Geautomatiseerde factuurverwerking met Exact Globe+

Geautomatiseerde factuurverwerking met Exact Globe+ wordt nu sneller en efficiënter met behulp van ImageCapture for Invoices. Exact Globe+ is de volledig vernieuwde versie van Exact Globe.

Ook in Exact Globe+ zorgt ImageCapture voor de automatische verwerking van het volledige proces van verwerken, matchen, fiatteren en archiveren van je inkoopfacturen, verkooporders en pakbonnen. ImageCapture integreert volledig met de software van Exact en maakt bij het verwerken van de facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit jouw Globe+ administratie. Je beheert je gegevens dus uitsluitend in Exact.

MATCHING IN EXACT GLOBE+

Dankzij ImageCapture for Invoices worden inkooporder-gerelateerde facturen automatisch gematcht met bestellingen en/of ontvangsten jouw Exact administratie. Als de factuur volledig overeenkomt met de bestelling, kan deze met behulp van robotfunctionaliteit volledig geautomatiseerd worden geboekt.

WORKFLOW & FIATTERING

Bij gebruik van de ImageCapture Workflow-functionaliteit voor de goedkeuring van jouw facturen, worden voor betaling geblokkeerde boekingen direct aangemaakt in het inkoopdagboek. Gebruik je Synergy voor de digitale goedkeuring van jouw facturen? Dan worden de facturen geboekt in het Inkomend Factuur Register.

SYSTEEMAKKOORD IN EXACT GLOBE+

Dankzij de systeemakkoord-functionaliteit wordt het goedkeuringsproces van jouw facturen via ImageCapture Workflow dynamisch aangestuurd. Als de factuur 100% overeenkomt of binnen de door jouw gekozen grenswaardes valt, kan deze automatisch worden goedgekeurd en gedeblokkeerd.

Screen +phone -2

Inlezen

Wanneer facturen op verschillende manieren binnenkomen, zoals via post, e-mail, e-invoicing of portal, kun je ze gemakkelijk verwerken met ImageCapture. Je kunt velden zoals administratiecodes en boekingsdatum toekennen tijdens het importeren van de facturen, waarbij de informatie wordt gehaald uit jouw Exact Globe+ administratie. Dit betekent dat het periodiek synchroniseren van stamtabellen niet nodig is.

Met behulp van OCR-herkenning of UBL-verwerking wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in Exact Globe+. Zelfs als er geen templates zijn aangemaakt, kunnen de factuurgegevens worden uitgelezen op basis van free form herkenning.

Een groot voordeel van ImageCapture is dat als er bij de controle van facturen bepaalde gegevens ontbreken, dit met één simpele handeling kan worden opgelost en de herkenning verder kan worden geoptimaliseerd.

Coderen

Met ImageCapture kun je automatisch boekingsvoorstellen genereren en deze controleren en coderen voordat je de factuur verwerkt. Dit wordt mogelijk gemaakt door het gebruik van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit Exact Globe+. Je kunt hierbij alle administratieve velden, zoals grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers en projectcodes, gebruiken die via de Exact SDK kunnen worden geëxporteerd.

ImageCapture for Invoices biedt ook het voordeel van regelherkenning voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst. Dit betekent dat een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere boekingsregels kan worden aangeboden.

Herhalende boekingen

Voor repeterende facturen van bepaalde leveranciers waarvan je al weet dat deze op een bepaalde manier verbijzonderd moeten worden, kan ImageCapture deze mutaties onthouden. Dit betekent dat je deze handelingen niet handmatig hoeft uit te voeren bij de volgende keer dat een identieke factuur van dezelfde leverancier binnenkomt. Door deze functionaliteit regelmatig te gebruiken, wordt de software steeds slimmer.

Matchen

Naast het efficiënt coderen van kostenfacturen biedt ImageCapture de mogelijkheid om inkooporder-gerelateerde facturen snel en nauwkeurig te matchen met openstaande bestellingen en/of ontvangsten in Exact Globe+. Dit wordt mogelijk gemaakt door de geavanceerde factuurherkenningstechnologie van ImageCapture, die niet alleen de factuur op kopniveau uitleest, maar ook de factuurregels scant op onder andere artikelnummer, aantal, omschrijving en bruto/netto prijzen. Zo kunnen eventuele verschillen tussen de gefactureerde aantallen en inkoopprijzen en de werkelijke ontvangst op regelniveau worden geïdentificeerd en verwerkt. Deze functie kan u veel tijd besparen en bijdragen aan een efficiënte en foutloze boekhouding.

Wanneer er afwijkingen zijn tussen de factuur en de inkooporder, biedt ImageCapture de mogelijkheid om administratieve correcties uit te voeren. Dit kan onder andere het veranderen van de verwachte inkoopprijzen omvatten, evenals het boeken van prijsverschillen en vrachtkosten. In het geval van grote verschillen kan de boeking worden geblokkeerd en in afwachting van de ontvangst en verwerking van een creditnota worden geplaatst. Op deze manier kunnen mogelijke fouten in de boekhouding worden voorkomen en wordt ervoor gezorgd dat alle transacties nauwkeurig worden bijgehouden.

Robotic accounting
Met de robotic accounting functionaliteit van ImageCapture kunnen facturen volledig automatisch worden verwerkt, zonder tussenkomst van mensen. Deze functie kan per crediteur of administratie worden ingesteld en is met name handig voor inkooporderfacturen. Als de factuur voor 100% overeenkomt met de eerder geplaatste bestelling in Exact Globe+, kan de boeking automatisch worden uitgevoerd. Dit bespaart niet alleen tijd en vermindert de kans op fouten, maar zorgt er ook voor dat uw administratie altijd up-to-date is.

Met behulp van ImageCapture kunnen UBL facturen net zo makkelijk volledig automatisch worden verwerkt als facturen van door jou geselecteerde crediteuren. Dit is vooral handig als de facturen terugkerende kosten bevatten of wanneer ze altijd 100% herkend worden.

Boeking

Zodra de facturen zijn gecontroleerd en verrijkt, kunnen ze digitaal worden opgeslagen en worden de boekingen automatisch aangemaakt in Exact Globe+.

Indien je workflow gebruikt voor de digitale goedkeuring, worden de boekingen pas vrijgegeven voor betaling nadat ze zijn goedgekeurd.

Fiatteren

Tijdens het herkenningsproces van crediteuren in ImageCapture wordt automatisch de juiste autorisatielijst geselecteerd op basis van het procuratieschema. Dit schema kan afgestemd worden op crediteur, administratie, type factuur of andere financiële afhankelijkheden. Drempelbedragen kunnen vooraf worden ingesteld om rekening te houden met het goedkeuringsproces. Fiatteurs worden geïnformeerd via e-mail notificatie en kunnen de facturen beoordelen via de ImageCapture Web client.

Daarnaast is het digitale document van de factuur beschikbaar binnen Exact Globe+ en kan het worden benaderd vanuit de boeking en andere relevante overzichten. De workflow functionaliteit biedt een breed scala aan mogelijkheden, zoals het stellen van vragen aan collega’s, het delegeren van taken, of het overslaan van facturen in afwachting van een antwoord van de leverancier.

Tijdens het beoordelen van de factuur zijn alle benodigde boekingsgegevens, waaronder logistieke informatie zoals bestelnummer, prijzen en aantallen, zichtbaar in ImageCapture. Bovendien wordt informatie weergegeven over fiatteurs die het beoordelingsproces nog moeten doorlopen en de audit trail informatie van de voorafgaande processtappen.

Zodra facturen zijn geïmporteerd in ImageCapture, worden ze opgeslagen in het digitale archief, samen met de boekings-, fiatteer- en procesinformatie. Het digitale archief is doorzoekbaar op tekstlabels en de toegang tot documenten kan worden beperkt op basis van boekingsvelden zoals administratie, grootboekrekening of bedrag.

Met behulp van een managementrapportage tool kan de archieffunctionaliteit worden uitgebreid, waardoor inzicht wordt verkregen in de status van facturen en grip wordt gehouden op kosten, doorlooptijden en betalingstermijnen van leveranciers. Het digitale document inclusief audit trail kan rechtstreeks vanuit Exact Globe+ worden opgevraagd en bekeken.

De voordelen op een rij

Volledige integratie met Exact Globe+

Uniforme verwerking van gescande en digitale facturen in PDF en UBL-formaat

Vergaande verwerking op kop- & regelniveau

Matching op bestellingen en ontvangsten

Wijzigen en aanmaken van crediteurgegevens vanuit ImageCapture

Fiattering via ImageCapture Workflow of Exact Synergy IFR

Uitgebreid digitaal archief met optioneel managementrapportage mogelijkheden