Geautomatiseerde inkooporder matching SAP Business One

ImageCapture is gebruiksvriendelijke software voor geautomatiseerde inkooporder matching met SAP Business One. Hierbij integreert de software volledig met SAP Business One en maakt bij het verwerken van de documenten gebruik van de stamgegevens, ordergegevens en boekingslogica uit jouw administratie, zonder dat periodieke synchronisatie hiervoor benodigd is. Je beheert je gegevens dus uitsluitend in SAP Business One. Bij gebruik van documentbeheer en workflow in SAP Business One sluit ImageCapture naadloos op dit proces aan.

De voordelen van geautomatiseerde inkooporder matching met SAP Business One

  • Snellere verwerking van inkooporderbevestigingen
  • Minder fouten dan bij handmatige invoer van data
  • Controle op artikelen en prijzen, signalering bij afwijkingen
  • Digitale archivering van documenten, documenten zijn snel opvraagbaar vanuit SAP Business One
  • Volledige integratie met SAP Business One, gegevens worden in SAP Business One beheerd
  • Efficiency in het planningsproces door real time inzage in verwachtte leverdata

Het proces

Inlezen

Inkooporder matching met SAP Business One -> Inlezen

Wanneer een inkoop wordt geplaatst bij een leverancier, stuurt deze een bevestiging waarop de prijzen en artikelen worden vermeld, net als de verwachtte leverdatum. In veel gevallen is dit een PDF die per e-mail wordt verzonden en soms is dit nog een papieren document. ImageCapture importeert het document vanuit de e-mail of het papieren document wordt gescand en staat daarna klaar in ImageCapture om verwerkt te worden. 

Matchen

Inkooporder matching met SAP Business One -> Matchen

ImageCapture matcht de bevestiging van de leverancier met de aangemaakte bestelling in SAP Business One en controleert automatisch of de artikelen, prijzen en aantallen overeenkomen. Eventuele gesignaleerde verschillen tussen de bevestiging van de leverancier en de bestelling in SAP Business One kunnen direct vanuit ImageCapture worden aangepast of uitgebreid. Ook leverdata, te verwachten transportkosten, opmerkingen etc. kunnen worden verwerkt op de openstaande inkooporder in SAP Business One. Zo heeft de planning altijd zicht op de levering van producten en kunnen de interne processen hier nog nauwkeuriger op afgestemd worden, zonder dat dit extra handmatige handelingen van de medewerker vraagt. Zodra de bevestiging verwerkt is, kan ook de status van de inkooporder in SAP Business One worden gemarkeerd als goedgekeurd.

Indien de goederenontvangsten of dienstenleveringen later verwerkt worden in SAP Business One, kan de factuur met ImageCapture for Invoices ook direct gematched worden op de daadwerkelijk te verwachten kosten in plaats van de op de order voorlopig aangegeven inkoopkosten per artikel. De marge berekeningen zijn dan direct up to date na verwerking van de bevestiging, in plaats van het moeten boeken van prijs verschillen of nacalculatorische prijzen per eenheid bij de verwerking van de factuur.

Exporteren en archiveren

Inkooporder matching met SAP Business One -> Exporteren en archiveren

Wanneer de matching van de bevestiging aanleiding geeft om de ordergegevens van de bestaande order aan te passen, worden deze nu direct bijgewerkt of verder uitgebreid. Het document van de bevestiging is hierbij ook direct vanuit de inkooporder in SAP Business One opvraagbaar.

Top
Schrijf je in voor onze nieuwsbriefBlijf op de hoogte!

De automatiseringswereld staat niet stil. Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en mis niets meer van onze laatste ontwikkelingen.

Cookie instellingen

Wij gebruiken cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren. Informatie over de verwerking van (persoons)gegevens kunt u vinden in de privacyverklaring.

Lees meer. | Sluiten