Rovanda maakt gebruik van het ERP-pakket Prodin, een financiële software-oplossing die bij uitstek geschikt is voor handelsbedrijven. We spreken met Leo Opmeer, verantwoordelijk voor de boekhouding en HR en Jacolien van Marle, receptioniste en administratief medewerkster, over hun ervaringen bij het gebruik van ImageCapture in combinatie met Prodin. Leo Opmeer vertelt:
We zijn sinds 1 januari van dit jaar live met ImageCapture. In de maanden daarvoor hebben we de oplossing uitgebreid getest in onze testadministratie. We gebruiken ImageCapture voor de factuurverwerking. De factuur wordt klaargezet door ImageCapture waarna deze kan worden geboekt en gecontroleerd. Jacolien en haar collega verwerken dagelijks alle handelsfacturen en zelf verwerk ik, samen met een andere collega, de kostenfacturen zoals energienota’s. Daarna worden de facturen gecontroleerd door de collega’s bij inkoop, de werkplaats en door onze directeur.
In het verleden printten we alle facturen en voorzagen ze van stempels en boeknummers. Dat hoeft nu niet meer. Als er vragen waren over de goedkeuring van de facturen ging dat via mail en soms ook met de papieren factuur op de afdeling zelf. Nu kunnen de collega’s controleren wanneer het hen uitkomt en staan wij niet meer op een ongelegen moment voor hun neus. ImageCapture zorgt er zelfs voor dat ze een herinnering krijgen als de goedkeuring langer op zich laat wachten.
Een ander voordeel is dat we een hele goede audit trail hebben met ImageCapture. Dat eist onze accountant om een goedkeurende verklaring af te kunnen geven. Hij kan het hele fiatteringsproces terugzien. Dat was ook een van onze wensen voor de implementatie van ImageCapture. Snelheid en minder handmatig intikken was onze primaire wens, maar de audit trail is ook heel belangrijk.
De Implementatie
Ons contactpersoon bij Prodin, Melvin Versluis, attendeerde ons vorig jaar op de mogelijkheden van ImageCapture. Na de zomer zijn we met Michel van ScanSys aan de implementatie begonnen. Dat verliep heel soepel. Daarbij is rekening gehouden met onze specifieke wensen. Zo is er voor onze verschillende vestigingen een aparte mailbox waarin de facturen komen. Daarmee kunnen de inkoopfacturen meteen op de juiste vestiging ingeboekt worden.
Aldus Leo.
ERVARING
We vragen Leo wat het grootste voordeel is van het gebruik van ImageCapture. Over die vraag hoeft hij niet lang na te denken:
Er werken acht mensen binnen onze organisatie met ImageCapture. Het was in het begin even wennen, maar inmiddels is het voor iedereen nu duidelijk. Onze factuurverwerkingsprocessen verlopen echt heel veel sneller.
Jacolien vult aan:
Het scheelt ons zoveel tijd. Het inkloppen van alle bedragen en factuurnummers kostte ons iedere dag zo’n twee tot drie uur. Je kon ook echt geen dag overslaan. Nu zijn we met het controleren nog maar 20 minuten per dag bezig. Alles gaat nu zoveel sneller.
