Geautomatiseerde factuurverwerking met Visma.NET

ImageCapture is gebruiksvriendelijke scan-en-herken software die het volledige proces van facturen herkennen, boeken, archiveren en goedkeuren in Visma.NET, digitaliseert.

ImageCapture integreert volledig met de software van Visma en maakt bij het verwerken van je inkoopfacturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit jouw administratie. Je beheert de gegevens dus uitsluitend in je Visma.NET boekhouding!

Matching & Workflow

Verwerkte facturen worden direct gevalideerd bij het aanmaken van boekingen en crediteur- of debiteurgegevens in Visma.NET. Bij facturen die een 100% match leveren met de bestellingen in Visma.NET, maak je gebruik van de handige robotfunctionaliteit waardoor facturen automatisch geboekt worden. Ook op de fiatteringsworkflow binnen Visma Approval sluit ImageCapture naadloos aan.

Screen +phone -2

Inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden ingelezen en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals omgevingen, administratie en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie uit jouw Visma.NET administratie.

Met behulp van OCR-herkenning of UBL-verwerking wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur of debiteur in Visma.NET, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen.

Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren.

Coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit Visma.NET, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan. Hierbij worden alle administratieve velden zoals vestigingen, kostenplaatsen, kostendragers en transitoriacodes en projectcodes ondersteund die via de Visma.NET web services te exporteren zijn.

Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere regels worden aangeboden en kunnen grootboekrekeningen of kostenplaatsen via koppelingen met artikel-stambestanden automatisch worden ingevuld.

Herhalende boekingen

Bij repeterende facturen die afkomstig zijn van bepaalde leveranciers waarvan je op voorhand weet dat deze op een bepaalde manier verbijzonderd moet worden, is ImageCapture instaat om deze mutaties te onthouden. Zo hoef je deze handelingen niet meer handmatig door te voeren bij de volgende keer dat een identiek factuur van de desbetreffende leverancier binnenkomt. Hoe vaker je deze functionaliteit gebruikt, hoe slimmer je de software maakt. 

Matchen

Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkoopfacturen direct gematcht worden op openstaande bestellingen en/of ontvangsten in Visma.NET. Hierbij leest ImageCapture de factuur niet alleen op kop-niveau uit (totaalbedrag en ordernummer) maar afhankelijk van de factuur lay-out, leest de software ook de factuurregels uit.

Deze kunnen worden gematcht op verwachte inkoopprijzen en geboekte ontvangsten. Verschillen van gefactureerde prijzen en inkoopprijzen worden dan ook direct zichtbaar. Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het aanpassen van de verwachtte artikelprijs of door het boeken van prijsverschillen en nakomende vracht- of orderkosten. De factuur kan naar wens (afhankelijk van het resultaat van matching of codering) direct voor boeking in Visma.NET worden vrijgegeven of als In balans-registratie aangemaakt worden, om vervolgens te worden gefiatteerd in Visma Approval.

Robotic accounting

Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkooporderfacturen. Wanneer deze 100% matchen met de eerder geplaatste bestelling in Visma.NET, kan de factuur automatisch worden geboekt.

Ook UBL-facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door u geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.

Boeking

Nadat de facturen zijn gecodeerd of gematcht worden de boekingen of voorregistraties direct aangemaakt in Visma.NET met het digitale document als bijlage.

Indien de facturen gerelateerd zijn aan een bestelling in Visma.NET en volledig matchen, kan direct een audit trail met het resultaat van de automatische matching worden toegevoegd aan het document.

Fiatteren

Op basis van de verwerkte factuurgegevens, de codering van de factuur en het resultaat van de automatische matching, kan de factuur direct via de workflow processen in Visma Approval worden afgehandeld.

Afhankelijk van de status van de boeking, (In balans of vrijgegeven voor boeking) is het bij kostenfacturen nog mogelijk om de codering aan te passen. Na finale fiattering kan de boeking of betaling worden vrijgegeven