Declaratieverwerking met GLOVIA G2

Het proces in ImageCapture

Indienen

Coderen

Op basis van de declaratiegegevens die de declarant heeft aangeleverd, maakt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan voor de medewerkers van de administratie. Op de administratie wordt vervolgens beoordeeld hoe de declaratie geboekt moet worden.

Zo kan de declaratie zijn voorgeschoten door de medewerker of reeds betaald zijn met een company pinpas of creditcard. Daarnaast wordt ook bepaald of de declaratie nog digitaal goedgekeurd moet worden.

Boeken

Na controle van de declaratieboeking wordt deze aangemaakt in de financiële administratie. De digitale declaratie wordt als bijlage aan de boeking gekoppeld en is direct opvraagbaar vanuit de boeking.

Fiatteren

Nadat de medewerker de declaratie heeft ingediend, wordt deze in ImageCapture aangeboden aan de medewerkers van de administratie in de vorm van een automatisch boekingsvoorstel. Dit boekingsvoorstel kan verder verrijkt worden met aanvullende data zoals projectnummers, kostenplaats- of drager en omschrijvingen.

Ook kan direct worden beoordeeld of de declaratie nog aanvullende goedkeuring behoeft en op welke wijze de boeking moet worden aangemaakt. Dit kan bijvoorbeeld een inkoopboeking zijn waarbij de medewerker als crediteur wordt aangemerkt of een boeking die afgeletterd moet worden op een eerdere pinpas- of latere creditcardbetaling. 

Tijdens de verwerking van de declaratie in ImageCapture wordt automatisch de juiste medewerker of manager geselecteerd, om de declaratie goed te keuren.

De medewerker ontvangt een notificatie-mail met een link naar de goed te keuren declaraties in de ImageCapture Workflow. Daarbij kan de medewerker declaraties goed- en afkeuren, een vraag stellen of de beoordeling delegeren aan een collega. Na goedkeuring van de declaratie, wordt de goedkeuringsinformatie (de audit trail) als bijlage gekoppeld aan de declaratieboeking in GLOVIA G2 en in het digitale archief van ImageCapture. 

De voordelen op een rij

  • Bespaar kostbare tijd op het verwerkingsproces van declaraties
  • Geen fouten meer die bij handmatig boeken ontstaan
  • Indienen en goedkeuren van declaraties ook via mobiel of tablet
  • Snellere verwerking en betaling van declaraties
  • ImageCapture integreert volledig met GLOVIA G2
  • Digitale fiattering met uitgebreide workflow-functionaliteit in ImageCapture
  • Digitaal archief met optioneel rapportagemogelijkheden in ImageCapture
  • Geen limiet of variabele kosten op aantal ingediende declaraties

Voor GLOVIA G2 bieden wij ook

Factuurverwerking met workflow en archief
Top
Schrijf je in voor onze nieuwsbriefBlijf op de hoogte!

De automatiseringswereld staat niet stil. Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en mis niets meer van onze laatste ontwikkelingen.