Digitale declaratieverwerking met Visma.net en ImageCapture software zorgt voor meer efficiency in het verwerkingsproces van bonnetjes, reiskosten en overige onkosten van je medewerkers. Door het verwerkingsproces van de declaraties te digitaliseren worden fouten voorkomen en heb je altijd actuele inzage in de kosten. Met een handige partner app kunnen medewerkers eenvoudig een foto van hun bonnetjes maken of direct een kilometervergoeding laten berekenen en indienen. Dit voorkomt ook dat medewerkers declaraties vergeten, bonnetjes kwijtraken of de declaratie te laat indienen. De declaraties kunnen sneller verwerkt worden en ook de uitbetaling aan de medewerkers verloopt vele malen efficiënter.
De digitale declaratie wordt ingelezen in ImageCapture, waarbij alle meekomende declaratiegegevens automatisch worden verwerkt. ImageCapture valideert de informatie direct op de gegevens in jouw Visma.net – administratie. Vanuit het automatische boekingsvoorstel bestaat de mogelijkheid om de boeking verder te kunnen verbijzonderen met eventueel aanvullende gegevens zoals kostenplaatsen, -dragers en projecten. Na controle wordt de boeking direct aangemaakt in jouw Visma.net-administratie. Afhankelijk van de betaalwijze, is de boeking nog geblokkeerd voor betaling. De digitale declaratie is daarbij direct opvraagbaar vanuit de boeking in Visma.net . Wanneer de uitgave op dat moment al betaald is via een company pinpas, is er na verwerking direct inzage in de kosten en kan de boeking verder worden afgeletterd op de eerdere bankbetaling.
Tijdens de verwerking van de declaratie in ImageCapture wordt automatisch de juiste medewerker of manager geselecteerd, om de declaratie goed te keuren, tenzij vanuit de meekomende autorisatie informatie al blijkt, dat daar geen noodzaak toe meer is. De manager ontvangt een notificatie-mail met een link naar de goed te keuren declaraties in de ImageCapture Workflow. Na goedkeuring van de declaratie, wordt de (aanvullende) goedkeuringsinformatie als audit trail weer gekoppeld aan de declaratieboeking in jouw financiële administratie en in het digitale archief van ImageCapture.
