Geautomatiseerde pakbonverwerking met Trimergo

ImageCapture is gebruiksvriendelijke software voor geautomatiseerde pakbonverwerking met Trimergo. Hierbij integreert de software volledig met Trimergo en maakt bij het verwerken van de documenten gebruik van de stamgegevens, ordergegevens en boekingslogica uit jouw administratie, zonder dat periodieke synchronisatie hiervoor benodigd is. Je beheert de gegevens dus uitsluitend in Trimergo. Pakbonnen worden meegeleverd bij de ontvangst van bestelde goederen. Op de pakbon worden aantallen en artikelen vermeld en op basis van deze gegevens worden de goederen geregistreerd in de administratie als ontvangst. De pakbon wordt vervolgens bewaard in een fysiek archief zodat deze geraadpleegd kan worden als de inkoopfactuur ontvangen is. Bij handelsbedrijven komen soms wel duizenden pakbonnen per jaar binnen. De handmatige verwerking hiervan neemt veel kostbare tijd en archiefruimte in beslag.

 

Door de pakbonnen in ImageCapture te scannen of importeren uit de mail, worden de documenten op kop-of regelniveau gematcht met de bestelling in Trimergo ERP. Verschillen in aantallen worden op deze wijze direct zichtbaar. ImageCapture genereert een automatische boeking van de ontvangst die na goedkeuring wordt geregistreerd in Trimergo. Het digitale document wordt gekoppeld aan de ontvangstregistratie in Trimergo zodat deze altijd snel opvraagbaar is wanneer er vragen of onduidelijkheden zijn over de inkoopfactuur.

De voordelen op een rij

  • Snellere verwerking van pakbonnen en ontvangstregistratie
  • Minder fouten dan bij handmatige invoer van data
  • Controle op aantallen, signalering bij afwijkingen
  • Digitale archivering van documenten, documenten zijn snel opvraagbaar vanuit Trimergo
  • Volledige integratie met Trimergo, gegevens worden in Trimergo beheerd

Importeren

Door de pakbonnen in ImageCapture te scannen of te importeren uit de mail, worden de documenten op kopniveau automatisch gekoppeld aan uw bestelling in Trimergo, waarna de orderregel-gegevens direct worden opgehaald uit Trimergo. Dit is zowel van toepassing op pakbonnen gerelateerd aan een eerder geplaatste bestelling, als pakbonnen die gerelateerd zijn aan een reeds geboekte factuur (in geval van drop shipment).

Matchen

Hierna kunnen, direct vanaf het scherm, de ontvangsten per regel verwerkt en verrijkt worden met aanvullende gegevens. Vervolgens worden de ontvangsten per order in Trimergo verwerkt. Pakbonnen waarbij het inlezen op regelniveau mogelijk is, kunnen ook gematcht worden op artikelcode en geleverde aantallen. Hierbij worden de externe artikelcodes gematcht op de artikelstamkaart in Trimergo.

Archiveren

Het digitale document wordt direct gekoppeld aan de ontvangstregistratie in Trimergo zodat deze snel opvraagbaar is wanneer er vragen of onduidelijkheden zijn over de inkoopfactuur.

Top
Schrijf je in voor onze nieuwsbriefBlijf op de hoogte!

De automatiseringswereld staat niet stil. Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en mis niets meer van onze laatste ontwikkelingen.