Geautomatiseerde orderbevestiging matching met Glovia G2

Geautomatiseerde orderbevestiging matching

Het proces in ImageCapture

Importeren

Geautomatiseerde orderbevestiging matching

Matchen

Geautomatiseerde orderbevestiging matching

Fiatteren

Tijdens de herkenning van de crediteur wordt, op basis van het procuratieschema in ImageCapture, ook direct de juiste autorisatielijst geselecteerd, waarbij rekening wordt gehouden met vooraf ingestelde drempelbedragen en andere verschillen. Op basis van deze drempelbedragen worden inkooporder bevestigingen bijvoorbeeld alleen boven een bepaald bedrag van afwijking eerst nog ter goedkeuring aangeboden aan de inkoper. Het procuratieschema kan naar keuze op basis van crediteur, administratie, soorten van afwijkingen of andere elementen ingeregeld worden. Fiatteurs ontvangen automatisch een notificatie dat er bevestigingen klaar staan in ImageCapture om te beoordelen met daarbij een link naar de ImageCapture Web client.

Wanneer de fiatteur inlogt in ImageCapture wordt een volledig overzicht van nog te fiatteren bevestigingen getoond. Door de uitgebreide workflow functionaliteit kan de fiatteur niet alleen goedkeuren of afkeuren maar is het ook mogelijk om een vraag te stellen aan een collega, de bevestiging te delegeren aan een collega of deze over te slaan, bijvoorbeeld in afwachting van een antwoord van de leverancier. Bij het beoordelen van de bevestiging is alle actuele relevante bestel informatie van de order uit GLOVIA G2 zichtbaar. Ook worden de fiatteurs die nog volgen in het beoordelingsproces getoond en alle audit trail informatie uit de voorafgaande processtappen.

Vanaf het moment dat de bevestigingen in ImageCapture zijn geïmporteerd, maken ze onderdeel uit van het digitale archief, inclusief alle matchings-, fiatterings- en procesinformatie. Het digitale archief in ImageCapture is met tekstlabels doorzoekbaar. De toegang tot de documenten in het digitale archief is zeer dynamisch in te regelen.

Updaten

Bij de automatische export van gegevens vanuit ImageCapture, worden direct alle verwerkte gegevens bijgewerkt op de openstaande orderregels in GLOVIA G2.

Per regel is ook zichtbaar, of deze eerder bevestigd is of niet.

Archiveren

Het document van een of meerdere ontvangen inkooporderbevestigingen zijn direct opvraagbaar vanuit de inkooporder in Glovia G2.

De voordelen op een rij

  • Volledige integratie met GLOVIA G2, gegevens worden in G2 beheerd
  • Snellere verwerking van orderbevestigingen
  • Efficiency in het planningsproces door real time inzage in verwachtte leverdata
  • Digitale archivering van documenten, documenten zijn snel opvraagbaar vanuit GLOVIA G2
Top