorbeeld alleen boven een bepaald bedrag ter goedkeuring aangeboden aan de directie.Het procuratieschema kan naar keuze op basis van crediteur, administratie, het soort factuur of andere boekhoudkundige afhankelijkheden ingeregeld worden.

Fiatteurs ontvangen automatisch een notificatie dat er facturen klaar staan in ImageCapture om te beoordelen met daarbij een link naar de ImageCapture Web client. De boeking is dan al ingeboekt in SAP BO met de status geblokkeerd voor betaling. Ook het digitale document is op dat moment al opvraagbaar vanuit de boeking en andere invalshoeken in SAP Business One. Wanneer de fiatteur inlogt in ImageCapture wordt een volledig overzicht van nog te fiatteren facturen en facturen die in behandeling zijn getoond. Door de uitgebreide workflow functionaliteit kan de fiatteur niet alleen goedkeuren of afkeuren maar is het ook mogelijk om een vraag te stellen aan een collega, de factuur te delegeren aan een collega of deze over te slaan, bijvoorbeeld in afwachting van een antwoord van de leverancier. Bij het beoordelen van de factuur is alle actuele boekingsinformatie uit SAP BO zichtbaar, ook op logistiek niveau, zoals bestelnummer, prijzen en aantallen. Ook worden de fiatteurs die nog volgen in het beoordelingsproces getoond en alle audit trail informatie uit de voorafgaande processtappen.Vanaf het moment dat de facturen in ImageCapture zijn geïmporteerd, maken ze onderdeel uit van het digitale archief, inclusief alle boekings- fiatterings- en procesinformatie. Het digitale archief in ImageCapture is met tekstlabels doorzoekbaar. De toegang tot de documenten in het digitale archief is zeer dynamisch in te regelen bijvoorbeeld op basis van boekingsvelden zoals administratie, grootboekrekening of bedrag. De archieffunctionaliteit kan worden uitgebreid met een managementrapportage tool. Hierdoor heeft u altijd volledig inzage in de status van uw facturen en houdt u grip op kosten, doorlooptijden en betalingstermijnen van uw leveranciers. Naast de digitale archivering van uw facturen in het archief van ImageCapture, is het digitale document compleet met audit trail ook direct opvraagbaar vanuit de boeking en diverse andere invalshoeken in SAP Business One.

Vanaf het moment dat de facturen in ImageCapture zijn geïmporteerd, maken ze onderdeel uit van het digitale archief, inclusief alle boekings- fiatterings- en procesinformatie. Het digitale archief in ImageCapture is met tekstlabels doorzoekbaar. De toegang tot de documenten in het digitale archief is zeer dynamisch in te regelen bijvoorbeeld op basis van boekingsvelden zoals administratie, grootboekrekening of bedrag. De archieffunctionaliteit kan worden uitgebreid met een managementrapportage tool. Hierdoor heeft u altijd volledig inzage in de status van uw facturen en houdt u grip op kosten, doorlooptijden en betalingstermijnen van uw leveranciers. Naast de digitale archivering van uw facturen in het archief van ImageCapture, is het digitale document compleet met audit trail ook direct opvraagbaar vanuit de boeking en diverse andere invalshoeken Sap Business One.

 

Top

Cookie instellingen

Wij gebruiken cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren. Informatie over de verwerking van (persoons)gegevens kunt u vinden in de privacyverklaring.

Lees meer. | Sluiten