Geautomatiseerde factuurverwerking met Exact Online Bouw

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan-en-herken-software voor de geautomatiseerde factuurverwerking met Exact Online Bouw. De software automatiseert het volledige proces van verwerken en archiveren van je inkoopfacturen in Exact Online Bouw. ImageCapture integreert volledig met de Exact Online Bouw software en maakt bij het verwerken van de facturen gebruik van alle stamgegevens, ordergegevens en boekingslogica uit jouw administratie. Je beheert je gegevens dus uitsluitend in Exact Online Bouw! Verwerkte facturen worden direct gevalideerd en bij toepassing van de Exact Online Bouw workflow voor de fiattering, worden geblokkeerde boekingen aangemaakt in Exact Online Bouw.

De voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met Exact Online Bouw op een rij

  • Geen handmatige fouten bij het boeken en een veel snellere verwerking van facturen
  • Geen papieren archief meer, documenten zijn altijd digitaal beschikbaar en raken niet meer zoek
  • Volledig geïntegreerde koppeling met Exact Online Bouw software
  • Verwerking van gescande facturen, PDF-only facturen en PDF met DICO- of UBL facturen
  • Vergaande herkenning op regelniveau, per crediteur instelbaar
  • Matching van inkooporderfacturen op leverbonnen in Exact Online Bouw, directe boeking van overige facturen
  • Workflow via Exact Online Bouw of ImageCapture webclient, document direct opvraagbaar vanuit de boeking in Exact Online Bouw
  • Geen limiet of variabele kosten op aantal administraties of facturen
  • Hosting op ImageCapture Online platform

 

Voor Exact Online Bouw bieden wij ook

Serviceorderverwerking Declaratieverwerking

Het proces

Inlezen

Factuurverwerking met Exact Online Bouw -> scannen of inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand en facturen die per e-mail of e-invoicing binnenkomen worden direct ingelezen in ImageCapture. In deze fase kun je vrije velden zoals administratiecodes en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie rechtstreeks uit jouw Exact Online Bouw administratie, waardoor periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig is.

Coderen

FACTUURVERWERKING MET Exact Online bouw -> CONTROLEREN EN CODEREN

factuurverwerking met Bouw7 Controleren en co
Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit Exact Online Bouw, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden alle administratieve velden zoals rekeningen, kostenplaatsen en overige gegevens ondersteund die via de Exact Online Bouw koppeling te verwerken zijn. Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere coderingsregels worden aangeboden.

Matchen

FACTUURVERWERKING MET Exact Online Bouw -> MATCHEN

factuurverwerking met Bouw7
Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkooporder-gerelateerde facturen gematched worden op openstaande leverbonnen in Exact Online Bouw. Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het boeken van prijsverschillen en vrachtkosten. Indien de factuur volledig matcht is het mogelijk om per boeking in Exact Online Bouw aan te geven, of deze geblokkeerd moet worden voor betaling of niet.

Boeken

FACTUURVERWERKING MET Exact Online Bouw -> BOEKEN EN ARCHIVEREN


Nadat de facturen zijn gecontroleerd, gematcht en gecodeerd worden de boekingen direct aangemaakt in Exact Online Bouw. De corresponderende factuur documenten zijn hierbij direct opvraagbaar vanuit de boeking in Exact Online Bouw.

Fiatteren

FIATTERING VIA WORKFLOW

Vanuit de aangemaakte boeking in Exact Online Bouw, kunnen de facturen nadien via de workflow functionaliteit in Exact Online Bouw elektronisch worden gefiatteerd.

Top
Schrijf je in voor onze nieuwsbriefBlijf op de hoogte!

De automatiseringswereld staat niet stil. Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en mis niets meer van onze laatste ontwikkelingen.