ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan-en-herken-software voor de geautomatiseerde factuurverwerking met Prodin. De software automatiseert het volledige proces van verwerken en archiveren van je inkoopfacturen. ImageCapture integreert volledig met de software van Prodin en maakt bij het verwerken van je facturen gebruik van de stamgegevens en boekingslogica uit jouw administratie. Je beheert je gegevens dus uitsluitend in Prodin! Verwerkte facturen worden direct gevalideerd en bij toepassing van de ImageCapture workflow voor de fiattering, worden geblokkeerde boekingen aangemaakt in Prodin.
Het proces in ImageCapture
Inlezen
Facturen die per post binnenkomen worden gescand en facturen die per e-mail of e-invoicing binnenkomen worden direct ingelezen in ImageCapture. In deze fase kun je vrije velden zoals administratiecodes en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie rechtstreeks uit jouw Prodin administratie, waardoor periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig is.
Coderen
ImageCapture integreert volledig met de software van Prodin en maakt voor het automatisch boeken van de inkoopfacturen real time gebruik van de gegevens in Prodin. Zo wordt de crediteur automatisch herkend en worden alle relevante factuurdata zoals factuurnummer, -datum en -bedragen automatisch uitgelezen. Wanneer er een inkoopordernummer op de factuur aanwezig is, wordt deze ook herkend, waarna ImageCapture de factuur automatisch koppelt aan het ordernummer in Prodin. Ook de verwerking van verzamelfacturen op meerdere orders wordt volledig ondersteund. Kostenfacturen worden automatisch geboekt op grootboekrekening, kostenplaats en BTW-code, daarbij is het direct mogelijk om de kosten door te belasten op onderhanden werk, productie, service en rekening courant doorbelasting . De verwerking van G-rekeningbedragen, kredietbeperking en betalingskortingen wordt ook volledig ondersteund.
Boeking
Nadat de facturen zijn gecontroleerd en aangevuld, worden ze digitaal gearchiveerd en worden de boekingen aangemaakt in Prodin, status geblokkeerd voor betaling. De facturen kunnen direct worden geraadpleegd vanuit de boeking en via andere invalshoeken in Prodin. Bij de verwerking van inkoop-gerelateerde facturen wordt alle relevante data geëxporteerd om de factuur in Prodin geautomatiseerd te kunnen matchen en af te letteren op bestellingen en ontvangsten.
Fiatteren
Tijdens de herkenning van de crediteur wordt, op basis van het procuratieschema in ImageCapture, ook direct de juiste autorisatielijst geselecteerd, waarbij rekening wordt gehouden met vooraf ingestelde drempelbedragen. Op basis van deze drempelbedragen worden facturen bijvoorbeeld alleen boven een bepaald bedrag ter goedkeuring aangeboden aan de directie. Het procuratieschema kan naar keuze op basis van crediteur, administratie, het soort factuur of andere boekhoudkundige afhankelijkheden ingeregeld worden.
Fiatteurs ontvangen automatisch een notificatie dat er facturen klaar staan in ImageCapture om te beoordelen met daarbij een link naar de ImageCapture Web client. De boeking is dan al ingeboekt in Prodin met de status “geblokkeerd voor betaling”. Ook het digitale document is op dat moment al opvraagbaar vanuit de boeking in Prodin. Wanneer de fiatteur inlogt in ImageCapture wordt een volledig overzicht van nog te fiatteren facturen en facturen die in behandeling zijn getoond. Door de uitgebreide workflow functionaliteit kan de fiatteur niet alleen goedkeuren of afkeuren maar is het ook mogelijk om een vraag te stellen aan een collega, de factuur te delegeren aan een collega of deze over te slaan, bijvoorbeeld in afwachting van een antwoord van de leverancier. Bij het beoordelen van de factuur is alle actuele boekingsinformatie uit Prodin zichtbaar, ook op logistiek niveau, zoals prijzen, artikelnummers en aantallen. Ook worden de fiatteurs die nog volgen in het beoordelingsproces getoond en alle audit trail informatie uit de voorafgaande processtappen. Vanaf het moment dat de facturen in ImageCapture zijn geïmporteerd, maken ze onderdeel uit van het digitale archief, inclusief alle boekings- fiatterings- en procesinformatie. Het digitale archief in ImageCapture is met tekstlabels doorzoekbaar. De toegang tot de documenten in het digitale archief is zeer dynamisch in te regelen bijvoorbeeld op basis van boekingsvelden zoals administratie, grootboekrekening of bedrag. De archieffunctionaliteit kan worden uitgebreid met een managementrapportage tool. Hierdoor heb je altijd volledig inzage in de status van je facturen en hou je grip op kosten, doorlooptijden en betalingstermijnen van leveranciers. Naast de digitale archivering van je facturen in het archief van ImageCapture, is het digitale document compleet met audit trail ook direct opvraagbaar vanuit de boeking en diverse andere invalshoeken in Prodin.
